Skuteczne planowanie – jak to robić i czy to ma sens?

Skuteczne planowanie

Jakie jest Twoje podejście do planowania? Są ludzie, którzy w ogóle nie planują i całkowicie „idą na żywioł”. Drugie ekstremum to ludzie, którzy więcej planują niż naprawdę robią. Gdzie umiejscawiasz siebie między tymi krańcami?

Z planami jest jeden bardzo poważny problem – gdy już coś zaplanujemy, często chcemy się trzymać planu i podążać za nim, jakby była to pewna ścieżka wytyczona w przyszłości, a tymczasem spotyka nas całe mnóstwo sytuacji, które ciągle każą nam nasze idealne koncepcje adaptować do rzeczywistości. Gorzej, jeśli próbujemy rzeczywistość nagiąć do naszych planów. Jeśli Ty tak nie robisz, to na pewno znasz takich ludzi!

Generał Eisenhower powiedział „plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne”. Plan to tylko fikcja, wyobrażenie rzeczywistości, mniej lub bardziej prawdopodobne. Dzięki planowaniu zadajemy sobie jednak bardzo ważne pytania i to właśnie odpowiedzi na te ważne pytania są esencją planowania. Gotowy plan często można wyrzucić do kosza, odpowiedzi jednak pomogą nam osiągnąć założone cele.

Zauważyłem, że przy 4 poziomach planowania, braki w którymkolwiek z nich przekładają się na jakość rezultatów, współpracę w zespole oraz drogę, która prowadzi do celu. Często jednak ludzie mają swój ulubiony poziom, na którym potrafią utknąć na dobre. Mamy zatem prosty wybór: albo sami musimy stać się biegli w planowaniu na wszystkich czterech poziomach albo musimy otoczyć się ludźmi, którym możemy zaoferować pomoc w planowaniu na pewnych poziomach, a oni skompensują nasze braki.

 

Poziom dnia i tygodnia

Najniższy poziom skutecznego planowania to planowanie na poziomie dnia i tygodnia – poziom operacyjny. Odpowiadamy na pytanie „co konkretnie chcę dziś zrobić?”, „za co zabiorę się w tym tygodniu?”, „co nasz zespół jest w stanie dzisiaj osiągnąć?”, „co jesteśmy w stanie osiągnąć jako zespół do końca tygodnia?”, „co jest dzisiaj najważniejsze?”.

Chcąc usprawnić ten poziom, ludzie i całe zespoły instalują aplikacje do zarządzania listami zadań, jak np. Wunderlist, Asana, Todoist, Nozbe, Any.do, Trello, czy JIRA, a następnie wypełniają je konkretnymi czynnościami do wykonania i śledzą ich status.

Dzięki temu poziomowi możemy się skoncentrować na wykonywaniu zadań bez przesadnego myślenia o tym „co dalej?” – po prostu bierzemy kolejne najważniejsze zadanie z listy. Posiadając taki spis łatwiej również  dobierać priorytety, czy planować zgodnie z poziomem energii w ciągu dnia i tygodnia, a także wyłapywać zależności między zadaniami i pracą członków zespołu.

Na koniec dnia i tygodnia możemy bardzo łatwo zobaczyć co konkretnego udało się zrobić – jest to bardzo uspokajające!

Jak komfortowo czujesz się na tym poziomie planowania? Czy masz listę spraw do załatwienia w ciągu dnia, czy tygodnia? Czy regularnie zadajesz sobie pytanie „co jest dzisiaj najważniejsze”? Czy na koniec dnia i tygodnia masz poczucie, że udało Ci się osiągnąć coś konkretnego? A może zdarza Ci się tracić mnóstwo czasu i energii na wielokrotne zastanawianie się, jakie mogły by być kolejne kroki?

 

Poziom projektów i celów

Dni i tygodnie pojedynczych ludzi i całych zespołów wypełnione są po brzegi różnymi zadaniami i spotkaniami. Czy prowadzą one jednak wspólnie do jakiegoś celu?

Odpowiedzią na te pytania zajmie się drugi poziom skutecznego planowania – poziom projektów i celów. Na tym poziomie musimy zadać sobie pytania „Co konkretnie chcę osiągnąć?”, „Ile czasu i wysiłku muszę poświęcić, żeby osiągnąć cel?”, „Po czym poznam, że mi się udało?”.

Dobrym przykładem jest tutaj historia z mojego życia. W pierwszej połowie 2016 roku słuchając w trakcie jazdy samochodem jednego z podcastów sam zapragnąłem je nagrywać! Jeśli znasz historię założenia Produktywni.pl to wiesz, że były to pierwsze miesiące mojej działalności i w tamtym czasie było bardzo dużo decyzji do podjęcia. Mam tendencję do rzucania się od razu do działania, więc natychmiast po powrocie do domu rzuciłem się do wyszukiwania informacji o nagrywaniu podcastów, potrzebnym sprzęcie. Prawie kupiłem nowy mikrofon! Masz podobnie? 🙂

Po chwili jednak zadumałem się i zapytałem siebie właśnie co konkretnie chcę osiągnąć, ile wysiłku muszę w to włożyć i po czym poznam, że mi się udało. Nagranie 10 odcinków podcastu, które dają jakąś wiarygodną próbkę, analiza czy ich produkcja ma sens, a później ich obróbka, a także marketing i niezbędna nauka zostały przeze mnie wycenione na około 60-80 godzin pracy + około 500-1000zł na niezbędne zakupy i zlecenia. Pytanie o spodziewane rezultaty i po czym poznam sukces, mocno mnie otrzeźwiły i zdałem sobie sprawę, że muszę sprawę poważniej przemyśleć. 80 godzin to praktycznie pół etatu! Czy warto inwestować pół etatu, żeby osiągnąć… no właśnie co?!

Po chwili namysłu odkryłem, że podcast pomógłby mi zbudować zasięg i pewną społeczność. Ten sam lub nawet lepszy rezultat mogę jednak osiągnąć dużo niższym kosztem – będąc prelegentem na konferencjach. Tak właśnie postanowiłem zrobić i w tamtym czasie wystąpiłem na ponad 10 konferencjach nawiązując mnóstwo nowych znajomości i poszerzając swój zasięg.

Ja i wiele innych ludzi, musimy się ogromnie pilnować na tym poziomie planowania i zanim zabierzemy się za nową aktywność sportową, czy kolejny projekt, zanim wydamy swój czas i pieniądze musimy zadać sobie pytanie o cel, spodziewane rezultaty i szacowane koszty oraz zobaczyć, czy jest to optymalna inwestycja.

Jak komfortowo czujesz się na tym poziomie planowania? Czy wypisując projekty, w których bierzesz udział potrafisz odruchowo odpowiedzieć, jakie są ich cele, ile czasu i wysiłku Cię kosztują, a także jasno wiesz, po czym poznać, że się udało? Czy to dobre inwestycje Twojego czasu i pieniędzy?

 

 

Poziom strategii

Poziom operacyjny skupiał się na mądrym wypełnianiu dni i tygodni zadaniami i wydarzeniami, by zapewnić ich efektywne wykonanie. Poziom projektów i celów skupiał się na tym, by mieć przed oczyma cel, by szacować koszty i by jasno sprecyzować spodziewane rezultaty. To pozwalało nam odpowiedzieć sobie na pytanie „czy to się opłaca?”. Skąd jednak wiadomo, w które projekty zaangażować się, a w które nie? Czy wystarczy przeliczyć, które z nich najbardziej się opłacają?

Sam mógłbym prowadzić szkolenia, kursy online, zająć się edukacją w szkołach, powołać lub połączyć siły z organizacjami pozarządowymi. Mógłbym również zająć się coachingiem, zaangażować się w społeczność lokalną, wspólnotę religijną, w pisanie bloga, pisanie do gazet, czy pisanie książek. Możliwości jest dużo, dużo więcej, a w ramach każdej z nich można uruchomić dziesiątki projektów. Nie dam rady zaangażować się w to wszystko i to właśnie poziom strategii pomoże dobierać projekty tak, by pasowały razem do szerszego obrazka. Ten poziom pomoże szybko i bezboleśnie podejmować dobre decyzje i nie miotać się za bardzo. Gdy pojawia się nowa możliwość lub takiej poszukujemy, wracamy do strategii i ona pomaga nam dobrze się ukierunkować.

Pytania, które zadajemy sobie na tym poziomie to „w które projekty chcę się angażować, a w które nie?”, „jakie projekty prowadzą mnie do jakiegoś wspólnego, większego celu?”, „kim chcę być za rok, czy dwa?”, „jak chcę, żeby moja firma i zespół wyglądały za rok, czy dwa?”.

Myśląc o swojej zgrubnej strategii, parokrotnie musiałem zrezygnować z oferowanych mi opłacalnych zleceń, czy wystąpień, właśnie dlatego, że w szerszej perspektywie były mało rozwojowe. Czas, który dzięki temu zyskałem mogłem zainwestować w relacje, a także poświęcić go na douczenie się umiejętności, które parę miesięcy później stały się dla mnie niezbędne.

Jak komfortowo czujesz się na tym poziomie planowania? Jak wybierasz projekty i aktywności, w które się angażujesz, a które nie? A może masz tendencję do angażowania się w projekty bez myślenia o szerszej perspektywie?

 

Poziom wizji i misji

Poprzednie trzy poziomy skupiały się na efektywnym wykonywaniu zadań, dbaniu by zadania miały jasno sprecyzowane cele i były opłacalne, a do tego dbały o rozwój w szerszej perspektywie i ułatwiały podejmowanie strategicznych decyzji. Czy angażując się w nie czujesz jednak, że robisz to, po co się urodziłeś? Czy czujesz, że Ty lub Twoja firma sprawiają, że świat jest lepszym miejscem?

Tymi pytaniami zajmuje się czwarty poziom skutecznego planowania – poziom wizji i misji, który najbardziej ze wszystkich odwołuje się do serca, emocji, sumienia i wyznawanych wartości. To właśnie przez brak poruszającej emocji wizji rozpadają się zespoły i organizacje, a ludzi dotyka wypalenie zawodowe.

Wizja to obraz rzeczywistości, który generuje w nas pasję (definicja zgapiona od Billa Hybelsa). Gdy robi się trudno, niewygodnie, gdy dopada nas zmęczenie lub projekty zlewają się w jedno, wizja świata do której dążymy pozwala z powrotem rozpalić nasz emocjonalny piec, dodać sił i odświeżyć nasze spojrzenie. Czy masz taką wizję świata, która generuje w Tobie pasję? Czy Twoja firma ją posiada?

Misja zaś, to moja osobista rola lub rola mojej firmy w uczynieniu świata choć trochę podobnym do tego, który jest tak żywo obecny w wizji. Można wiele lat przeżyć pracując naprawdę efektywnie, dobrze się organizując, mieć świetną strategię i fantastycznie zarządzać projektami i ich celami, by z perspektywy 10 lub 20 lat stwierdzić ze smutkiem, że nie miało to prawie żadnego znaczenia. Dlatego właśnie poziom wizji i misji jest tak potrzebny!

Jak komfortowo czujesz się na tym poziomie planowania? Czy Ty i Twoja firma potrafią przedstawić taki obraz rzeczywistości i swojej roli w niej, że ludzie czują się poruszeni? Czy w Twoim życiu jest coś takiego?

 

 

Dlaczego to jest takie ważne?

W wielu firmach za każdy poziom planowania odpowiedzialna jest inna osoba. Za zarządzanie zadaniami odpowiada zespół razem z kierownikiem. Za zarządzanie projektami odpowiedzialni są kierownicy projektów lub menedżerowie liniowi. Strategia oraz misja organizacji to zazwyczaj odpowiedzialność ścisłego kierownictwa firmy lub organizacji. Jak często jednak te cztery poziomy mają okazję się spotkać i wspólnie porozmawiać? Z moich doświadczeń wynika, że bardzo rzadko.

Zazwyczaj firmy i organizacje zaczynają od projektów lub ogólnej strategii, czasem od wizji, a z nich wynikają konkretne zadania do realizacji. To podejście „z góry do dołu” (top-down). W taki sposób również zarząd firmy komunikuje się z pracownikami. Potrzebujemy jednak również czegoś zupełnie odwrotnego – podejścia „z dołu do góry” (bottom-up) – Każde wykonane zadanie może pomóc odkrywać lepsze cele, lepsze strategie, a czasem i wpływać na misję organizacji. Jak pisał Richard Foster „cele się odkrywa, a nie stwarza”.

W życiu ludzi zazwyczaj jest dokładnie odwrotnie niż w firmach. Zajmujemy się przeróżnymi zadaniami i projektami, by odkryć jakie cele są nam bliskie lub które przynoszą optymalne rezultaty. Bazując na tym doświadczeniu opracowujemy jakąś strategię. Przyglądając się sobie i rzeczywistości wyłania się, ciągle aktualizowana, wizja i misja naszego życia. To ciągły proces odkrywania i adaptacji, bo każde kolejne doświadczenie czyni nas bogatszymi.

 

Gdy brakuje któregoś z poziomów

Gdy w planowaniu brakuje któregoś z poziomów zazwyczaj można zauważyć dość ciekawe dysfunkcje. Dopiero, gdy za skuteczne planowanie odpowiada zespół z kompletem kompetencji lub my nauczymy się swobodnie operować na wszystkich czterech poziomach, wszystko zaczyna działać jak dobrze naoliwiona maszyna.

Gdy z czterech wymienionych poziomów mamy wizję i misję, strategię oraz projekty i cele, ale brakuje dobrego planowania na poziomie dnia i tygodnia, mamy do czynienia z Siewcami Chaosu lub Frustratami. Są ogólne wytyczne, ale nie wiadomo „jak”. Ludzie dublują swoją pracę, nie wiedzą kto czym się zajmuje i jak wpisuje się to w szerszy obraz. Często frustrują się i uważają, że ludzie do niczego się nie nadają.

Gdy mamy wizję i misję, strategię oraz planowanie na poziomie dnia i tygodnia, ale brakuje przejrzystego podziału na projekty, razem z ich celami, mamy do czynienia ze Skoczkami lub Wiecznie Zajętymi. Jedni skaczą od aktywności do aktywności i trudno właściwie pojąć, czym ta osoba lub cały zespół się zajmują, tak dużo ich jest. Wiecznie Zajęci ciągle dokładają sobie i innym nowych zadań, a ponieważ nie ma jasno sprecyzowanego celu, nie potrafią się cieszyć z drogi do niego.

Gdy mamy wizję i misję, sprawnie zarządzamy projektami i poziomem konkretnych zadań, ale brakuje nam strategii, mamy do czynienia z Roztrzepańcami lub Rozwodnionymi. Roztrzepańcy ciągle zajmują się czymś nowym, często porzucają jedne projekty dla innych, nie dbając o to, jak łączą się one w jedną całość. Rozwodnieni mają tyle równoległych projektów, że w żadnym z nich nie osiągają niczego znaczącego, a wyniki ich pracy nie mają konkretnego smaku – zbytnio rozwodnili swój czas.

Gdy mamy strategię, projekty razem z zadaniami są sprawnie zarządzane, ale w życiu ludzi lub firmy brakuje poruszającej wizji i misji mamy do czynienia z Generatorami Wypalenia lub Nudziarzami. Pracujemy szybko i wydajnie, ale z perspektywy czasu żałujemy tego czasu. Nudziarze za to godzinami opowiadają o projektach, konkretnych zadaniach, ale nigdy nie poruszają istotnego problemu „po co?” i „dlaczego?”.

 

Podsumowanie

Gotowe plany często można wyrzucić do kosza, ale planowanie jest bezcenne. To właśnie podczas planowania odpowiadamy sobie na najważniejsze pytania. Jeśli możemy planować na wszystkich czterech poziomach na raz, firma lub życie ludzi działają jak dobrze naoliwiona maszyna. Wiemy wtedy jak pojedyncze zadania i całe projekty wpisują się w szerszą wizję, a jednocześnie podejmowanie decyzji i śledzenie postępów jest bardzo łatwe.

Życie ma ograniczoną długość i nie warto się we wszystko angażować. Planujmy, otoczmy się odpowiednimi ludźmi – takimi, którym możemy pomóc planować, a oni skompensują nasze braki.