Twój poziom energii – Efektywne zarządzanie czasem w ciągu dnia

Twój poziom energii w ciągu dnia

Często widzę, jak ludzie zaczynają swój dzień w biurze od kawy, ploteczek, przejrzenia nowości na różnych portalach, by następnie przeczytać i odpisać na wszystkie maile, które pojawiły się od wczorajszego popołudnia. Zupełnie nie są świadomi, że bardzo często zużyli już połowę najwyższej jakości czasu, jaki mają w ciągu dnia.

Niedługo później są gotowi do zabrania się za aktywność wymagającą naprawdę sporego poziomu energii oraz koncentracji i gdy napotykają na spory opór, frustrują się lub myślą, że coś jest z nimi nie tak. Problem tutaj nie polega na tym, jak zmusić się do pracy, ale jak dopasować zadania do naturalnego przebiegu poziomu energii w ciągu dnia.

Żeby lepiej to sobie uzmysłowić, spróbuj narysować wykres przebiegu Twojego poziomu energii w ciągu dnia – na poziomej osi możesz zaznaczyć godziny od północy do północy, a na osi pionowej skalę od 0 do 100%. Kiedy śpisz, poziom energii wynosi 0, po przebudzeniu pewnie rośnie, by osiągnąć maksimum i później do wieczora przebieg tego poziomu mocno się zmienia, prawda? Kiedy masz naturalne górki i doliny w ilości dostępnej mocy? Jak długo trwają?

Oto przebieg, który widziałem już setki razy u różnych osób na moich szkoleniach – bardzo typowy dla pracowników biurowych:

Poziom energii mocno się zmienia

Narysowanie tego wykresu uświadamia ludziom, że poziom naszej witalności jest mocno zmienny w ciągu dnia oraz że największy szczyt naszego stanu energetycznego trwa zazwyczaj jakieś 3 godziny i już nigdy się tego dnia nie powtórzy.

Oczywiście przebieg naszej energii uzależniony jest od wielu czynników – u każdego będzie wyglądał odrobinę inaczej, a nawet u tej samej osoby będzie różnił się z dnia na dzień w zależności od nastroju, pory roku, czy choćby ilości snu. To, co jest jednak ogromnie ważne to fakt, że jeśli chcemy mądrze wykorzystywać swój czas, to musimy zacząć być wrażliwi na te zmiany.

Znam osoby, których szczyt energii przypada na godziny między 8 a 11 przed południem, ale są i tacy, którzy rozkręcają się bardzo powoli, a ich szczyt przypada około godziny 23, kiedy to ci pierwsi kładą się powoli spać lub nawet już dawno śpią! Żadna z tych grup nie jest lepsza, jednak próba używania technik jednej grupy przez drugą będzie skazana z góry na niepowodzenie. Pierwsza z grup może przyswoić techniki, jak efektywnie wykorzystywać poranek i chronić się przed zbytnimi rozproszeniami, druga grupa, ku przerażeniu tej pierwszej, będzie w tym czasie studiować techniki zwlekania się z łóżka przed 10!

Czym skutkuje niedopasowanie energii

Kiedy w szczycie swojej energii ludzie zabierają się za mało wymagające aktywności, jak obsługa poczty, czy czytanie prostych artykułów, a później mają trudność z cięższymi zadaniami, bardzo często myślą, że mają problemy z motywacją.  Próbują się zmusić lub „zmotywować” do zanurzenia się w działanie. Tymczasem ich organizm fizycznie protestuje.

Oczywiście czasem jest to bardzo ważne, by zabrać się za jakieś zadanie bez względu na poziom energii, czy motywacji, ale taki gwałt nie powinien odbywać się za często, bo w dłuższej perspektywie grozi to wypaleniem. Widzę nieraz ogromną różnicę w tym, co ludzie postrzegają jako poziom motywacji, tylko dzięki temu, że zaczęli mądrze wykorzystywać swój krótki szczyt energii.

Nie jest ważne, kiedy masz górki i dołki swojego poziomu energii, ale bardzo ważna jest Twoja świadomość, kiedy mają one miejsce oraz jak długie zazwyczaj są.

Chrońmy szczyty energii

Musimy więc przede wszystkim zdać sobie sprawę z tego, o jakiej porze mniej więcej przypada nasz energetyczny szczyt oraz za wszelką cenę ją chronić. Dla większości pracowników w biurze może to być między 9 a 12, ale dla niektórych równie dobrze parę godzin wcześniej lub później.

W ciągu dnia zazwyczaj tylko raz osiągamy apogeum swoich możliwości, które trwa na ogół niecałe 3 godziny. Głupio byłoby zmarnować swoją najlepszą energię na bzdury!

Jak można chronić szczyt energii?

• Zaplanować aktywności z wyprzedzeniem, żeby w danym czasie po prostu móc zabrać się do roboty bez zbytniego rozmyślania, czy podejmowania decyzji. Ustalenie priorytetów powinno bardzo pomóc!
• Załatwić wcześniej wszystkie pilne rzeczy, których świadomość mogłaby nas rozpraszać lub których konsekwencje wytrąciłyby nas z efektywnego działania.
• Wyłączyć całkowicie lub zminimalizować liczbę aplikacji i bodźców, która będzie nas rozpraszać. Można przełączyć komunikatory w tryb „nie przeszkadzać”, wyłączyć synchronizację lub Internet w telefonie i schować go tak, by nie był widoczny. Można też stosować techniki podobne do techniki Pomodoro.
• Porozmawiać ze współpracownikami lub domownikami i ustalić jakieś proste i przejrzyste zasady ochrony tego czasu.

Wykorzystajmy mądrze dołki energii

Oczywiście nie chodzi o to, by wykorzystać produktywnie tylko trzy godziny! Większość ludzi ma jeden lub dwa poważne dołki energetyczne w ciągu dnia i można je całkiem mądrze zagospodarować. Dla pracowników biurowych pierwszy taki energetyczny kryzys przypada zwykle w porze obiadowej – około 12-13 i trwa 1-2 godziny. Drugi u niektórych pojawia się między 16 a 18.

Sporo ludzi bierze ten okres „na przetrwanie”, a tymczasem jest to świetna okazja do wykonania zadań, które zajmują trochę czasu, ale wcale nie wymagają dużo energii – niech przykładem będzie sprzątanie poczty, porządki na dysku, wypełnianie formularzy i dokumentów wymaganych przez firmowe procedury, rozliczanie delegacji, niektóre spotkania.

Planując swój dzień, warto oznaczyć w sposób szczególny zadania wymagające nadprzeciętnego poziomu energii oraz nieszczególnie wysokiego – takie zadania będą idealnymi kandydatami do wykonania w trakcie naszego szczytu i kryzysu witalności.

Poziom energii, a praca w zespole

Często po dyskusji o poziomie energii i dopasowywaniu zadań do niego słyszę, że to brzmi bardzo romantycznie, ale niestety jest nie do zastosowania w realiach biurowych, gdzie zderzają się różne potrzeby i perspektywy. Ludzie uznają, że nie można odciąć się samolubnie od całej grupy tylko dlatego, że właśnie osiągnęli szczyt swoich możliwości danego dnia.

Kiedy jednak spotykam się z całym zespołem i rozmawiamy o tych sprawach, okazuje się, że wszyscy borykają się z tymi samymi problemami. Jedyne, co jest tak naprawdę potrzebne, to wspólnie usiąść, nazwać problem po imieniu, a następnie ustalić jakieś spójne zasady postępowania.

Zasady, które widziałem w działaniu w różnych grupach (może niektóre posłużą jako inspiracja!):

• Nie poruszamy tematów związanych z polityką i religią przed obiadem.
• Czas między 10:30 a 12:00 uznajemy za „święty czas” – unikamy wtedy hałasu i nie przeszkadzamy sobie wzajemnie, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Wszelkie niezbędne rozmowy projektowe toczymy z dala od innych ludzi.
• Między 10:30 a 11:30 zamykamy drzwi do pokoju i przyklejamy kartkę z prośbą do ludzi, by przyszli do nas w innym terminie.
• Raz dziennie, przez godzinę, każdy ma prawo do postawienia na swoim biurku specjalnej flagi, która mówi „to jest mój super produktywny czas, proszę nie przeszkadzać, chyba że się pali”.
• Przed obiadem wszystkie telekonferencje robimy z dala od naszego miejsca pracy, by nie przeszkadzać innym. Idziemy wtedy do salki telekonferencyjnej lub siadamy w akustycznie przyjaznym miejscu.
• Jeśli organizujemy spotkanie w godzinach 10:30 – 12:00 to znaczy, że wymaga ono od uczestników nadzwyczajnego poziomu energii.

Podsumowanie

Każdy z nas ma w ciągu dnia swoje góry i doliny stanu siły życiowej. Ta świadomość pomaga nam lepiej planować i unikać wypalenia oraz kryzysów motywacji. Niektórzy ludzie są zdumieni, ile potrafią osiągnąć dzięki takiemu dopasowaniu, które wymaga czasami jedynie zamiany kolejności, w jakiej zabieramy się za wykonywanie zadań.

Dopasowanie to w kontekście grupy nabiera zupełnie innej dynamiki i często wymaga szczerej i otwartej rozmowy i ustalenia kilku zasad. Ci, którzy jednak to zrobili, zauważyli ogromną zmianę.

Gorąco zachęcam, aby przyjrzeć się przebiegowi swojego poziomu energii i porozmawiać o tym w swoich zespołach. Wypracowanie kilku prostych reguł może znacząco wpłynąć na wzrost efektywności i wydajności w pracy.

Zapraszam również do skróconej wersji tego artykułu w formie wideo: