Jak zorganizować swój tydzień – system organizacji

Ten artykuł dostępny jest również jako film na youtube oraz podcast na soundcloud.

Poprzednim razem omówiliśmy zarządzanie pojedynczym dniem, razem z jego najważniejszymi elementami, a tym razem skupimy się na zarządzaniu tygodniem.

Prezentowany model dnia skupiał się na oddzieleniu wydarzeń, mających miejsce o ściśle określonym czasie od zadań, których wykonanie można przesuwać w czasie. Wydarzenia znalazły swoje miejsce w kalendarzu, natomiast zadania na liście zadań. Nasze działanie w ciągu dnia opiera się na wielu nawykowych, odruchowych reakcjach i dlatego warto spędzać czas świadomie je kształtując. Nawykami niezwykle przydatnymi w zarządzaniu swoim dniem jest ustalanie priorytetów, najlepiej maksymalnie trzech, a także dopasowywanie zadań do aktualnego poziomu energii, dbając jednocześnie o uważność, o bycie „tu i teraz”.

Będąc uważnym, świadomym swojego stanu energii w ciągu dnia i posiadając przejrzyste priorytety, powinniśmy być  w stanie mądrze reagować na wszelkie pilne sprawy, które nagle się pojawiają. W takim modelu czas między wydarzeniami wypełniamy zadaniami, które odzwierciedlają nasze priorytety i poziom energii, a jednocześnie będąc uważnymi jesteśmy gotowi nawet na najbardziej niespodziewane wydarzenia.

Jak zorganizować swój tydzień?

Życie to jednak nie tylko zbiór pojedynczych, niezależnych od siebie dni. Każdy dzień jest jak krok w drodze do większego celu. Uważam, że kolejną jednostką większą niż dzień, którą warto planować jest tydzień lub jego wielokrotność. Ludzie żyją w naturalnym cyklu tygodnia, mamy nawet w ten skonstruowane kalendarze. Tydzień jest na tyle długi, że zdąży się w nim zebrać całkiem spora liczba aktywności, a jednocześnie na tyle krótki, że z dość dużą pewnością możemy go dobrze zaplanować.

Planując tydzień można zająć się dużo większymi tematami niż planując pojedyncze dni, jednak podstawowa struktura jest bardzo zbliżona do pojedynczego dnia. Mamy listę zadań do wykonania w ciągu tygodnia, wydarzenia w kalendarzu na cały tydzień, a także przejrzyste priorytety tygodnia.

O ile w ciągu dnia jednym z moich priorytetów mogło być pojechanie do sklepu i pożyczenie próbnika kolorów, o tyle w tygodniu mogę postawić sobie za priorytet dużo większy cel np. pomalowanie pokoju lub całego mieszkania, dzieląc zadania wyboru kolorów, kupna farby, przesuwania mebli i malowania poszczególnych pokoi na różne dni.

Przegląd tygodnia

W każdy weekend lub piątkowe popołudnie warto poświęcić chwilę, by z wydarzeń całego tygodnia wyciągnąć wnioski. Możemy spojrzeć z dystansu na ostatnie 7 dni i zadać sobie mnóstwo dobrych pytań, które pozwolą nam usprawnić swoje działanie w przyszłości. Jeśli w każdym tygodniu podejmiemy jakąś jedną pozytywną, nawet drobną zmianę, to po roku będziemy ich mieć już ponad 50. Kropla drąży skałę!

Wystarczy dosłownie pół godziny, by zapytać siebie co w zeszłym tygodniu wydarzyło się najważniejszego, co dodało mi najwięcej energii, a co najwięcej jej wyssało. Możemy również spróbować zidentyfikować sytuacje, w których przejawiła się nasza pasja, talent, czy odezwało sumienie. Warto też zrobić porządki na liście zadań, w kalendarzu i być gotowym na przyjście kolejnego tygodnia.

Z jednej strony uchroni nas to od zbierania się śmieci i późniejszych „wielkich porządków”, a z drugiej nie wyciągając wniosków i nie przyglądając się rzeczywistości jesteśmy skazani na gonitwę, podczas której może się okazać, że wcale nie zmierzamy do celu lub robimy to po prostu głupio.

Pilne sprawy

Oczywiście w ciągu tygodnia mogą wydarzyć się nieprzewidziane, nagłe sytuacje, awarie, czy choroby. Mając jasne priorytety oraz obraz całości zadań i wydarzeń, jest jednak bardzo łatwo podjąć decyzje, które biorą pod uwagę cały obraz naszej sytuacji, a nie tylko jakiś mały jej wycinek. Pozwala to również reagować w takich sytuacjach z dużo mniejszym niepokojem.

Każdą pilnie pojawiającą się sprawę możemy łatwo porównać z wszystkimi innymi, które chcieliśmy wykonać w danym tygodniu i może się okazać, że w ich świetle, czasem nie warto jest od razu naprawiać mniej uciążliwych awarii, które mogą poczekać parę dni, a w tym czasie priorytetowe dla nas może być spędzenie czasu z dziećmi, czy przyjacielem, który okazyjnie odwiedza nasze miasto.

Planowanie tygodnia

W dużym uproszczeniu można więc powiedzieć, że patrząc na wydarzenia, które mamy w kalendarzu w danym tygodniu, ustalamy maksymalnie trzy najważniejsze priorytety tygodnia oraz wybieramy najważniejsze w danym czasie aktywności do wykonania w ciągu tygodnia.

W ten sposób planując pojedyncze dni wybieramy zadania z listy tygodnia, wydarzenia z kalendarza będą wpływać na wydarzenia pojedynczego dnia, a priorytety dnia powinny wpisywać się w priorytety tygodnia.

Jeśli moim priorytetem na dany tydzień jest pomalowanie mieszkania to na pewno priorytetem któregoś z dni powinno być kupienie farby, czy pomalowanie któregoś z pokoi. W ten sposób każdy nasz dzień wpisuje się w większą całość, a my czujemy, że krok po kroku zbliżamy się do najważniejszych dla nas celów, a nie błądzimy w chaosie pilnych, nawarstwiających się spraw.

Regularne aktywności

Oczywiście wiele z naszych aktywności jest powtarzanych regularnie, a niekoniecznie muszą mieć stały czas wykonania i przez to nie znajdą swojego miejsca w kalendarzu. Mogę regularnie biegać trzy razy w tygodniu bez precyzowania dni lub godzin, mogę raz w tygodniu ostrzyć noże w kuchni lub czytać jeden rozwojowy artykuł, książkę, czy oglądać film.

Utrzymując listę regularnych aktywności, bardzo łatwo planować jest poszczególne tygodnie. Zakładając, że biegam trzy razy w tygodniu, widząc swój kalendarz tygodnia i jego wszystkie wydarzenia, jestem w stanie stwierdzić, że w danym tygodniu najlepsze do biegania będą wtorek i sobota rano oraz czwartek wieczorem. Mogę wtedy natychmiast dodać odpowiednie wydarzenia do swojego kalendarza. W ten sam sposób ostrzenie noży mogę dodać do tygodniowej listy zadań i zadbać, by w któryś dzień tygodnia zaplanować taką aktywność.

Regularne aktywności pozwolą nam również wytwarzać nowe nawyki. Możemy dodać zadanie kupienia zapasu cytryn, a następnie serii zadań lub wydarzeń, które pomogą nam wytworzyć nawyk codziennego, porannego picia szklanki wody z cytryną.

 

Podsumowanie

Tak mógłby wyglądać system organizacji tygodnia: planując kolejny tydzień przeglądam kalendarz z wydarzeniami, a następnie ustalam maksymalnie trzy priorytety danego tygodnia i tworzę listę zadań, które chciałbym wykonać w danym tygodniu. Do wydarzeń i zadań tygodnia dodaję aktywności powtarzające się regularnie i nowe nawyki, które chcę wytworzyć.

Pojedyncze dni będą czerpać swoje wydarzenia, zadania i priorytety ze swoich tygodniowych odpowiedników i dzięki temu każdy kolejny dzień będzie krokiem do tego samego celu.

Na pilnie pojawiające się sprawy łatwo jest reagować porównując ich ważność z pozostałymi zaplanowanymi aktywnościami, żeby podjąć najlepszą, możliwą decyzję uwzględniającą obraz całości naszego życia.

Po skończonym tygodniu, a przed planowaniem następnego, warto jest spędzić chwilę na podsumowaniu ostatnich dni, wyciąganiu wniosków, wprowadzaniu drobnych usprawnień, a następnie drobnym sprzątaniu, które nie pozwoli śmieciom zgromadzić się w naszym życiu.

Jeśli więc chciałbyś pomóc komuś zorganizować swój tydzień, możesz zadać mu następujące pytania:

• Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w tym tygodniu?
• Co się wydarzy w tym tygodniu? Kiedy i o której? Jak długo to potrwa?
• Co konkretnie chcesz zrobić w tym tygodniu? Czy możesz to rozpisać na mniejsze kroki?
• Co zrobisz, jeśli pojawi się coś pilnego albo ktoś będzie Ci przeszkadzał?
• Jakie trzy najważniejsze wydarzenia w zeszłym tygodniu były dla Ciebie najważniejsze?
• Co w zeszłym tygodniu dodało Ci najwięcej energii? A co ją wyssało? Dlaczego?
• Jaką jedną rzecz możesz zrobić choć odrobinę inaczej w przyszłym tygodniu, żeby lepiej żyło się Tobie i Twoim bliskim?

W ciągu tygodnia jesteśmy w stanie już całkiem sporo osiągnąć. Jak jednak sprawić, by tygodnie razem łączyły się większą całość? Jak nie być po prostu zajętym, a spokojnie i konsekwentnie dążyć do celu? O tym napiszę i opowiem w następnych artykułach i filmikach.

Chętnie też poznam Twoje zdanie na temat tego, co myślisz o takim modelu, jakich konkretnych narzędzi używasz na przykład do planowania tygodnia, zapisywania priorytetów, przechowywania zadań lub kalendarza, a także jakie pytania warto zadać sobie na koniec tygodnia.