Sprawne zarządzanie projektami w życiu i w pracy

 

Sprawne zarządzanie projektami

Prowadzenie wielu równoległych projektów to już dla wielu ludzi codzienność. Część wyzwań spotka nas w pracy, a w życiu prywatnym czeka na nas planowanie wakacji, remonty i malowanie, zdobywanie nowych umiejętności, kupno samochodu lub komputera, kupienie lub zrobienie prezentu dla kogoś bliskiego, organizacja imprezy, czy planowana zmiana firmy lub zawodu.

Jako projekt będę tu właśnie rozumiał ciąg różnych czynności, które prowadzą do wspólnego celu. Przykładowo żeby zorganizować imprezę będę chciał zrobić listę gości, znaleźć i zarezerwować lokal, wymyślić myśl przewodnią imprezy (stroje?), rozesłać zaproszenia, wymyślić przebranie.

Jak umiejętnie żonglować wieloma takimi projektami i żadnego nie zawalić?
Większości ludzi pomaga tych 7 sposobów:

 

1. Wypisz je!

David Allen, twórca metodologii GTD (Getting Things Done) powiedział “Twój umysł służy do kreowania pomysłów, a nie do ich przechowywania”. Sercem każdego zdrowego systemu zarządzania jest przelanie tego, co mamy w głowie do jakiegoś zewnętrznego systemu – niech będzie to choćby kartka papieru, czy aplikacja do zarządzania listą zadań, jak choćby Wunderlist.

Jest w tym jakaś niezwykła moc – często, gdy ludzie wypiszą to, co kotłuje się w ich głowie, a następnie przyjrzą się temu, potrafią znaleźć w swoich notatkach ciekawe wzorce, a do tego znacznie się uspokajają. Dopóki nasze projekty i zadania trzymane są tylko w głowie, generują głównie uczucie przytłoczenia, a do tego często towarzyszą im mocno emocjonalne wybory i ciągłe odkładanie na później.

Pierwszym krokiem w ogarnianiu chaosu wielu projektów niech będzie ich wypisanie. Zadaj sobie pytanie: jakie długofalowe aktywności prowadzę?

Podrzucę kilka pomysłów:

• Zaplanowanie i zarezerwowanie wakacji
• Posprzątanie piwnicy
• Kupno nowego mebla/telewizora/komputera/samochodu
• Postawienie swojej strony internetowej
• Nauczenie się X
• Zorganizowanie X

Ile takich projektów na raz prowadzisz? Jeden? Trzy? Pięć? Piętnaście?
Co myślisz/czujesz gdy patrzysz na nie wszystkie na raz?

Po wypisaniu projektów warto również wypisać sobie czynności wykonywane regularnie (np. sport 3 razy w tygodniu) oraz aktualnie wytwarzane nawyki (np. picie rano szklanki wody z cytryną).

 

2. Połącz z systemem planowania tygodnia i dnia

Po wypisaniu projektów wiele ludzi zmaga się z tym, że bardzo trudno jest w systematyczny sposób wpleść ich realizację w natłok codziennych zadań. Czasem czekamy na dzień wolnego, wakacje, czy choćby wolne popołudnie, by wykonać parę kroków do przodu w każdym z projektów. Niestety praca posuwa się wtedy do przodu spontanicznymi i sporadycznymi wielkimi zrywami. Na pewno nie tworzy to wokół nich pozytywnej atmosfery!

Aby temu zaradzić, tak naprawdę trzeba wytworzyć spójny system planowania tygodnia i planowania dnia, a wtedy kolejne kroki projektów znajdą swoje miejsce i zostaną odpowiednio zaplanowane.

Przykładowo patrząc w niedzielę na swój plan przyszłego tygodnia oraz to, co absolutnie muszę w nim zrobić, widzę wolną przestrzeń na parę aktywności. Zaglądam do listy projektów rozpisanych na pojedyncze kroki i widzę, że to będzie dobry tydzień na wykonanie po dwóch kroków z trzech projektów. Dodaję je do listy zadań tygodnia, a następnie dbam o to, by zaplanować ich wykonanie w któryś z dni. W ten sposób dzień po dniu, tydzień po tygodniu widzę, że sprawy idą krok po kroku do przodu.

 

3. Co tak naprawdę chcę osiągnąć?

Mając listę projektów i przejrzysty system planowania łatwo rzucić się w wir działania. Większość ludzi przechodzi do akcji tak naprawdę nie zadając sobie na początku najważniejszego pytania „co tak naprawdę chcę osiągnąć?”. Wyobraźmy sobie, że robimy tak samo z samochodem – wsiadamy do niego z animuszem, przekręcamy kluczyk i zaczynamy jechać w losowym kierunku, nie zastanawiając się, gdzie tak naprawdę chcemy dojechać. Ważne, żeby jechać, nie ważne gdzie, prawda?

W ten sam sposób wiele ludzi przejeżdża przez życie, będąc ciągle zajętymi, ale tak naprawdę nigdy nie dojeżdżając do żadnego ważnego celu. Warto się zatrzymać, usiąść z mapą lub GPSem i poświęcić chwilę na zastanowienie się gdzie jedziemy i jaką optymalną drogą warto byłoby się tam udać, a dopiero potem ruszyć. W życiu róbmy tak samo!

Dla każdego z projektów z naszej listy warto więc usiąść, wyciszyć się i zadać sobie kilka ważnych pytań:

• Co ja tak naprawdę chcę osiągnąć robiąc to?
• Co jest w tym dla mnie najważniejsze? (maksymalnie 3 rzeczy)
• Po czym poznałbym/poznałabym, że naprawdę mi się udało?
• Co musiałoby się stać, żeby bez wątpienia przyznać, że jestem u celu?

Pamiętam, jak jadąc samochodem do Włoch na wakacje wpakowałem się w spory korek w Austrii. Zacząłem się martwić, że dotrzemy za późno do naszego pierwszego miejsca noclegowego, zrobiłem się nerwowy i zacząłem się frustrować. Wtedy właśnie zadałem sobie pytanie „co jest w tym wyjeździe dla mnie najważniejsze?”. Odpowiedzi znałem, były odruchowe: chcę fizycznie i psychicznie odpocząć, chcę spędzić dobry, serdeczny czas z żonką i zainspirować się nowymi miejscami. Gdy zdałem sobie z tego sprawę, jaki jest cel całego wyjazdu, natychmiast się rozluźniłem i stwierdziłem, że dwa pierwsze punkty mogę realizować jeszcze w samochodzie – na przykład śpiewając razem!

Perspektywa jasnego celu pozwala nam lepiej planować, lepiej reagować na niespodziewane sytuacje i mniej się frustrować!

 

4. Cele prawdziwe i pozorne

Pracując z ludźmi zauważam jak dużo braków mamy w umiejętności stawiania sobie celów. Niby mamy listę projektów, mamy spójny system wykonywania ich krok po kroku, projekty mają jasne cele, ale czy są to ich prawdziwe cele? Bardzo często utykamy na płytkim etapie planowania, który nazywam „celem pozornym”.

Dwa przykłady takich celów z mojego życia to „Do końca roku przebiec 10km w 52 minuty” oraz „Nagrać przed wakacjami 5 odcinków podcastu mających co najmniej 20 minut”. Cele te są skonstruowane zgodnie z wszystkimi prawidłami sztuki, np. spełniają regułę SMART, ale to wciąż są cele pozorne. Dlaczego? Ponieważ nie pokazują żadnego szerszego kontekstu oraz nie ma żadnej alternatywnej drogi do takiego celu.

Po co tak naprawdę chcę przebiec te 10km? Co tak naprawdę chcę osiągnąć? Co się wtedy wydarzy?
Okazuje się, że szerszy kontekst dotyczy zdrowia, wydolności organizmu, regularnej aktywności. W ten sposób docieram powoli do prawdziwego celu, a bieganie staje się jedynie jedną ze strategii, którą mogę uzupełnić pływaniem lub innymi ćwiczeniami np. w przypadku kontuzji nogi.

Po co tak naprawdę chcę nagrać 5 odcinków podcastu? Co tak naprawdę chcę osiągnąć? Co się wtedy wydarzy?
Okazuje się, że tak naprawdę chcę zbudować zasięg, dotrzeć do ludzi, do których normalnie nie docieram. Jesteśmy blisko prawdziwego celu – aby zbudować zasięg mogę nagrywać podcast, ale mogę też napisać serię artykułów, gościnny artykuł na innym blogu, wystąpić na konferencjach i wiele innych rzeczy.

Cel prawdziwy pokazuje kontekst, szerszy obraz i dzięki temu w trakcie wykonywania projektu łatwo korygować kurs lub całkowicie wymienić strategię, gdy okaże się, że stara już nie prowadzi do celu optymalną drogą.

5. Jeden krok do przodu i/lub rozpiska całości

Mając listę projektów z jasnymi, prawdziwymi celami, wybraną strategią, trzeba koniecznie rozpisać projekt na konkretne kroki. Nie musimy od razu analizować całego projektu, ale w dowolnym momencie powinniśmy widzieć co najmniej 1-2 kroki do przodu.

Na jednych warsztatach jeden z uczestników miał na swojej liście projekt „powiesić w przedpokoju hak na rower”. Od paru miesięcy nie było widać postępu, a projekt straszył coraz bardziej, właśnie dlatego, że brakowało w nim konkretnych kroków do wykonania.

Nie da się wstać z miejsca i po prostu powiesić haka na rower! Co zatem trzeba zrobić? Trzeba wybrać hak, kupić go, wywiercić dziurę, a następnie powiesić hak. To cztery proste kroki do wykonania. A jaki jest pierwszy krok do wybrania haka? Otworzenie Google? Zapytanie znajomych? Akurat w przypadku naszego uczestnika było to „przejście się do sklepu rowerowego, który mijam wracając z pracy”. Tak rozpisany projekt z konkretnym pierwszym krokiem aż woła, żeby go wykonać!

Widzę, jak w wielu wypadkach ludzie obwiniają siebie, zarzucają sobie lenistwo, czy prokrastynację, a tymczasem wielu z nich pomaga zwykłe rozpisanie większych aktywności na mniejsze zadania i ciągłe pytanie siebie o jeden, konkretny, kolejny krok do wykonania, tak żeby dało się po prostu wstać i go wykonać.

Rozpisywanie projektów i metoda małych kroków pojawiły się również na trzecim miejscu, jeśli chodzi o rezultaty, w ankiecie po programie „Produktywność”, w którym wzięło udział ponad 200 osób.

 

6. Żonglowanie terminami

Kiedy mamy jasną listę projektów, znamy ich prawdziwe cele, rozpisaliśmy je sobie na mniejsze zadania i dbamy o przejrzystość kolejnego kroku to już jest bardzo dobrze! Pozostaje nam zadbać, by nie przekraczać terminów żadnego z nich. Nawet na kartce do każdego z projektów można dopisać „datę ważności”, która pomoże również przypisać terminy poszczególnym zadaniom w danym projekcie.

Planując zadania i wydarzenia w konkretnym tygodniu łatwo jest wyłapać zadania z różnych projektów, którym zbliża się termin wykonania. Odruchowo wtedy planujemy takie zadania w najbliższych dniach i dzięki temu możemy prowadzić parę równoległych projektów i nie przekroczyć terminu żadnego z nich, ciągle dynamicznie planując i reagując na zaistniałą sytuację.

Może się okazać, że np. w projekcie polegającym na budowie domu mamy dwa szalone tygodnie poświęcone dostarczeniu wszystkich niezbędnych formalności i ten jeden projekt dominuje nasz wolny czas, za to w kolejnych tygodniach możemy wykonać aktywności z innych projektów i dzięki temu wszystkie zmierzają do szczęśliwego końca, bez przekraczania żadnego z terminów.

 

7. Limit „rozgrzebanych projektów”

Ostatnia porada dla równoległego prowadzenia paru projektów jest prosta: miej jasny limit i nigdy nie prowadź zbyt wielu projektów na raz!

Istnieją metodyki, które kładą na to szczególny nacisk (np. Lean/Kanban), ponieważ na im więcej projektów się rozdrobnimy tym większy będzie narzut na przełączanie się między różnymi kontekstami i tym więcej czasu stracimy!

Wszystkie nowe pomysły wyglądają bardzo kusząco, ale jeśli prowadzisz już równolegle cztery inne projekty, może skończ najpierw jeden z nich i dopiero zabierz się za następny? Dzięki temu cała praca pójdzie dużo szybciej i z większą satysfakcją i skupieniem. Postaraj się nie mieć wielu „rozgrzebanych projektów” na raz. Jeśli spróbujesz posmarować łyżkę dżemu na zbyt dużej kromce, całość praktycznie nie będzie miała smaku!

Mnie korciło, żeby nagrywać podcast, występować na konferencjach, pisać bloga, złożyć nowe szkolenia, zrobić wersje demonstracyjne moich szkoleń w dużych firmach, wydrukować nowe ulotki i wizytówki, a także stworzyć nową stronę Produktywni.pl. Najchętniej zabrałbym się za to wszystko na raz! Dbając o limit zgłosiłem się na parę konferencji z tym samym tematem, równolegle złożyłem nowe szkolenia i dostałem zlecenia, dopiero później stworzyłem nową stronę i przy okazji bloga, by na samym finiszu zabrać się za ulotki i wizytówki. Przyznam się szczerze, że musiałem się mocno pilnować, żeby domykać stare tematy i dopiero zabierać się za nowe. Gdybym zabrał się za to wszystko na raz, prawdopodobnie żadna z tych rzeczy nie byłaby jeszcze skończona!

Ile projektów na raz jesteś w stanie efektywnie prowadzić? Może niektóre mogą poczekać aż skończysz te aktualnie w toku? Może z niektórych musisz całkowicie zrezygnować, żeby zrobić miejsce dla innych?

 

Podsumowanie

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że większości ludzi, niezależnie od używanych narzędzi pomaga prosta strategia:

1. Wypisz projekty nad którymi pracujesz i swoje regularne aktywności.
   Dla każdego z nich:
2. Zastanów się co tak naprawdę chcesz osiągnąć. Po co czym byś poznał, że Ci się udało?
   Ustanawiając cel dbaj, by był „prawdziwy”, a nie „pozorny”, czyli żeby pokazywał szerszy kontekst i alternatywne ścieżki dojścia do niego.
3. Rozpisz projekt na mniejsze kroki, dbając by co najmniej dwa kroki do przodu było bardzo klarownie widać i by dało się je wykonać od razu. Zamień „znaleźć wiertarkę” na „zadzwonić do wujka”, a „posprzątać balkon” na „przesadzić wrzosy”.
4. Dopisz terminy do projektu i jego zadań, by w żadnym momencie nie przekroczyć żadnego z nich.
5. Po tej analizie zastanów się, które projekty możesz szybko skończyć i trzymaj się później limitu, by nie zaczynać kolejnych projektów i nie mieć ich zbyt wielu w stanie „rozgrzebanym”.

Taki system spleciony z tygodniowym i codziennym planowaniem jest bardzo prosty w stosowaniu i daje bardzo dobre rezultaty w większości przypadków!

Co o tym myślisz?
Które kroki są najłatwiejsze, a które najtrudniejsze?
Co Tobie pomaga prowadzić wiele projektów na raz?
Napisz w komentarzu!