Dlaczego warto zostawić coś na ostatnią chwilę

O tym jak zwlekamy

Wszyscy mniej lub bardziej zwlekamy z różnymi zadaniami i zabieramy się za nie dopiero, gdy stoimy pod ścianą. Gdy na stronie Produktywnych na facebooku poprosiłem ludzi o przykłady takich zachowań, nie trzeba było długo czekać 🙂

 

Jak się ma efektywność do pilności

Niektórzy ludzie najpierw się wstydzą takiego stylu działania, a później zaczynają go tolerować lub wręcz być z niego dumnym! Zostawianie rzeczy na ostatnią chwilę na pierwszy rzut oka źle się kojarzy, ale wcale nie musi być takie złe, jeśli chodzi o konsekwencje. Wszystko wyjaśni się, gdy przyjrzymy się wykresowi efektywności od pilności danego zadania (pilność i ważność zadania rozdzielaliśmy już w artykule o Macierzy Eisenhowera).

Jak myślisz, jak wygląda taki wykres?

 

 

Okazuje się, że im rzecz pilniejsza, czyli im bardziej zbliża się termin danego zadania, tym bardziej chemia krążąca w organizmie pomaga nam się zmobilizować. Nasza efektywność rośnie więc razem z pilnością i uciekającym czasem. Jest jednak moment, w którym emocje przejmują kontrolę – w wyniku rosnącej paniki zaczynamy robić coraz prostsze błędy.

Wybiegamy na autobus nie zabierając telefonu. Wysyłamy e-mail do nie tej osoby, co trzeba. Nasza pamięć szwankuje w trakcie rozmowy. W ostatniej chwili popełniamy błąd, który niweczy wysiłki ostatnich godzin. Niechcący kasujemy plik, który nie ma kopii zapasowej.

 

Pilne sprawia, że pracujesz wydajniej

Trzeba więc uczciwie i głośno powiedzieć to, co intuicyjnie już czujemy – im mniej masz czasu, czyli im zadanie pilniejsze, tym wydajniej pracujesz. Jeśli tylko nie przekroczysz progu paniki, pracując w ten sposób, w świadomy sposób zwiększasz swoją efektywność.

Ja sam, gdy nie mogę zabrać się za jakieś zadanie, po prostu zobowiązuję się przed innymi i podaję termin. Wraz z upływającym czasem pojawia się naturalna motywacja, organizm jest zmobilizowany, a mi odechciewa się odrywać od pracy i ogarnia mnie nadzwyczajne skupienie.

Czasami zdarza mi się tak robić ze zgłoszeniami na wystąpienia na konferencje (miewam tylko zalążek pomysłu), tak zrobiłem tworząc swój pierwszy, darmowy kurs internetowy (mając jedynie zgrubny pomysł, postawiłem stronę z zapisami i ogłosiłem datę startu) – to z niego powstał później w drodze ewolucji 30-dniowy kurs „Produktywność krok po kroku”, tak działam pisząc niektóre artykuły gościnne (np. dla Mam Startup, Mamo Pracuj, Bean & Buddies, Productive Magazine, czy Lifehacka).

 

Problemy z zostawianiem na ostatnią chwilę

Jak widać taki styl działania ma swoje zalety, niestety ma również poważne wady.
Po pierwsze, działając w ten sposób, zaciągamy w naszym organizmie kredyt energii. Musimy ten kredyt później spłacić, możemy nawet w ratach. Druga zła wiadomość jest taka, że to jest po prostu uzależniające.

Jeśli potrafisz pod presją czasu ciężko pracować przez parę lub paręnaście godzin, często parę dni z rzędu, ale nie potrafisz później zwolnić, odpocząć, odespać, zregenerować się – wyniszczysz swój organizm. Gdy wysokość kredytu energii przekroczy pewien poziom, zapłacisz za to chorobą – im deficyt większy, tym dłuższa i boleśniejsza. W tym wypadku to nasza niedyspozycja jest windykatorem, który przychodzi po spłatę długu.

Na to wszystko nakłada się fakt, że hormony krążące w naszym ciele przy maksymalnej mobilizacji są tak uzależniające, że natychmiast po skończeniu takiego „ratowania świata” mamy ochotę rzucić się w wir następnego i wpadamy w „kocioł”, w którym jesteśmy tak pochłonięci i uzależnieni od presji czasu, że przestajemy zadawać sobie fundamentalne pytania, jak np. „czy to w ogóle jest ważne?” lub „po co to robimy?”. Jak powiedział król Julian „a teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu”.

 

Jak wpadamy w „kocioł”

Skoro zadania o krótkim terminie wykonujemy efektywniej, a do tego towarzyszy temu uzależniająca chemia, nic dziwnego że w macierzy Eisenhowera skupiamy się głównie na zadaniach „pilne i ważne” oraz „pilne i nieważne”. Niestety brakuje wtedy czasu oraz energii na to, by zająć się zadaniami „ważne, ale jeszcze nie pilne” i w naszym życiu i pracy przegapiamy mnóstwo rzeczy o największej wartości, tylko dlatego, że nie czujemy presji czasu.

Z czasem jednak te „jeszcze nie pilne” zadania dryfują powoli w stronę pilności i pojawiają się na naszym radarze dopiero wtedy, gdy termin jest już bardzo blisko i nieubłaganie się zbliża.

Słyszymy jakieś dziwne dźwięki w samochodzie, ale jest tyle pilnych rzeczy do zrobienia, że je ignorujemy. Z każdym dniem dźwięk staje się głośniejszy i bardziej niepokojący, ale przecież jest tyle ważniejszych (czytaj „pilniejszych”!) spraw do załatwienia! Pewnego dnia auto odmawia posłuszeństwa na środku skrzyżowania lub w trakcie dłuższej, ważnej trasy, a my, często z płaczącymi dziećmi, czy zirytowanymi współpracownikami lub partnerem musimy natychmiast „ratować świat”.

Parę dni wcześniej wystarczyłby telefon do mechanika, podjechanie do niego przy okazji jakiejś innej wizyty i bardzo niewielkim nakładem czasu sytuację udałoby się rozwiązać. Ewidentnie jednak niektórym osobom brakuje dramatyzmu takich niespodziewanych sytuacji.

 

Gdy pojawia się panika

W trakcie emocjonalnego pobudzenia nasz logiczny umysł często nie może w pełni rozwinąć skrzydeł. Gdy więc pilnych spraw zrobi się za dużo (czytaj: zazwyczaj powyżej trzech), tracimy z oczu obraz całości i pojawia się panika.

W panice zaczynamy popełniać proste, podstawowe błędy, które często generują kolejne pilne poprawki i w taki sposób coraz głębiej grzęźniemy w uzależnieniu od stymulacji pilnymi zadaniami. Widziałem tak działających ludzi, ale też całe działy lub wręcz całe firmy!

Najczęściej tacy ludzie, zespoły i firmy pędzą tak szybko, że nie mają czasu na odpowiedź na pytanie co ma największą wartość, co jest najważniejsze oraz jakie są aktualne priorytety.

 

Mądre zarządzanie swoją energią

Według mnie mądre zarządzanie swoją energią polega na zrozumieniu tego i wielu innych mechanizmów i świadomym ich używaniu, dbając o zdrowy balans. Wiem, że zbyt dużo zadań i projektów z krótkim terminem może wygenerować we mnie panikę i znacząco obniżyć jakość, wygeneruje deficyt energii, a do tego wiem że to będzie uzależniające, ale jednocześnie rozumiem, że presja czasu wygeneruje większą efektywność.

Cała sztuka polega więc na tym, żeby mieć co najmniej jedną lub dwie pilne sprawy, które będą generowały w nas motywację i zapał do pracy oraz posiadać zaufany system, do którego możemy się odwołać, gdy poczujemy, że w wyniku natłoku pilnych zadań, w nasze życie wkrada się popłoch. A nade wszystko pamiętajmy o tym, by po skończeniu zadania lub projektu spłacić dług energii i solidnie odpocząć.

Zapraszam do Usprawniatora na ten temat oraz do Produktywnego Kwadransu, czyli pogawędki na Facebook Live.