Najważniejsze usprawnienie, które podnosi moją produktywność

 Ania Ziółkowska – grafik, freelancer

Przez wiele lat próbowałam różnych metod i narzędzi aby utrzymać moją organizację na w miarę uporządkowanym poziomie. Część z rzeczy, które próbowałam wydawały mi się na początku przełomowe i przynosiły znakomite rezultaty. Jednak z czasem większość z nich przestawała dawać mi korzyści – żółte karteczki stawały się integralną częścią monitora, arkusze kalkulacyjne utykały nieotwierane w folderach, a aplikacje stawały się namolne lub zbyt ograniczające.

Jedyną rzeczą, która działa dla mnie od lat jest staromodny, papierowy kalendarz-planer. Twierdzę tak, mimo iż moje pierwsze kalendarze czasami na całe tygodnie zostawały porzucone w szufladzie biurka. Co się zmieniło? Znalazłam mój własny system, który mogłam bez ograniczeń rozwijać i dostosowywać do zmieniających się potrzeb. Mój planer jest moim kalendarzem, moim miernikiem postępu i wyzwań, moją planszą do mind-mapowania oraz notatnikiem na pomysły.

Gdybym miała wymienić trzy najważniejsze punkty, które powodują, że mój kalendarz-planer dla mnie działa byłyby one następujące:

1. Będąc freelancerem mam pewną swobodę dysponowania swoim czasem, dlatego nie planuję na kilka dni do przodu. Każdego wieczora ustalam plan, który zaczyna się od trzech najważniejszych zadań na jutro. Ważnym jest dla mnie śledzenie ile z zadeklarowanych przeze mnie zadań udało mi się wykonać. Takie podsumowanie robię co miesiąc. Nie po to by się poklepać po plecach czy dołować ale po to by wyłapać co można poprawić – stwierdzić co ze sobą “nie gra”.
2. Jest dla mnie niezmiernie ważne aby moje notatki były przejrzyste, a kategorie odpowiednio oznaczone kolorami. Estetyka notatek może wydawać się dla niektórych nieistotna. Być może jako grafik wizualizacja ma dla mnie kluczowe znaczenie. Jednak myślę, że estetyka dotyczy większości z nas. Nawet badania naukowe wskazują, że coś co wygląda schludnie powoduje pozytywny odbiór (na przykład krój czcionki) , natomiast to co odznacza się kolorem przyciąga uwagę.
3. A przyciąganie wzroku działa na mnie dużo lepiej niż na przykład telefoniczna notyfikacja. W dzisiejszych czasach jesteśmy bombardowani dźwiękami i nie wiem jak inni ale ja wyrobiłam sobie świetną (aczkolwiek czasami kompletnie nie praktyczną) umiejętność ignorowania wszelkich bipów i brzdęków. Dlatego mój kalendarz leży zawsze u mnie na biurku – otwarty i gotowy do pomocy. Kiedy pracuję jest on na granicy mojego wzroku. Mój telefon leży tuż obok – za każdym razem kiedy ten drugi próbuje mnie rozproszyć, kolorowe pola kalendarza przekierowują moją uwagę na to co to co ważne.

Oczywiście kalendarz nie jest jedynym moim źródłem pomocy. Jednak jest on jedynym stałym źródłem. Stałym, aczkolwiek nie niezmiennym!

Uważam takie aplikacje jak Wunderlist czy Asana za znakomite, jednak w każdej aplikacji prędzej czy później natrafiam na braki w potrzebnej mi funkcjonalności. Nie chcę tracić czasu by obchodzić te braki w oprogramowaniu lub naginać się do narzuconego szablonu. Kalendarz-planer ma tą przewagę nad każdym softwarem, że może się zmieniać w zależności od upodobań właściciela, może ewoluować razem z nim.

Od kilku lat używam Passion Plannera, który jest znakomicie przystosowany do sprawdzania postępu, do planowania mind-mapowego, a także na każdej stronie zawiera praktyczne podpowiedzi dotyczące organizowania się. Gorąco go polecam ale zaznaczam, że każdy kalendarz-planner świetnie się nada, jeśli tylko zacznie się go dostosowywać do własnych potrzeb. Moja rada brzmi – “draw outside the lines, live out of the box”.

 

Kasia Byrtek – tłumacz, blogerka, freelancer

O wyłączeniu rozpraszaczy każdy wie, choć myślę, że ciągle mało osób z tego naprawdę korzysta i nie okłamuje się „przecież odpisanie na fejsie w międzyczasie nie to tylko chwilka”. Mój sposób na to – ustalam na ile godzin nie włączam FB w przeglądarce, tylko ewentualnie telefon, ale tam powiadomienia mam wyłączone. Fajnie też zdać sobie sobie sprawę, że naprawdę nic się nie zawali, jeśli nie odpowiemy na wiadomość od razu. Kiedy w czasie pisania czuję, że muszę na chwile oderwać mózg i zabrać go gdzieś na wycieczkę, staram się nie przeklikiwać między zakładkami, ale wstaję i chodzę po domu/pokoju bez celu, aż to wydaje się na tyle bez sensu (zakazana jest pozycja leżąca lub robienie „czegoś”), że siadam do pisania.

Mocnym sposobem jest regularny sport – kiedy stres, emocje, nawał myśli są wyładowane, mózg dotleniony, a ciało wypakowane endorfinami, jestem skuteczniejsza, a tym samym szybsza. Mam wtedy wrażenie, że wtedy myślenie i działania są bardziej wyraziste, jaskrawe. Siadam i realizuję punkt po punkcie, a nie miotam się bezsensu udając, że pracuję, a tak naprawdę jestem zbyt spięta lub zmęczona, żeby zrobić coś konstruktywnego. Jaki sport nieważne – bieganie ma ten duży plus, że można uprawiać za darmo, wszędzie i o każdej porze roku, a przy okazji zwiedzać.

 

Izabela Barcik – fizjoterapeutka, prowadzi jednoosobową firmę

To proste: jeśli mam coś do zrobienia, robię to od razu. Ta metoda u mnie sprawdza się tym bardziej, od kiedy… jestem mamą. Mówię Ci: nikt Cię lepiej nie nauczy, że lepiej od razu wysłać ten firmowy przelew (albo… zjeść), bo kolejna okazja może trafić się pojutrze, niż małe dziecko, które chce mieć wszystko tu i teraz, zaraz, no ewentualnie za 10 sekund 😉
To tak może pół żartem, ale nie zmienia to faktu, że załatwianie spraw od razu, ewentualnie zapisanie ich w liście „Do zrobienia”, jest dla mnie priorytetem. Dzięki temu nie mam zaległości, a nawet, jeśli są, to niewielkie i łatwe do nadrobienia.

 

Justyna Wojciechowska – właścicielka firmy

Jedno usprawnienie, które najbardziej podnosi moją produktywność… Tylko jedno? Bo mogę sypać z rękawa: kalendarz i notes (żadne tam planery z cytatami), udział w wartościowych dla mnie webinarach i robienie z nich notatek, wczesne wstawanie, a przynajmniej próby podjęcia takowego wyzwania, czytanie książek i udział w wydarzeniach wspierających moje działania itd.

Ale ma być tylko jedno usprawnienie? Dobrze, więc idąc tropem powiedzenia, że warto być produktywnym a nie zajętym, chciałabym publicznie przyznać się do tego, że… na moją produktywność, czy też efektywność wpływa wszystko inne, niż praca. A teraz pokuszę się o stwierdzenie, że dotyczy to każdego z nas. Nie będę się tutaj rozpływać nad popularnym hasłem work-life-balanse, bo każdy może sobie to nazwać dowolnie.

Jako osoba, która zaczęła pracować w wieku 18 lat, poznałam smak intensywnej (nie narzekam!) pracy, wyzwań, odpowiedzialności. Nie jestem z tych, którzy w okolicach trzydziestki twierdzą, że zostali wykorzystani przez korporację, zmieleni i teraz wypluci przez tego demona i wyzuci z uczuć poszukują nowych drogowskazów, albo zakładają pasjobiznesy. Rozumiem ich, bo i bez korpo doświadczyłam stresu, pracoholizmu, ASAPów, deadlinów i zwyczajnie – pracy.
Nie jestem z tych, którzy lubią odsiadywać dupogodziny, bo mnie zwyczajnie męczą i rozwijają nie ten rodzaj kreatywności, o który mi osobiście chodzi. Ale sama dałam się wkręcić w branie na siebie, ile wlezie, zostałam trybikiem, mrówką, czy inną przenośnią, która w realu oznacza zapracowaną, trochę zmęczoną mnie, z małą ilością czasu dla siebie samej. Niefajnie, co? Też do tego doszłam!

Teraz, kiedy zmieniam stare nawyki, a to jest proces, widzę, że bycie zajętym, robienie wszystkiego, z czym ktoś do mnie przychodzi, pomaganie wkoło tym, którzy sobie nie radzą lub chcą moim kosztem być w posiadaniu kilku dupogodzin więcej – nie jest ok. Za to super ok jest to, że można się przebudzić z takiego stanu i zacząć działać inaczej. To dojechaliśmy do sedna, mianowicie usprawnienia.

Teraz, kiedy pracuję przede wszystkim w domu, szczególny wpływ na efektywność moich działań ma wszystko, co pozornie nie jest z pracą związane. Mam na myśli życie, czas wolny, dietę, porządek wokół siebie, uprawianie sportu, czas z rodziną i znajomymi, podróże i inne przyjemności.
Owszem, na produktywność może mieć wpływ piąta kawa, korzystanie z Asany, delegowanie zadań, czy jakiś trik, typu „pomidor” (znasz? przeznaczasz 25 minut na wykonanie zadania w pełnym skupieniu, potem przerwa i przechodzisz do kolejnego 25-minutowego bloku zadaniowego – polecam, tylko musisz powyłączać fejsbuki i mieć świadomość, że możesz wykonać tylko część większego zadania, ale lepsza część, niż odkładanie na później w nieskończoność).

Jestem przekonana i widzę to po sobie, jak usprawnienie sfery prywatnej oddziałuje na sferę zawodową. Kiedy jestem zadbana, wyspana, kiedy przebiegnę sobie te 5 km, aby potrenować uważność, kiedy czuję, że zarządzam sobą w czasie, mam kontrolę, jestem pewniejsza tego, co robię, jest mi dobrze i działam w optymalnym tempie. Jasne, że zdarzają się nerwy, stres, obawa, okresy wytężonej pracy i „cisza po burzy” i będą się pojawiać tak czy inaczej i u każdego, bo tak jesteśmy skonstruowani, my ludzie, emocjonalne istoty. Ważne, co dzieje się pomiędzy tymi zjawiskami – ja np. koloruję słonia, robię pomidorową, albo wychodzę pobiegać. Lubię sobie też poleżeć. „Leżenie sobie” rewelacyjnie wpływa na produktywność 🙂

 

Kalina Żaczek – pedagożka, pasjonatka fotografii

Moja produktywność podniosła się w momencie decyzji, że chcę poświęcić się temu, co jest moją pasją, co jest dla mnie ważne i przynosi mi wymierną do zaangażowania satysfakcję. Był to długi i niełatwy proces. Bo jak się okazuje to, co czasem blokuje nas najbardziej to brak wiary w siebie i ograniczające przekonania o sobie samym.

Jednak od kiedy dopuściłam do siebie myśl, że mogę na poważnie zająć się tym, co mnie naprawdę kręci pozwalam sobie na stan flow – nie stawiam oporu, nie neguję, nie szukam wymówek – działam.

Jak rozpoznać ten stan?

Kiedy orientujesz się, że jest 1 nocy i nie czujesz senności, a nadal z wypiekami na twarzy jedyne na czym ci zależy to dokończyć rozpoczęte zadanie, nie rozpraszają cię przychodzące wiadomości, a przerwa na jedzenie wydaje się być stratą czasu. Flow dotyczy rzeczy, spraw,   których wyczekujemy, które zostawiamy sobie niczym wisienkę na torcie po wszystkich innych mniej przyjemnych zadaniach. Sprawiają, że naprawdę płyniemy, dajemy
z siebie to, co najlepsze i osiągamy wymierne efekty. W ten sposób rozpoznajemy również swoje mocne strony, odkrywamy pasje, dopuszczamy do siebie decyzje np. o tym, że hobby staje się sposobem na życie. Bo flow osiąga się tylko wtedy, kiedy oddajemy się temu,
w czym jesteśmy mocni, co przychodzi nam naturalnie. I nawet jeśli wymaga wysiłku to podchodzimy do niego z entuzjazmem.

Jak być produktywnym? Być odważnym. Robić to co sprawia przyjemność, a nie to co wypada. Podążać za swoimi pasjami. Uwierzyć w siebie. Wyznaczyć priorytety. Porzucić sztywne przekonania. Poświęcić się temu, co ważne. Ale najpierw dowiedzieć się, co jest tak naprawdę ważne. Nie robić uników – iść naprzód. Małymi krokami, chociaż z drugiej strony – na co czekać? Podejmować wyzwania. Nie odkładać na później. Słuchać co dobrego dostrzegają w nas inni. Wywiązywać się z powierzonych zadań. Dbać o rozwój. Inwestować w swój potencjał.
Być sobą.

 

A jakie jest Twoje usprawnienie? 🙂 – podziel się w komentarzu!