Zasada 2 minut – skuteczne zarządzanie czasem

Odkładanie na później

Niezależnie od stopnia zorganizowania większość ludzi zna ten stan, w którym zaczynamy odkładać krótkie, proste zadania na później. Zadania te mają tendencję do gromadzenia się w spore grupy i generowania uczucia przytłoczenia – w końcu „tyyyle” jest do zrobienia!

Czasami siadamy i rozmyślamy, kiedy daną czynność wykonać i czy w ogóle, a później okazuje się, że tak naprawdę myślenie zajęło nam dłużej niż działanie. Znasz to uczucie?

Ścielić łóżko, czy nie ścielić teraz? Dzwonić do mechanika teraz, czy później? Może zrobię pranie? Zmywać te dwa talerze po jedzeniu, czy nie? O rety, mam do zrobienia cztery rzeczy: pościelić, telefon do mechanika, pranie, zmyć talerze – dużo! To właśnie na takie problemy pomaga prosta „zasada 2 minut”.

Zasada 2 minut

Zasada 2 minut jest bardzo prosta: „Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu”. Pomysł ten został spopularyzowany dzięki Davidowi Allenowi i jego słynnej książce „Getting Things Done” (po polsku „Sztuka efektywności”).

Zasada ta pozwala znacząco skrócić i uprościć podejmowanie decyzji, z których każda zużywa mnóstwo naszej cennej energii. Zamiast się więc zastanawiać, czy mi się chce ścielić łóżko i czy to ma sens, zadaję sobie proste pytanie o to, czy jestem w stanie zrobić to w 2 minutki. Podobnie z telefonem do mechanika, praniem, czy zmywaniem talerzy. Może się okazać, że w niecałe 10 minut wykonamy wszystkie czynności, które jeszcze przed chwilą generowały uczucie przytłoczenia.

Oczywiście nie chodzi tu dosłownie o 120 sekund Twojego czasu, ale o czynność, która jest bardzo krótka. Dla niektórych może to być więc „zasada 3 minut” lub „zasada 5 minut”.

 

Skąd ten zachwyt?

Możesz przeczytać tę zasadę i stwierdzić, że to straszny banał i zastanawiać się skąd wziął się zachwyt nad nią? W końcu każdy intuicyjnie rozumie co i jak powinno się zrobić, a poza tym po prostu trzeba się wziąć do roboty, prawda?

Okazuje się jednak, że mocno ulegamy chwilowym nastrojom, a taka prosta zasada bardzo szybko staje się naszym nawykiem w myśleniu. Jest ona więc zupełnie naturalna dla niektórych osób, a dla innych zupełnie obca i obie te grupy nawzajem siebie nie rozumieją – „po prostu to zrób, jak można tak zwlekać?!” przeciwko „po prostu strasznie ciężko mi się za to zabrać, nie rozumiesz tego”.

Stosowanie tej zasady ma powiązaną bardzo silną nagrodę wewnętrzną, ponieważ psychiczna ulga, która pojawia się, gdy widzimy kolejne zadania wykonane, bardzo wzmacnia pętlę rodzącego się nawyku. Dodatkowo proste zasady bardzo odciążają nasz mózg energetycznie, ponieważ podejmowanie decyzji staje się dużo łatwiejsze. Dużo o tym mechanizmie pisze David Rock w swojej książce „Twój mózg w działaniu”.

Nasz mózg zdecydowanie lubi prostotę i przejrzyste zasady, takie jak ta. Może wtedy uwolnić więcej energii na inne działania.

 

Kiedy nie warto jej stosować

Oczywiście ta  prosta zasada ma również swoje negatywne konsekwencje, których trzeba być świadomym. Pisałem ostatnio o macierzy Eisenhowera, czyli o rzeczach ważnych i pilnych i trzeba zdać sobie sprawę, że jeśli napływać do nas będą zadania krótkie, a do tego pilne, możemy całkowicie wypełnić nimi swój czas, nie zważając w ogóle na to, czy są ważne.

Mamy wtedy ciągłe poczucie, że wykonujemy kolejne zadania w bardzo szybkim tempie, okazuje się jednak, że nie osiągnęliśmy nic, co miałoby bardziej długofalowe znaczenie.

„Zasada 2 minut” może również bardzo utrudnić nam życie i osłabić naszą zdolność koncentracji – pisałem o tym w artykule o technice Pomodoro. Jeśli niezależnie od kontekstu będziemy zabierać się za 2 minutowe zadania natychmiast, może się okazać, że nigdy nie osiągniemy stanu maksymalnego skupienia.

Jeśli więc chcesz stosować „zasadę 2 minut”, gorąco zachęcam do wytworzenia nawyku pytania o ważność i pilność zadania, a do tego stworzenie bloków czasowych, w których nie będziesz zajmować się rozproszeniami, nawet jeśli są bardzo krótkie. Nie chcemy naszego życia wypełniać rzeczami bez znaczenia oraz uszkadzać swojej zdolności do dłuższego skupienia!

 

Podsumowanie

Nasz mózg lubi jasne i przejrzyste zasady, takie jak „zasada 2 minut”, ponieważ może wtedy znacznie uprościć podejmowanie decyzji i oszczędzić przez to mnóstwo energii. Jednocześnie trzeba zdawać sobie sprawę, że tak proste reguły mają swoje negatywne konsekwencje, jak choćby przesadne skupienie na krótkich, pilnych zadaniach, czy utrata zdolności koncentracji.

Mając świadomość tych zagrożeń, gorąco polecam tę zasadę każdemu – od tych zorganizowanych po skrajnych prokrastynatorów! Widząc, jak ogromne przynosi ona korzyści oraz jak szybko przekształca się w nawyk w myśleniu i działaniu, dla wielu ludzi staje się początkiem eksperymentowania z technikami podnoszenia swojej produktywności.

Zapraszam również do krótkiego (niecałe 3 minuty) wideo o „zasadzie 2 minut”: