8 praktycznych kroków do większej produktywności

Kroki do większej produktywności

Jak wyglądał program? Przez 28 dni każdy uczestnik otrzymywał newsletter z zadaniem, a na blogu programu trwała dyskusja. Każdy uczestnik do końca dnia wypełniał raport, który był refleksją ze stosowania konkretnej  techniki oraz postępu w programie.

Oto techniki, które po całym programie zostały najwyżej ocenione:

1. Wybierz 3 najważniejsze

Tak często rzucamy się w wir aktywności nie pytając siebie „czy to jest naprawdę ważne?”, „czy to jest naprawdę istotne?”. Odbieramy nieistotny telefon od banku i spędzamy na linii 15 minut z konsultantem, a potem brakuje nam tych 15 minut na telefon do ważnej osoby – babci, dzieci, przyjaciela. Dni często nam przelatują i pomimo zmęczenia wieczorem pytamy siebie ze spuszczoną głową „co naprawdę ważnego dzisiaj zrobiłem/zrobiłam?”. Zupełnie niepotrzebnie!

W programie od pierwszego dnia zadawaliśmy sobie pytanie

Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz dzisiaj osiągnąć?

W każdy weekend zadawaliśmy sobie jeszcze jedno pytanie:

Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w przyszłym tygodniu?

Jak napisał Jim Collins w swojej książce „Od dobrego do wielkiego”

„Jasne uświadomienie sobie, co jest istotne, a co nie, wywołuje w nas ulgę i upraszcza wiele spraw.”

Jedna z uczestniczek po skończonym programie napisała:

Dużo łatwiej jest mi teraz rezygnować z rzeczy, które tak naprawdę nie przynosiły mi wiele korzyści, ale poświęcałem im sporo swojego czasu. Teraz mogę się skupić na tym, co jest dla mnie najbardziej interesujące.

Gdy pomagam ludziom i firmom w temacie produktywności, to jest zazwyczaj temat od którego zaczynamy:

• Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć dzisiaj, w przyszłym tygodniu?
• Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w przyszłym kwartale, roku?
• Jakie są trzy najważniejsze rzeczy dla Twojego zespołu w tym tygodniu?
• Jakie są trzy najważniejsze rzeczy na spotkaniu na które się wybierasz?

Wciąż zadziwia mnie, jak prosta jest ta technika, jak wiele korzyści przynosi i jak niewiele osób ją stosuje.

 

 

2. Planuj dzień, tydzień, kwartał, rok

Gdy jedziesz samochodem do celu, dzieją się niezwykłe rzeczy: patrzysz przed siebie, od czasu do czasu zaglądasz we wsteczne lusterka, a jednocześnie dzięki umiejętnościom i zestawowi nawyków kierujesz. Wierzę, że w życiu jest bardzo podobnie.

Nie da się bezpiecznie jechać przed siebie będąc zapatrzonym w lusterka wsteczne, tak jak nie da się podróżować przez życie patrząc za długo we własną przeszłość i przeżywając ją. Podsumowywania przeszłości i wnioski z niej płynące są ważne, ale jeszcze ważniejsze jest popatrzenie przed siebie. Gdzie zmierzasz?
Czy droga, którą zmierzasz Cię tam dowiezie?

Druga najprzydatniejsza technika osiągania większej produktywności, bardzo blisko połączona z pierwszą to łączenie najważniejszych celów dnia z tymi tygodniowymi, a dalej kwartalnymi, czy rocznymi. Każdy dzień to krok na drodze do większego celu. Czy jednak czasem nie kręcimy się w kółko?

Jeśli jedną z najważniejszych rzeczy w tygodniu jest dla mnie pomalować mieszkanie to prawdopodobnie najważniejszą rzeczą w trakcie któregoś z dni będzie kupić farbę, czy pomalować jeden z pokoi, a to będzie wymagało zrezygnowania z innych aktywności. To jednak ważny krok i daje poczucie postępu i tego, że dni łączą się w większą całość.

Jak napisał Stephen Covey w „7 nawykach skutecznego działania”:

Trzeba zdecydować, co jest dla nas najważniejsze, i mieć odwagę – uprzejmie, z uśmiechem, i bez przepraszania – powiedzieć „nie” innym sprawom. Aby móc to zrobić, trzeba mieć większe „tak”, płonące w środku. Wrogiem „najlepszego” jest często „dobre”.

 

3. Metoda małych kroków i rozpisywanie projektów

W wielu wypadkach ludzie mają na swojej liście zadań do zrobienia rzeczy za które po prostu nie mogą się zabrać. W takie dni bardzo pomocna była technika rozpisywania większych aktywności na mniejsze kroki oraz dbanie o wyznaczenie pierwszego, prostego kroku.

Ostatnio na warsztatach uczestnik wypisał zadanie „powiesić hak na rower”. Zadanie odkładane od paru miesięcy. Zapytałem „jaki jest pierwszy krok?”. Dobre pytanie! – Kupić hak!
A jaki jest pierwszy krok w „kupić hak”? Dobre pytanie! … Przejrzeć haki w Internecie, a może… pójść do sklepu rowerowego i pogadać ze sprzedawcą? A wiesz do którego sklepu? Tak, mam jeden zaufany.

Tak oto „powiesić hak na rower” przemianowaliśmy na „Pójść do sklepu rowerowego i wybrać hak”. Takie zadanie ma dużo większą szansę na wykonanie, bo jest stosunkowo niewielkie i bardzo przejrzyste.

Metoda małych, konkretnych kroków potrafi zdziałać cuda – godzinne bieganie zaczyna się od „ubierz się i załóż buty do biegania”, nauka słówek od „weź książkę do ręki i otwórz ją”, sprzątanie garażu od „zejdź do garażu i wyrzuć śmieci”, organizacja przyjęcia urodzinowego od „zrobić listę gości”.

Uczestnicy programu napisali:

Metoda drobnych kroczków działała tutaj fantastycznie – codziennie wykonywałam małą czynność, która dzień po dniu doprowadziła, do poukładania tego, co miałam w głowie.

Przez te drobne zmiany dostrzegam, że łatwiej mi sobie radzić z większymi problemami

Czy masz wyznaczony pierwszy krok dla swoich najważniejszych aktywności?
Czy ten kolejny krok jest prosty i mobilizujący?

 

4. Co jest ważne, a co pilne?

Czy „ważne” i „pilne” oznacza to samo, a może to są dwa odrębne zagadnienia?
Czy coś może być pilne, ale nie być ważne?
Czy coś może być ważne, ale nie być pilne?
Po czym poznać, że coś jest ważne, a po czym, że pilne?

Zazwyczaj na szkoleniu poświęcamy temu zagadnieniu godzinę lub więcej, ponieważ w tym rozróżnieniu tkwi bardzo dużo odpowiedzi na pytania, jak powinniśmy planować swój czas. To wydaje się banalne, ale prawdziwe zrozumienie tego tematu przynosi ogromną, pozytywną zmianę w życiu wielu ludzi.

Badania xQ pokazują, że przeciętny człowiek spędza 23% swojego czasu na aktywnościach, które są pilne, ale wcale nie są ważne. Główny problem polega na tym, że nasz mózg dużo żywiej reaguje i mobilizuje się, gdy rzeczy stają się pilne, nie pytając, czy to w ogóle jest ważne. Odbierasz, gdy dzwoni bank? Reagujesz na każdą wibrację, czy sygnał od swojego telefonu? Nawet aplikacje do zarządzania listą zadań, zazwyczaj posortują zadania po pilności (terminie wykonania), a nie ich ważności (której nie znają)!

Chcemy swoje życie wypełnić tym, co ważne (a konkretnie najważniejsze!), choć niekoniecznie pilne. To rozważanie dało wielu ludziom ulgę i łatwiej im teraz mówić „nie” rzeczom, które nie są priorytetowe, choć ich termin sugeruje, by natychmiast się za nie zabrać.

Przejrzyj swoją listę zadań na dzisiaj. Jak bardzo każde zadanie jest pilne? A jak bardzo ważne?

 

 

5. Zasada 2 minut

W jednej z dyskusji na blogu programu dotknęliśmy tematu prokrastynacji, czyli ciągłego odkładania na później. Czasami odkładamy nie tylko działanie, ale też podjęcie elementarnej decyzji „co ja tak właściwie chcę osiągnąć?”.

Istnieje prosta technika, którą łatwo wprowadzić jako nawyk, która pomaga uporać się z niektórymi zadaniami nie „prokrastynując” – to zasada 2 minut, czyli:

Jeśli coś zajmie Ci 2 minuty lub mniej to zrób to od razu.

Oczywiście nie chodzi tu fizycznie o czas 120 sekund, ale o jakiś umowny, bardzo krótki czas realizacji. „Zrobić pranie” może przebywać na naszej liście bardzo długo, ale jeśli stwierdzę, że to da się zrobić w 2, czy 3 minutki to po prostu wstaję i robię to od razu. W końcu to wymaga posortowania prania po kolorze, wsypania proszku, wlania płynu, wyboru programu i już!

W programie uczyliśmy się Załatwiania takich szybkich rzeczy od razu, a nie zaśmiecania sobie nimi głowy, ani listy zadań. Co więcej wykonanie takiego zadania powoduje uśmiech i ogromne poczucie ulgi. „ufff, pranie z głowy”.

Czy masz takie rzeczy, które zajmują ledwie dwie, trzy minutki, a ciągle odkładasz je na później?

 

6. Zaplanujmy odpoczynek

Dla wielu osób weekend to czas na złapanie oddechu, odespanie, zrobienie porządków, zakupów, pobycie z rodziną i chwilkę relaksu. Dla innych to czas nadrabiania zaległości i nerwowego krzątania. Coraz częściej jednak tracimy umiejętność elementarnego odpoczywania i cieszenia się chwilą!

W każdą sobotę pisałem w newsletterze „Dzisiaj ładuj swoje życiowe akumulatory, będąc w pełni uważnym zjedz dobry posiłek i ciesz się każdym kęsem i jego smakiem, daj sobie chwilę oddechu.”

W ciągu tygodnia ciężko pracowaliśmy, ale co najmniej jeden dzień w tygodniu warto poświęcić na prawdziwy odpoczynek, bez zadań, Internetu, nerwowości. Co niezwykłe, niektórzy uczestnicy napisali w podsumowaniu:

Przede wszystkim jednak dziękuję Piotrze za uświadomienie mi, że nie jestem robotem i odpoczynek też mi się należy 🙂

Nauczyłam się też, że życie jest za krótkie, żeby robić w nim wszystko, i że niezbędnym elementem planowania jest leżenie do góry brzuchem.

Jak ładujesz swoje życiowe akumulatory? Czy umiesz jeszcze w pełni swobodnie odpoczywać bez poczucia winy i nerwowości?

 

7. Unikanie rozproszeń

Jeśli zabierasz się za jakieś dłuższe zadanie, ile czasu potrzeba Ci, żeby całkowicie się „wciągnąć” i osiągnąć pełnię skupienia?

A jeśli już osiągniesz pełne skupienie i ktoś lub coś przeszkodzi Ci i się zdekoncentrujesz, ile czasu potrzebujesz, żeby wrócić do tego stanu z powrotem?

Niektórzy ludzie tak często się rozpraszają, że przechodzą cały dzień i od rana do wieczora i ani razu nie zaznają stanu pełni koncentracji! Jak można wtedy być efektywnym, a jednocześnie czerpać przyjemność z tego, co się robi?

Niektórzy ludzie instalują więc wtyczki blokujące niektóre strony (jak np. stayFocusd dla Chrome), ustalają „ciche godziny” w biurze, stosują technikę Pomodoro, a więc stosują krótkie (25 minut) sesje podczas których wyłączają wszystkie rozproszenia (z telefonem włącznie!). Walcząc z rozproszeniami, jeden zespół z którym pracowałem postanowił kolektywnie nie poruszać tematów politycznych przed godziną 14. Ja sam pisząc artykuły lub newsletter, na wszelki wypadek wyłączam WiFi w laptopie.

A jak jest u Ciebie? Co Cię najczęściej rozprasza? Co powoduje, że nie możesz osiągnąć stanu 100% skupienia? Jak z tym zawalczyć?
To bardzo ważny element rozważania o większej produktywności.

 

8. Tygodniowe podsumowania

Ostatnia z technik, która przyniosła ludziom największe, pozytywne rezultaty to regularne podsumowania. Czasem wystarczy poświęcić 20-30 minut refleksji raz w tygodniu, by trwale, krok po kroku, zmieniać swoje życie na lepsze.

W każdą niedzielę w programie podsumowywaliśmy to, co działo się w zeszłym tygodniu oraz myśleliśmy o następnym.

Jaki był ten tydzień?
Jak się czujesz, kiedy o nim myślisz?
Czy udało się osiągnąć trzy najważniejsze rzeczy wybrane w zeszłą niedzielę, a najważniejsze spotkania poszły dobrze?

Robiąc takie podsumowania trzeba zablokować poczucie winy, czy wstyd, jeśli się pojawią, a ukierunkować je w konstruktywną stronę: co chcę zrobić inaczej w przyszłym tygodniu, żeby następny tydzień był choć odrobinę lepszy niż obecny?

W życiu poruszamy się małymi krokami i podsumowując regularnie, tydzień po tygodniu, mamy okazję podjąć 50 mądrych, małych zmian w życiu. Ważne, żeby regularnie robić krok do przodu. Ja kiedyś w wyniku takiej analizy zainstalowałem dla Chrome wtyczkę stayFocusd i włączyłem sobie dzienny limit na facebooku.

Co myślisz o zarezerwowaniu samotnych 30 minut w piątek pod koniec pracy lub w niedzielę?

 

8 praktycznych kroków do większej produktywności

Pracując z grupą około 200 osób i otrzymując ponad 3000 wypełnionych raportów bardzo dużo się nauczyłem o tym, co pomaga ludziom długofalowo podnieść swoją produktywność i poziom spokoju, a nie tylko stać się bardziej zajętym.

Mam nadzieję, że te kroki będą dla Ciebie przydatne, tak jak były dla uczestników programu i jestem ogromnie ciekawy, jakie techniki są najbardziej wartościowe dla Ciebie osobiście?

1. Wybierz 3 najważniejsze
2. Planuj dzień, tydzień, kwartał, rok
3. Metoda małych kroków i rozpisywanie projektów
4. Co jest ważne, a co pilne?
5. Zasada 2 minut
6. Zaplanujmy odpoczynek
7. Unikanie rozproszeń
8. Tygodniowe podsumowania

Czy któraś technika szczególnie do Ciebie przemawia? Masz jakieś fajne przykłady albo przemyślenia? Podziel się nimi w komentarzach!

Jednocześnie zapraszam firmy do zapoznania się z moim szkoleniem „Produktywność osobista i zespołowa”, która porusza większość zagadnień, o których wspominałem w tym artykule i znacznie rozszerza ten temat.

Zapraszam również do przyszłych edycji programu „Produktywność”.