Priorytety – jak je ustalać i dobrze zarządzać czasem

Wiecznie zabiegani

Pewnego dnia, parę lat temu, usiadłem sfrustrowany. Pomyślałem, że zajmuję się produktywnością osobistą i zespołową, stosuję już sporo dobrych technik i nawyków, dobrze się organizuję, a mimo tego rzeczy nie idą do przodu w takim tempie, jak bym chciał.

Biegamy od aktywności do aktywności, robimy co w naszej mocy, w głębi duszy mając jednak wrażenie, że nasza aktywność jest straszliwie rozwodniona. Żonglujemy mnóstwem aktywności, coraz bardziej się frustrując i zastanawiając gdzie się podziała prawdziwa radość i produktywność. Znasz to uczucie?

Tamtego dnia, wypisałem absolutnie wszystkie aktywności, w jakie jestem zaangażowany. Pełnoetatowa praca, dwa blogi, zespół muzyczny, działalność w różnych organizacjach, dodatkowe lekcje. Okazało się, że równolegle ciągnę 13 aktywności i projektów. Przyznałem się sam przed sobą, że zgubiłem priorytety.

 

Co się dzieje, gdy mamy jasne priorytety

Mogąc zajmować się tylko jedną aktywnością i projektem na raz i mając ich 13, zawsze pozostałe 12 wołało o moją uwagę i generowało niepokój. To tak, jak bym próbował mieć 13 bliskich przyjaciół i za każdym razem, gdy spędzam czas z jednym z nich martwił się, że zaniedbuję pozostałych. Czy da się w ogóle mieć 13 bliskich przyjaciół?

Przypomniałem sobie czasy, gdy  projektów było mniej, a priorytety były jasne. Potrafiłem osiągnąć wtedy niebywały wręcz poziom skupienia oraz satysfakcji z tego co robię. Mogłem na wiele godzin zatracić się w jakiejś aktywności, czerpiąc z tego ogromną frajdę.

Radość w połączeniu ze skupieniem oraz poczuciem sprawczości i kontroli generowało niebywałe wręcz pokłady motywacji, którą później zgubiłem razem ze swoimi priorytetami.

 

Priorytety, czyli co jest NAJważniejsze?

Gdybym usiadł nad moją listą 13 projektów, naprawdę z czystym sercem mógłbym stwierdzić, że wszystkie są ważne. Priorytety nie pytają jednak o to, co jest ważne, ale co jest NAJważniejsze!

Tutaj niestety (lub na szczęście) nasz mózg ma ograniczoną pojemność. Lektura „7 nawyków skutecznego działania”, a później „Twojego mózgu w działaniu” uświadomiła mi pewne bardzo ważne mechanizmy.

Dziś często stosuję to ćwiczenie na warsztatach i prelekcjach, żeby uzmysłowić nam podstawowe ograniczenie naszego mózgu. No właśnie – policz kropki, które są na poniższym obrazku:

 

Priorytety - kropki

 

Nie chodzi teraz o to, ile tych kropek fizycznie jest, ale jak udało Ci się je policzyć. Czy zrobiłeś/zrobiłaś to jednym spojrzeniem? Większość ludzi dzieli sobie te kropki na grupy – część liczy jedna po drugiej, część liczy po dwie, niektórzy po trzy, rzadko ktoś liczy po cztery, a po pięć i więcej zdarza się naprawdę sporadycznie. Tak działa nasz mózg – duże ilości informacji paczkuje w małe grupy po maksymalnie 3-4 elementy, które da się pojąć i zrozumieć.

 

Trzy najważniejsze

Miałem więc 13 aktywności, ale mój mózg był w stanie aktywnie na raz ogarnąć jedynie 3, maksymalnie 4. Pogrupowałem je więc w konkretne kategorie, a następnie tydzień po tygodniu zacząłem eliminować. Przyznałem się, że zaangażowałem się w tak wiele, że nic konkretnie nie szło do przodu. Zrezygnowałem z zespołu (zajęło mi to parę miesięcy), wstrzymałem prace nad blogami, ograniczyłem mocno moją aktywność w różnych organizacjach (więcej o mojej podróży w artykule po pół roku działania produktywni.pl, po roku działania oraz moja historia od programisty do trenera).

Wśród  13 aktywności musiałem zadać sobie pytanie, nie które z nich są ważne (wszystkie były), ale które 3-4 są NAJważniejsze (i to dlatego tak lubię OKRy!).

 

Priorytety - trzy najważniejsze

 

Jakie 3 aktywności, w które jesteś zaangażowany/zaangażowana są najważniejsze?

Poniżej parę pytań, które może pomogą ustalić Ci priorytety na poziomie dnia, tygodnia, kwartału, roku, czy całego życia:

  1. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz dzisiaj zrobić?
  2. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w tym/przyszłym tygodniu?
  3. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz, żeby wydarzyły się w ciągu najbliższego kwartału?
  4. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz, żeby wydarzyły się w ciągu najbliższego roku?
  5. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w swoim życiu?

 

Priorytety - trzy najważniejsze w ciągu tygodnia 

 

Priorytety – jak zacząć?

Jeśli ktoś nie wie, jak zacząć swoją podróż z priorytetami, polecam jeden, sprawdzony schemat:

  1. Zarezerwuj sobie godzinę, podczas której nic nie będzie Ci przeszkadzać.
  2. Otwórz swój kalendarz, listę zadań, wyciągnij notatki.
  3. Wypisz absolutnie wszystkie rzeczy, w które angażujesz swój czas w ciągu tygodnia: pracę, rozwój, czas z rodziną, ćwiczenia, hobby, grupy znajomych, itp. – razem z ilością czasu, który na nie poświęcasz.
  4. Mając tę listę wybierz 3-4, które są dla Ciebie najważniejsze.
  5. Spędź chwilę odpowiadając na pytania co jest dla Ciebie najważniejsze w tych 3-4 najważniejszych aktywnościach?

Taka krótka i prosta analiza może pokazać nam, jak bardzo chcemy i potrzebujemy zaangażować więcej swojej energii w priorytetowe aktywności. Czy gdyby inni ludzie przyglądnęli się sposobowi w jaki spędzamy czas, łatwo odgadli by jakie mamy priorytety?

 

Ulga, jaką dają jasne priorytety

Priorytety pomagają nam podejmować codzienne decyzje szybciej i z większą pewnością. Pomagają nam one również zaznać niezwykłego psychicznego spokoju.

Pamiętam jedną kobietę, która po powrocie z trzytygodniowej zagranicznej podróży zapytała siebie, jakie 3 najważniejsze rzeczy chce tego dnia osiągnąć. Odpowiedzią były: dokończyć ważny projekt w pracy, a po pracy rozpakować się i wyprać absolutnie wszystkie ubrania oraz posprzątać mocno zagracone mieszkanie.

W pracy czekało ją mnóstwo rozproszeń, ale jasno postawione priorytety pozwoliły jej skupić się i dokończyć projekt jeszcze przed obiadem. Po powrocie do domu szybko nastawiła pierwsze pranie, a następnie zabrała się za sprzątanie, w międzyczasie kończąc 3 serie prania.

Około godziny 20 usiadła z kieliszkiem wina, zdając sobie sprawę, że projekt w pracy został domknięty, mieszkanie jest posprzątane, a ostatnie pranie już się pierze. Trzy aktywności, które rano uznała za najważniejsze, wszystkie były gotowe. Poczuła ogromną ulgę i wdzięczność. Następnie wciąż mając wysoki poziom energii zabrała się jeszcze za parę rzeczy.

Przyznała, że gdyby rano nie podjęła decyzji co do tego, co jest najważniejsze, prawdopodobnie o 20 zasmuciłaby się lub rozpłakała, z poczuciem, że nic jeszcze dzisiaj nie zrobiła.

W naszym życiu nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego, jednak poczucie, że sprawy uznawane przez nas za najważniejsze idą konkretnie do przodu, dają nam niezwykłe poczucie ulgi i radości.

 

Podsumowanie

Niektórzy mylą produktywność z równoległym zaangażowaniem w wiele projektów. Nasz mózg i nasze emocje mają jednak skończoną pojemność i dlatego musimy dbać o to, żeby nosić w sercu niezwykle klarowny obraz tego, co jest w naszym życiu NAJważniejsze.

Tak ustalone priorytety pomagają nam efektywniej podejmować codzienne decyzje i jednocześnie czerpać z tych aktywności dużo większą satysfakcję. W końcu możemy mieć 3 bliskich przyjaciół, ale 13 już nie damy rady.

Które aktywności i projekty są zatem Twoimi bliskimi przyjaciółmi?

 

Zobacz filmik „Usprawniator” o ustalaniu priorytetów (niecałe 4 minuty):

(Visited 363 times, 4 visits today)

Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Masz jeszcze jakieś pytania?

Po prostu napisz do mnie. Odpowiadam na wszystkie maile.

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków