Macierz Eisenhowera – ważne i pilne

Macierz Eisenhowera

Czasem odpisujemy na maile natychmiast po tym, jak je otrzymamy, a te najważniejsze leżą na dnie skrzynki pocztowej. Odbieramy niewiele znaczący telefon od banku, który zajmuje nam kwadrans, a później brakuje nam czasu na telefon do bliskiej osoby. Korzystamy z promocji i pod wpływem impulsu kupujemy rzecz, która potem leży nieużywana. Jak to się dzieje?

Gdybyśmy umieli poradzić sobie z podobnymi sytuacjami, bylibyśmy bardziej rozluźnieni i moglibyśmy łatwiej pilnować priorytetów. Jest to szczególnie ważna umiejętność, bo nasz czas jest ograniczony i musimy umieć mądrze nim gospodarować.

 

Ważne kontra pilne

Czy „ważne” i „pilne” oznacza to samo?
A jeśli nie, to czy potrafisz podać przykład rzeczy, która jest pilna, ale nie jest ważna?

Na szkoleniach poświęcamy temu zagadnieniu cały półtoragodzinny moduł, rozważając różnicę między tymi dwoma słowami i jej praktyczne implikacje. Wielu uczestników odruchowo czuje, że te dwa słowa mają zupełnie inne znaczenia, jednak sporo wysiłku zajmuje nam dojście do sedna tej odmienności.

Jeśli rzecz jest pilna, oznacza to, że termin wykonania jest już bardzo niedaleki. Musimy coś zrobić w ciągu najbliższej godziny, czy dnia. Pytanie, które należy sobie zadać, żeby sprawdzić, czy coś jest pilne to „ile czasu mi zostało?”.

Ważność to znów znaczenie danego zadania – konsekwencje, gdy zadanie wykonamy lub go nie wykonamy.

Wypełnienie formularzy podatkowych jest ważne, bo konsekwencją ich niewypełnienia na czas jest kara oraz nieprzyjemności związane z Urzędem Skarbowym. Wykonanie tego zadania nie ma wielkich pozytywnych skutków (poza ewentualnym zwrotem podatku), ale jego niewykonanie na czas ma bardzo duże negatywne następstwa.

Telefon lub e-mail do bliskiej osoby jest ważny, bo wykonanie takiego zadania jest zgodne z naszymi wartościami i ma dla nas znaczenie. Konsekwencje nienapisania maila lub telefonu w danej chwili do tej osoby są za to niewielkie. Jak widać znaczenie danego zadania może wynikać tak z pozytywnych, jak i negatywnych konsekwencji z nim związanych, a te nie zawsze są sobie równe.

A czy wypełnienie formularzy podatkowych jest pilne? To zależy, ile czasu zostało nam na ich wypełnienie – 2 marca to jeszcze wcale nie jest pilne, za to 30 kwietnia super pilne!

Cztery ćwiartki macierzy Eisenhowera

Jak widać ważność i pilność to dwa zupełnie niezależne wymiary. Jeden mówi o znaczeniu danej czynności i jej spodziewanych konsekwencjach, a drugi o tym, ile zostało nam czasu.

Jeśli te dwa wymiary umieścimy na płaszczyźnie prostopadle do siebie, otrzymamy właśnie coś, co nazywa się macierzą Eisenhowera, która dzieli nam przestrzeń na cztery ćwiartki.

Ćwiartka I – rzeczy ważne i pilne – duże znaczenie i bardzo bliski termin. Mogą się tu znaleźć pilne naprawy w domu, awarie, choroby, potwierdzenie ustaleń z klientem, krytyczny błąd w programie lub w działaniu fabryki.

Ćwiartka II – rzeczy ważne, ale niepilne – duże znaczenie, ale spora przestrzeń czasowa. Mogą się tu znaleźć spotkania z bliskimi, kursy, książki, rozwój osobisty i zawodowy, marzenia.

Ćwiartka III – rzeczy nieważne, ale pilne – rzeczy o niewielkim znaczeniu, ale z krótkim terminem, zmuszającym do natychmiastowej reakcji. Mogą się tu znaleźć mało istotne e-maile, o które ktoś prosi natychmiast, telefony od banków i działów marketingu (masz 10 sekund na decyzję, czy odebrać!), promocje zakupowe.

Ćwiartka IV – rzeczy nieważne i niepilne – rzeczy o niewielkim znaczeniu ze sporą przestrzenią czasową. Tutaj zwykle znajdziemy wszystkie pożeracze czasu, które wcale nie poprawiają naszego stanu energii (gdyby poprawiały, byłyby ważne!).

My kontra nasz mózg

Główny problem, z którym się zmagamy, polega na tym, że to, czego chcemy świadomie, nie zgadza się z tym, jak podświadomie działa nasz mózg, dopóki go nie wytrenujemy.

Większość ludzi chciałaby spędzić swoje życie, realizując rzeczy ważne, takie, które mają znaczenie – a więc zadania z ćwiartki I i II. Gdy działamy odruchowo, nasz mózg niestety sabotuje te starania, ponieważ dla niego rzeczy pilne generują dużo większą reakcję emocjonalną. Instynktownie skupi się on na zadaniach z ćwiartki I i III.

Problem jest więc taki, że bez myślenia rzucamy się do działania, a później brakuje nam czasu i energii na realizację zadań z ćwiartki II – tej, w której ludzie chcieliby spędzać większość swojego życia!

Według badań opublikowanych w ramach ankiety xQ, przeciętny pracownik (dowolnej branży) poświęca III ćwiartce 23% swojej aktywności! Wyobraź sobie, że ćwierć Twojego czasu pracy oraz Twojego życia to tak naprawdę rzeczy bez większego znaczenia, ale pilne.

 

Skąd się wzięły rzeczy pilne?

Do ciekawych wniosków można dojść również, analizując skąd wzięły się zadania w I ćwiartce, a więc i ważne i pilne. Jak one się tam znalazły?

Część z nich to oczywiście nieprzewidziane wypadki – coś, czego w żaden sposób nie dało się przewidzieć, a spada nam na głowę i wymaga natychmiastowej reakcji. Mogliśmy przykładowo zaplanować sobie romantyczny wieczór, a tymczasem w mieszkaniu pękła rura z wodą i wymagając natychmiastowej uwagi, pokrzyżuje nasze plany. Takiej sytuacji nie mogliśmy przewidzieć.

Uczciwie przyznając jednak spora część zadań w I ćwiartce pochodzi… z II ćwiartki. Ustaliliśmy wcześniej, że im mniej czasu nam zostało do terminu wykonania zadania, tym ono pilniejsze. Jeśli więc zostawimy zadania ważne, ale niepilne bez należnej im uwagi, sam upływ czasu sprawi, że będą one dryfować w stronę I ćwiartki.

Możemy przykładowo słyszeć dziwne dźwięki w trakcie jazdy samochodem i je zignorować. Na razie sprawa jest ważna (np. odwozimy dzieci do szkoły, ważne są szybkie dojazdy do pracy i na zakupy), ale nie jest jeszcze pilna – mamy mnóstwo przestrzeni na jej zaplanowanie. Wystarczyłoby umówić się teraz do mechanika na dowolny, dogodny termin. Gdy jednak zostawimy sprawę samą sobie, dźwięki mogą być coraz bardziej niepokojące, aż pewnego dnia auto stanie nam na drodze, być może z dwójką płaczących dzieci na tylnym siedzeniu. Teraz sprawa jest już bardzo ważna oraz maksymalnie pilna – wymaga absolutnie natychmiastowej reakcji.

Zajmując się więc sprawami nieważnymi a pilnymi, tak naprawdę zabieramy sobie czas niezbędny na zaplanowanie rzeczy ważnych, ale niepilnych i przez to wpadamy w pętlę jeszcze większego skupienia się tylko na tym, co wymaga natychmiastowej uwagi.

Co możemy zrobić

Jeśli chcemy dobrze wykorzystywać swój czas, musimy nauczyć się nawyku pytania siebie o ważność i pilność zadań, za które się zabieramy. Nasz mózg ma tendencję do faworyzowania zadań pilnych, a my chcielibyśmy wypełnić nasz czas zadaniami o dużym znaczeniu, niekoniecznie pilnymi.

Kiedy następnym razem zobaczysz promocję z krótkim terminem, czy słowo „ASAP”, wiedz, że ktoś świadomie używa mechanizmów, o których tu mówimy. Moment, w którym to do nas w pełni dociera, jest momentem, w którym zaczynamy mieć swobodę wyboru.

Każdy z nas ma dokładnie 24 godziny w ciągu dnia, które rozdysponowuje na różne czynności. Dzięki nawykowemu pytaniu o ważność poszczególnych zadań upewniamy się, że nasz czas wypełnia się tym, co ma dla nas znaczenie, a nie tylko tym, co nasz mózg preferuje ze względu na krótki termin.

Otwórz więc swoją listę zadań, jeśli ją masz, a jeśli jej nie masz, to gorąco zachęcam do wypisania teraz wszystkich działań, za które chcesz się zabrać. Narysuj sobie macierz Eisenhowera i wpisz do niej poszczególne aktywności – niech ta wizualizacja zostanie w Twojej głowie. Oczywiście na co dzień praktycznie nikt nie używa macierzy Eisenhowera do organizacji, ale wyobrażenie sobie w myślach, w której ćwiartce znalazłoby się dane zadanie, pozwala skupić swoje życie wokół spraw najważniejszych i pozbyć się 23% spraw pilnych, ale nieistotnych.

 

Podsumowanie

Dostrzeżenie odmienności między ważnością i pilnością jest kluczowe. Musimy rozróżnić znaczenie zadań i ich negatywnych, czy pozytywnych konsekwencji oraz ciśnienie czasu. Niestety nasz mózg będzie podświadomie preferował rzeczy pilne, choć niekoniecznie ważne i przez to możemy utknąć na stałe w ciągłym stanie „gaszenia pożarów” w naszym życiu i pracy. Do odzyskania jest 23% życia!