Koncentracja – jak ją odzyskać i radzić sobie z rozproszeniami?

Koncentracja w praktyce

Większość ludzi to zna. „Tylko zerknę” na facebooka lub portal z nowościami i robi się z tego pół godziny. Łapię się na pytaniu do siebie: „jak ja się tu dostałem?”. Postanawiam się bardziej pilnować, ale to pomaga tylko na chwilkę. Na koniec dnia orientuję się, ile czasu mi umknęło…

Dni i miesiące mijają, od lat te same plany i marzenia. Towarzyszy mi to samo poczucie, że marnuję czas na pierdoły. Otacza mnie chaos. Czuję, jak czas przecieka mi przez palce. Mam mnóstwo rzeczy, które są „rozgrzebane”, ale nie skończone. Znasz to uczucie?

Jak się rozpraszamy?

Te sceny znamy wszyscy – jeśli nie ze swojego życia, to na pewno z obserwacji innych.

Zaczynam coś konkretnego. Przychodzi mi do głowy pomysł. Chcę tylko zerknąć, czy pomysł jest realny. Otwieram stronę o danej tematyce i chwilę ją czytam. A potem jeszcze jedną podstronę. Po kwadransie łapię się na tym, że nie pamiętam ani jak się tu znalazłem, ani co robiłem, zanim się rozproszyłem. Jestem trochę zły na siebie i przytłoczony.

Piszę e-mail i chcę dodać załącznik. Potrzebuję odnaleźć inną wiadomość, która go zawiera. Przechodzę do skrzynki odbiorczej. Kątem oka widzę dwie nowe, nieprzeczytane wiadomości. Myślę sobie: „tylko zerknę”. Zerkam, faktycznie nic ważnego. Wracam więc do … no właśnie, co ja robiłem? Przypomina mi się, że pisałem maila. A gdy do niego przechodzę, przypomina mi się temat załącznika. I tak kręcę się w kółko wiele razy dziennie.

Telefon bzyczy, dając znać o nowym powiadomieniu. Ktoś skomentował moje zdjęcie! Sprawdzam, co napisał, odpisuję na komentarz. Przy okazji spojrzę jeszcze tylko, czy nie ma nic nowego. Chwilę potem nie mogę sobie w ogóle przypomnieć, co robiłem i nie daję rady wrócić do pracy w skupieniu.

Zacząłem duże zadanie. Wciągnąłem się. Praca wreszcie idzie konkretnie do przodu. Z rytmu wybija mnie jednak ożywiona rozmowa w biurze. Dziś jest o polityce, chociaż wczoraj było o ostatnim meczu, a kilka tygodni temu wszyscy komentowali wejście na K2. Wkurzam się i zakładam słuchawki, ale to nie pomaga. Narasta we mnie frustracja.

Jak napisała Gosia na fanpage Produktywni.pl „mam 300 stron do przeczytania i czyste wszystkie okna w domu.” 😉

Znasz te sytuacje?

Źródła rozproszeń i braku koncentracji

Nasz brak koncentracji to tak naprawdę nieumiejętność mówienia „nie” rozproszeniom. Dlatego właśnie musimy się nimi teraz zająć. Są trzy główne źródła rozproszeń. Podzieliłem je na:

• Wewnętrzne – takie, których nikt inny nie widzi i dotyczą tylko Ciebie.
• Pośrednie – takie, które są zewnętrzne względem Twojego ciała, ale nad którymi masz prawie całkowitą kontrolę.
• Zewnętrzne – takie, nad którymi nie masz często bezpośredniej kontroli.

Wewnętrzne rozproszenia

Część rozproszeń ma źródło całkowicie w naszym wnętrzu. Czy któreś z nich dotyczy Ciebie? Jeśli tak, nikt zazwyczaj tego nie widzi!

• Niepokój i wspomnienia
  Chcesz zabrać się do pracy, ale Twój stan emocjonalny generuje tyle wewnętrznego „szumu”, że nie dajesz rady skupić się na dłużej. Atakują Cię bolesne wspomnienia, nagromadzone emocje, lęki i strachy. Próbując się skoncentrować, czujesz się tak, jakbyś toczył ciężki głaz – tyle energii kosztuje Cię odpychanie tych wszystkich myśli i emocji.
• Przyszedł mi do głowy nowy pomysł
  Gdy tylko zabierzesz się za jakieś zadanie, Twój umysł natychmiast tworzy nowe pomysły. Wydaje Ci się, że są one całkiem interesujące i stoisz przed dylematem: zabrać się za nowy, fajny pomysł, czy pozostać przy aktualnym zadaniu? Samo to rozważanie już rozprasza Cię na tyle, że nie potrafisz kontynuować.
• Zmęczenie
  Chcesz wykonać jeszcze jedno zadanie, ale Twoje ciało daje Ci znaki, żeby zrobić przerwę. Nagle bardziej niż zwykle gniecie Cię krzesło. Irytują Cię dźwięki. Umysł wydaje się błądzić niczym we mgle. Masz problem z przypomnieniem sobie niektórych nazw. Robisz proste błędy.
• Wyuczony nawyk „jeszcze tylko sprawdzę”
  Przed zabraniem się za zadanie zazwyczaj wchodzisz sprawdzić jeszcze tylko garstkę nowości. Twój umysł lubi dopływ świeżych informacji i dlatego skanujesz trochę mediów społecznościowych, czy nagłówki na portalu z aktualnościami. Czasami to skanowanie wciąga Cię na tyle, że ciężko jest pracować.

Pośrednie rozproszenia

Druga kategoria rozproszeń znajduje się poza naszymi ciałami, jednak mamy nad nimi prawie całkowitą kontrolę:

• Powiadomienia z aplikacji – komputer, telefon, tablet, zegarek
  Telefon czy zegarek wibruje lub wydaje z siebie dźwięk, więc podnosisz go lub aktywujesz i sprawdzasz, co takiego się wydarzyło. Robisz tak wiele razy dziennie. Jesteś przez to „na bieżąco”, jednak czas Twojej nieprzerwanej pracy bardziej niż w minutach, liczy się w sekundach.
• Sms
  Dźwięk przychodzącej wiadomości oznacza, że trzeba natychmiast podnieść telefon i przeczytać, kto pisze i w jakiej sprawie. Lubisz szybko odpisywać. Nie chcesz przegapić „okazji”. Każda wiadomość jednak całkowicie wybija Cię z rytmu pracy.
• Komunikator
  Za każdym razem, gdy widzisz nową wiadomość na Slacku, Skype, Instant Messengerze, czy Microsoft Teams otwierasz aplikację i czytasz. Czasem odpisujesz. Wracasz potem natychmiast do pracy. Gdyby policzyć ile razy dziennie tak robisz, mogłoby się okazać, że dobrze ponad 100.
• Telefon
  Dzwoni telefon. Odbierasz każdy z nich. Nieważne, czy numer jest znany, czy nieznany – to może być coś naprawdę ważnego. Nie zdarza Ci się świadomie nie odebrać telefonu, gdy dzwoni.
• Nowy e-mail – wyskakujące okienko lub dźwięk
  Masz włączone „wyskakujące okienko” lub dźwięk informujący o nowym e-mailu. Do tego praktycznie nigdy nie wyłączasz klienta pocztowego. Często, nawet gdy zignorujesz powiadomienie, widzisz ikonkę na pasku zadań, która informuje o nowej poczcie i nie możesz się przez to skupić – zaglądasz i czytasz – w końcu to może być ważne!

Zewnętrzne rozproszenia

Trzecia kategoria to takie rozproszenia, nad którymi mamy bardzo ograniczoną kontrolę i często wiążą się one z innymi ludźmi:

• Ludzie, którzy nas otaczają
  Pracując, widzimy inne osoby. Słyszymy, jak rozmawiają. Często rozmowy dotyczą tematów niezwiązanych z pracą i są dość głośne. Rzadko informujemy tych ludzi o tym, że to, co robią, nam przeszkadza, w końcu mogliby powiedzieć, że się czepiasz, prawda?
  Do tego raz na jakiś czas ktoś wpada z Tobą pogadać. Nieważne, czy robisz coś naprawdę ważnego, czy nie, przerywasz i pomagasz tej osobie – w końcu trzeba być koleżeńskim!
• Hałas
  Dekoncentruje Cię hałas – mogą to być rozmowy innych ludzi, zbyt głośno puszczona muzyka, odgłosy z kuchni, wiercenie. Ludzie wokół Ciebie wydają się mieć dużo większą tolerancję hałasu, ale Ty nie dajesz rady się skupić. Czasem wkładasz słuchawki, ale zwykle i to nie pomaga.

Koncentracja – co na to nasz mózg?

W kwestii rozproszeń nasz mózg ma kilka znaczących ograniczeń, o których warto wiedzieć.

Prawo weta

Po pierwsze nasz czas na reakcję i użycie „prawa weta”, gdy walczymy z próbą dekoncentracji, jest bardzo krótki. Jeśli nie zareagujemy od razu i zdecydowanie – już po nas. Na szczęście tę umiejętność da się trenować i rozwijać niczym mięsień – wystarczy stosować ją wcześnie (natychmiast po tym, kiedy pojawi się rozproszenie), szybko (nie zastanawiać się tylko od razu i szybko mówić „nie”) i często (najlepiej za każdym razem, kiedy pojawia się rozproszenie). Więcej o tym temacie możesz poczytać w książce „Twój mózg w działaniu„, którą opisywałem na blogu i znalazła się w rankingu książek, które bardzo polecam.

Nasz hamulec jest bardzo wrażliwy

To, co pozwala nam powiedzieć „nie” różnym rozproszeniom to jedna z funkcji naszej kory przedczołowej – bardzo interesującego płata mózgu. Dobra wiadomość jest taka, że dzięki niej możemy powiedzieć „nie” wielu rzeczom, od niezdrowego jedzenia, po bzyczący telefon, ale zła jest taka, że jest to jeden z najbardziej paliwożernych układów w naszym mózgu.

Żeby być w stanie powiedzieć „nie” szybko i stanowczo, potrzebujemy w mózgu glukozy i tlenu. Kora przedczołowa zużywa je w niewiarygodnym tempie, toteż każda taka operacja kosztuje nas dużo energii. Z tego powodu ludzie, którzy rzucają nałogi i muszą dużo razy blokować swoje odruchy, chodzą poirytowani i często wybuchają. Wyobrażasz sobie samochód, w którym pod wieczór brakuje już płynu hamulcowego i ledwie dajesz radę się zatrzymać? Tak działa to u nas.

To właśnie dlatego cały dzień możemy się pilnować, by nie jeść słodyczy, ale jeśli już „pękamy”, to dzieje się to zazwyczaj wieczorem. To dlatego wieczorem bardziej puszczają nam nerwy niż rano. To dlatego wieczorem robimy największe głupstwa, które w ciągu dnia udałoby się nam zablokować.

Nasz mózg wybiera nowości

Nasz mózg lubi nowości i rzeczy ciekawe. Natychmiast się przy nich ożywia. W związku z tym mechaniczne powtarzanie czynności, które nas nie interesują, to tak naprawdę proszenie mózgu o to, by zareagował i poszukał czegoś ciekawszego.

Nasz mózg wybiera rzeczy pilne

Kiedyś w przyrodzie nie było rzeczy, które wymagały natychmiastowej reakcji, ale nie były ważne. Płacz dziecka, obce dźwięki w zaroślach, odgłos burzy – wszystko to mogło kosztować czyjeś życie.

Z czasem przybyło nam rzeczy, które, choć mają krótki termin, nie mają realnie żadnego znaczenia (odsyłam tu do artykułu o macierzy Eisenhowera o rozróżnieniu „ważne” i „pilne”). Niestety nasz mózg dalej bardzo żywo reaguje na rzeczy, które wymagają natychmiastowego działania. Który z warsztatów wydaje Ci się ciekawszy: „Interesujący warsztat o produktywności”, czy „Interesujący warsztat o produktywności. Zostały ostatnie dwa miejsca”? 🙂

Jeśli więc termin jest bardzo odległy i jeszcze nie pojawiło się ciśnienie czasu – będziemy dużo bardziej podatni na rozproszenia. Tak naprawdę nasza efektywność w pracy będzie rosła razem z presją czasu, aż w pewnym momencie zacznie się załamywać (pisałem o tym w artykule „dlaczego czasem warto zostawić coś na ostatnią chwilę„):

Nasz mózg ma dwa tryby

Nasz mózg ma dwa tryby: nazwijmy je „narracyjny” oraz tryb „tu i teraz”. W pierwszym z nich przetwarzamy fakty i informacje, mowę, pojawia się wewnętrzny monolog lub nawet dialog. W drugim z tych trybów mózg zajmuje się całkowicie analizowaniem tego, co dociera do niego za pomocą zmysłów i, w dużym skrócie, nie ma przestrzeni na myślenie. To te krótkie momenty całkowitego zanurzenia się w dźwiękach, pięknym widoku, jeździe motocyklem, pływaniu w wodzie, czy skupieniu na swoim oddechu.

Warto wiedzieć, że regularne ćwiczenie przebywania w trybie „tu i teraz” znacząco obniży poziom stresu i napięcia oraz poziom naszego wewnętrznego „szumu”, dzięki czemu będziemy w stanie lepiej się skupić.

Koncentracja i strategie radzenia sobie z rozproszeniami

Poniżej 7 sposobów i garść narzędzi, dzięki którym opanujesz temat rozproszeń.

1. Fizjologia – zaspokój potrzeby organizmu

Ponieważ nasz mózg działa na tlen i glukozę (i relacje!), to jeśli chcemy być wolni od rozproszeń, musimy mu to dostarczyć. Każde blokowanie rozproszenia będzie mózg kosztować cenną energię, bez której sobie nie poradzi.

Dlatego właśnie, jeśli cierpisz na problemy z koncentracją, zainwestuj w sen, dobre odżywianie i ćwiczenia fizyczne. Musimy mózgowi dostarczyć wysokiej klasy paliwo. Jedz dobrej jakości pożywienie i ćwicz, aby zostało dostarczone tam, gdzie go najbardziej potrzeba. I do tego minimum raz na tydzień odeśpij wszystkie „zaległości” (jeżeli z jakiegoś powodu nie masz możliwości dbać o to na co dzień). Może się okazać, że nie tylko łatwiej Ci się skoncentrować, ale masz też więcej cierpliwości do dzieci i bliskich.

Uważaj przy okazji na wszystkie „niezdrowe przekąski”, które dodadzą Ci szybko energii, ale w dłuższej perspektywie przyniosą więcej szkody niż pożytku. Złe odżywianie, brak ruchu i niskiej jakości sen to niestety strategia „dziś pożyczę z jutra”.

2. Zadbaj o kondycję psychiczną. Zmniejsz poziom niepokoju. Poćwicz uważność.

Zanim przejdę do innych, bardzo praktycznych strategii, muszę napisać o naszej psychice. Problemy z koncentracją mogą tak naprawdę oznaczać wysoki poziom wewnętrznego niepokoju. Jest on niczym głośno grająca, przeszkadzająca muzyka, której źródło jest wewnątrz nas.

Czasem jedną z najlepszych inwestycji w swój poziom koncentracji, jaki możesz zrobić, jest pójście na terapię lub rozładowanie napięcia wśród bliskich przyjaciół. Jeśli od dłuższego czasu towarzyszy Ci stres i czujesz, że przez to masz problemy z koncentracją – szkoda się męczyć!

Każdego za to, niezależnie od poziomu wewnętrznej nerwowości, zachęcam do ćwiczenia nawyku uważności, czyli przełączania naszego mózgu w tryb „tu i teraz”. Wśród gości podcastu Tima Ferrissa jest on wymieniany jako najczęściej pojawiający się nawyk ludzi sukcesu. Myślę, że to nie przypadek.

W celu ćwiczenia uważności polecam na początek dwie aplikacje: Headspace oraz Calm.

Zobacz wywiad Andy’ego, twórcy Headspace i Jimmiego Fallona (3 minuty, 17 sekund):

3. Popracuj nad nawykiem zapisywania bez przerywania pracy

Jeśli masz problem z pomysłami napływającymi w trakcie działania, które całkowicie Cię dekoncentrują, popracuj koniecznie nad nawykiem „zapisz i kontynuuj” (o tym, jak skutecznie kształtować nawyki pisałem w artykule „10 sposobów jak skutecznie wytwarzać nawyki„).

Po kilku tygodniach ćwiczeń wyrobisz w sobie odruch notowania wszystkich pomysłów, żeby nie przepadły, a następnie wracania do pracy. Nowymi pomysłami zajmiesz się, jak tylko skończysz aktualne zadanie. Ponieważ mózg lubi nowości, zawsze świeży pomysł będzie wydawał się bardziej atrakcyjny niż wszystko inne. Gdy jednak popracujesz nad tym nawykiem, zauważysz niezwykłe efekty i z perspektywy czasu zobaczysz, że było warto 🙂

Trzeba oczywiście też wypracować sobie system zajmowania się takimi „zapisanymi pomysłami”, inaczej nasz umysł będzie dalej się niepokoił.

4. Zablokuj powiadomienia

Dotarliśmy do jednego z najważniejszych zagadnień – po co kontrolować siebie i swoje reakcje na pojawiające się rozproszenia, jeśli możemy je po prostu wyłączyć?

Wycisz na jakiś czas telefon. Schowaj go, żeby go nie widzieć. Zainstaluj wtyczki lub aplikacje do blokowania niektórych programów lub stron w Internecie. Zamknij program pocztowy. Przełącz komunikatory w tryb „nie przeszkadzać”. Jeśli Internet nie jest niezbędny do aktualnego zadania, wyłącz WiFi i transmisję danych w telefonie. Popracuj tak choćby 20-30 minut i zobacz niezwykłe rezultaty (zobacz tutaj artykuł o technice Pomodoro). Później możesz odpisać na wszystkie zaległe wiadomości i oddzwonić, jeśli trzeba.

Mistrzowie produktywności pracują właśnie w takich blokach nieprzerwanego skupienia. Kilka razy dziennie odcinają się od wszelkich rozproszeń na okresy od 20 minut do nawet dwóch godzin i pracują w pełnym skupieniu. Oczywiście niektóre sprawy wymagają natychmiastowej reakcji i musimy im stworzyć oddzielny kanał komunikacji. Większość telefonów ma jednak tryb „nie przeszkadzać”, w którym można podać wyjątki, które się przez niego przebiją.

Dla wielu ludzi najgorsze jest zwalczenie pokusy ciągłego sprawdzania nowości i dlatego na jakiś czas dobrze jest wybudować sobie barierę, która nas ochroni. Zobacz zresztą kawałek dyskusji z fanpage Produktywni.pl:

W skupieniu pomagają następujące pluginy i programy:

• Dla Chrome stayFocusd oraz Focus45.
• Dla Firefox LeechBlock.
• Dla programów i przeglądarek Cold Turkey.

Ja skonfigurowałem stayFocusd tak, by między 7:00, a 14:00 pozwalał mi na 20 minut na Facebooku, Gmailu oraz LinkedInie. Gdy przekraczam 20 minut, widzę coś takiego:

5. Uzgodnij zasady pracy w zespole

Kiedy nie mamy kontroli nad rozproszeniami, ponieważ ich źródłem są inni ludzie lub hałas, który generują, jedyne co możemy zrobić to ustalić dobre praktyki pracy w zespole. Wszyscy narzekają na rozproszenia i wzajemne przeszkadzanie sobie, warto więc popracować nad spójnymi zasadami tak, aby każdy był zadowolony.

Podobną regułą, która porządkuje nasz ruch na skrzyżowaniach, są zielone i czerwone światło – dzięki przejrzystym standardom, nie musimy myśleć i zastanawiać się, czy nic nas nie rozjedzie lub, czy nie wejdziemy komuś pod koła.

Znam zespoły, które ustaliły zasadę, że między 10:00 a 12:00 unikają dyskusji w pokoju lub na open space. Część nie rozmawia na tematy polityczne, sportowe i religijne przed obiadem. Niektórzy stosują widoczne dla wszystkich znaczniki (na monitorze lub stojące na biurku), które pokazują reszcie pracowników „Jestem super skupiony. Proszę – jeśli to nie jest NAPRAWDĘ WAŻNE, to nie rozpraszaj mnie”. U jeszcze innych telefon dłuższy niż 3 minuty spowoduje wyjście ze wspólnej przestrzeni. Każdy zespół jest specyficzny i każdy może stworzyć swoje, unikalne zasady. Ważne, żeby były one wspólne, sprawiedliwe i żeby wszyscy je stosowali.

6. Dodaj trochę presji czasu i ciekawości.

Ponieważ nasz mózg lubi rzeczy ciekawe oraz lekką presję czasu, czasami, żeby unikać rozproszeń, możemy mu to po prostu dać. 🙂

Skróć sobie termin oddania zlecenia lub projektu. Postaraj się czegoś przy okazji nauczyć. Zastanów się, jak można sprawić, żeby działanie samo w sobie było ciekawe. Hormony zrobią swoje. Interesujące zadanie z krótkim terminem oddania potrafi wygenerować nieprawdopodobne skupienie.

7. Przygotuj silne, emocjonalne uderzenie.

Kiedy nic już nie działa, na koniec zostaje zawsze silne, emocjonalne uderzenie.

Usiądź spokojnie i wyobraź sobie siebie za 10-20 lat, jeśli nic nie zrobisz z problemem rozproszeń. Wyobraź sobie siebie, kiedy patrzysz na ostatnie lata i widzisz tam chaos i nic konkretnego. Widzisz setki godzin na facebooku i portalach z nowościami oraz marzenia, które w większości nie zostały zrealizowane. Zobacz jak Twoje dzieci lub wnuki wzięły z Ciebie przykład i nie potrafią na 10 minut zająć się jedną rzeczą, bo skaczą co chwilę z tematu na temat, a zamiast czytać książki, przerzucają zakładki w przeglądarce.

W silnym, emocjonalnym uderzeniu pomaga instalacja wtyczki do mierzenia czasu spędzanego w różnych programach i na stronach internetowych:

• Dla Chrome timeStats
• Dla Firefox Mind The Time
• Dla programów i przeglądarek Rescue Time

Oto przykład, który pokazuje, że w ciągu ostatniego nieco ponad pół roku przesiedziałem na facebooku prawie 4 dni. A kiedyś bywało gorzej! Wyobrażasz sobie spędzać tydzień albo dwa tygodnie rocznie (bez spania i jedzenia!) w mediach społecznościowych? Czy to jest to, co będę chciał wspominać z perspektywy czasu?

Podsumowanie

Każdy jest inny. Dla jednych rozproszenia zewnętrzne są takimi, z którymi w ogóle sobie nie radzą,  inni zaś nie mają z tym żadnego problemu. Część lubi pracować w słuchawkach, inni nie dadzą rady. Jedni zmagają się z wewnętrznym niepokojem, dla innych to nieistniejący problem. Dlatego właśnie każdy musi poznać siebie i poszukać swoich własnych rozwiązań. To, co działa dobrze u jednej osoby, może kompletnie nie sprawdzić się u drugiej.

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci spojrzeć z szerszej perspektywy na problem rozproszeń i podał konkretne metody, jak możesz zacząć walczyć, żeby wrócić do pełnej koncentracji.

Może przyda Ci się infografika podsumowującą 7 strategii radzenia sobie z rozproszeniami:

P.S. Ten artykuł powstał w trakcie 5 bloków czasowych. W czasie ich trwania nie odebrałem 2 telefonów (oddzwoniłem), nie odpisałem natychmiast na 6 SMSów (jeden z nich czekał prawie godzinę), dostałem 20 maili i przyszło 15 powiadomień w mediach społecznościowych.

Zdjęcie w nagłówku Rob Bye na Unsplash