Inbox Zero – nawyk mistrzów efektywnej pracy

Inbox zero – po co mi to?

W tym artykule chcę zawrzeć wszystkie informacje niezbędne, żeby zrozumieć, czym jest Inbox Zero i jak stosować tę technikę w praktyce oraz dlaczego przynosi ona tak dobre efekty.

Zarządzanie swoją skrzynką e-mailową może być nie lada koszmarem. Otwierasz program pocztowy i widzisz natłok wiadomości i chaos. Czasem zdarza się, że przegapisz ważną informację albo nie możesz znaleźć czegoś, co akurat jest bardzo istotne. Gdy wychodzisz z pracy, odczuwasz lekki niepokój, czy na pewno wszystkie wątki z poczty zostały obsłużone. Może czai się tam coś jeszcze, co Ci umknęło?

Może nawet masz za sobą stosowanie różnych systemów – flag, oznaczeń, folderów? Problem dla wielu ludzi jest jednak taki, że gdy maili robi się naprawdę dużo, te rozbudowane systemy przestają zdawać egzamin – dokładnie wtedy, kiedy powinny zapewniać największy porządek i spokój!

A może za Tobą, lub przed Tobą, awans i nagle okazuje się, że codziennie dostajesz pięciokrotnie więcej wiadomości niż wcześniej! Siedzisz wtedy nerwowo z komórką w domu i szperasz w poczcie, nie mogąc się skoncentrować na rodzinie lub odpoczynku.

W radzeniu sobie z takimi sytuacjami na pewno pomoże wdrożenie dość prostej techniki – Inbox Zero. To najwyżej oceniany nawyk zarządzania pocztą, którego uczyłem na swoich szkoleniach.

Inbox zero – esencja

W dużym skrócie, zasada Inbox Zero wraca do korzeni – zaczynasz traktować swoją skrzynkę odbiorczą jak starą, dobrą skrzynkę na listy – przez większość czasu znajduje się w niej naprawdę niewiele. Nie oznacza to jednak, że wszystkim musisz zająć się natychmiast. Chodzi o to, że dość szybko kategoryzujesz wiadomości i dzięki temu łatwo Ci ocenić, co jest najważniejsze.

Po zastosowaniu Inbox Zero, Twoja skrzynka e-mailowa może wyglądać mniej więcej tak:

Inbox Zero to tak naprawdę nawyk bardzo szybkiej kategoryzacji. Jego wytworzenie zajmuje chwilę czasu, ale raz wypracowany będzie Ci się zwracał do końca życia.

Dwa najważniejsze pytania, które zadajemy sobie odruchowo, przeglądając zawartość naszej skrzynki pocztowej, to:

1. Czy to się kiedykolwiek przyda?
2. Czy muszę coś z tym robić?

Jeśli dana wiadomość nigdy Ci się nie przyda – po prostu ją kasujesz.
Jeśli zaś nic nie musisz robić z tym e-mailem, to przenosisz go ze swojej skrzynki odbiorczej w inne miejsce.

Dzięki temu, kiedy otworzysz swoją skrzynkę, widzisz tylko nowe, nieprzeczytane wiadomości oraz wiadomości, które wymagają Twojej akcji – żeby je przeczytać, żeby na nie odpowiedzieć lub zareagować jeszcze inaczej. W ten sposób Twoja skrzynka odbiorcza stała się swego rodzaju listą zadań do zrobienia.

Jak to działa w praktyce?

Dobra wiadomość jest taka, że Inbox Zero da się zastosować praktycznie w każdym programie pocztowym, niezależnie od jego wieku i poziomu zaawansowania.

Najprostsza możliwa implementacja Inbox Zero polega na założeniu specjalnego folderu „Gotowe”, „Zrobione” lub podobnego. Można w takiej nazwie na początku umieścić jakiś znak specjalny (np. „@”) i wtedy program pocztowy wyświetli ten folder na szczycie listy – to przydaje się, gdy masz ich naprawdę dużo i łatwo się zgubić.

Następnie wszystkie wiadomości, które są obecne w skrzynce odbiorczej i nie wymagają żadnego działania, przenosimy do tego folderu. Dzięki temu w „Odebranych” zostanie nam zwykle kilka do kilkunastu wiadomości – to te, które wymagają wczytania się w nie, czy odpisania. W ten sposób łatwo zobaczyć wszystkie wiadomości wymagające akcji i przez to dużo prościej dbać o priorytety.

Niektóre programy udostępniają również opcję archiwizacji i mają do tego specjalny guzik (taką funkcjonalność ma m.in. Gmail oraz program Mail na Macu). Archiwizacja oznacza, że e-mail dalej jest obecny w naszej skrzynce, możemy go wyszukać, ale zostanie przeniesiony w inne miejsce, by nie zaciemniał widoku.

Tak to wygląda w praktyce w programie Gmail, używając guzika „archiwizuj”:

A tak wygląda to w programie Apple Mail, gdy nie korzystam z wbudowanej opcji „archiwizuj”, ale z folderu „Gotowe”.

Zalety Inbox Zero

Ludzie, którzy zaczęli stosować Inbox Zero, mówią zwykle o kilku ogromnych zaletach:

• Czują dużo większy spokój
  Kiedy otwierają i zamykają program pocztowy, dokładnie wiedzą ile mają otwartych wątków. Wszystko, co wymaga działania, jest przed ich oczyma. Nie ma niepokoju, że „coś tam jeszcze może się czai, o czym nie pamiętam”.
• Dużo łatwiej jest ustalać priorytety
  Kiedy widzę WSZYSTKIE wiadomości, na które muszę zareagować, w tym samym miejscu, ich liczba rzadko przekracza 20-30 i mogę je ogarnąć jednym spojrzeniem. Dzięki temu bardzo łatwo jest wybrać kolejną wiadomość o najwyższym priorytecie. Stosując tę technikę, zabieramy się za to, co najważniejsze, a nie to, co najłatwiejsze lub najnowsze.
• System jest bardzo prosty i łatwy do nauczenia
  Tak naprawdę Inbox Zero polega na odsiewaniu wiadomości, które nie wymagają akcji, poza skrzynkę odbiorczą. To jest bardzo prosty nawyk, który stosunkowo łatwo wytworzyć. Wystarczy jedna krótka sesja, by zacząć i kilka minut praktyki codziennie, by nawyk na stałe się przyjął. Dodatkowa zaleta jest taka, że gdy pracy robi się naprawdę dużo, trzymamy się prostych i efektywnych technik, a nie skomplikowanych i rozbudowanych systemów.
• Natychmiast przynosi rezultaty
  To nie jest technika z cyklu „zacznij stosować dzisiaj, a za miesiąc zobaczysz efekty”. To technika, dzięki której zobaczysz, że 15 minut wystarczy, żeby zaprowadzić znaczący porządek w swojej skrzynce.
• Super sprawdza się przy dostępie z telefonu, tabletu i komputera
  Jeśli wyczyścimy skrzynkę przy pomocy Inbox Zero na komputerze, po otwarciu klienta poczty na telefonie, w „Odebranych” znajdą się najważniejsze wiadomości, wymagające działania. Nie trzeba w nic klikać, nigdzie przechodzić – to, co najważniejsze, jest na głównym ekranie programu.

Najważniejsze zarzuty do Inbox Zero

Nie wszystkim Inbox Zero pasuje. Niektórzy po prostu nie lubią tej techniki lub mówią, że „u nich się nie sprawdza”. Nigdy w życiu nie namawiaj takich osób do spróbowania lub korzystania z niej, nawet jeśli to Twoi podwładni.

Najważniejsze w każdym systemie zarządzania pocztą jest to, żeby działał i dawał maksimum efektu, przy minimalnym nakładzie czasu. Jeśli więc ktoś ma swój, działający system, który wdrożył w postaci trwałych nawyków – Inbox Zero może być dla takiej osoby krokiem wstecz.

Jeśli słyszę krytykę Inbox Zero, to najczęściej pojawiającymi się argumentami są:

• Mam swój system, który działa. Po co mi to?
  Żeby sprawdzić, czy system jest naprawdę dobry, wystarczy zobaczyć, co stosuje dana osoba, gdy wraca z urlopu lub gdy zostanie dosłownie „przysypana pocztą”. Jeśli nadal korzysta ze swojej metody i jest efektywna – to znaczy, że system spełnia swoje cele i o to chodzi. Pamiętajmy, że efektywność różnych technik najlepiej możemy ocenić w kryzysowych momentach, a nie wtedy, kiedy wszystko jest pod kontrolą.
• Wolę flagi lub „gwiazdki” niż takie sztuczne przenoszenie wiadomości.
  Są osoby, które, gdy widzą setki wiadomości i wśród nich kilka oznaczonych gwiazdkami lub flagami – nie czują niepokoju. Zauważyłem, że jest ich zdecydowana mniejszość! Nie ma jednak potrzeby przekonywania nikogo na siłę. Osoby, które stosują Inbox Zero, zazwyczaj bardzo chwalą sobie to, że wreszcie widzą wszystko, co jest do zrobienia, na jednym ekranie, szczególnie gdy używają dostępu do skrzynki z komputera i telefonu.
• Ale przecież przeniesienie każdej wiadomości zajmuje cenny czas!
  To prawda! Każde przeniesienie do folderu „Gotowe” wymaga 2-3 sekund. Podobnie kliknięcie w guzik „Archiwizuj”. Otrzymując 100 maili dziennie, inwestujesz więc kilka minut na porządkowanie poczty. Ta technika rzeczywiście nie jest za darmo. Uważam jednak, że jest najtańszą metodą trzymania trwałego porządku.
• Przez chwilę stosowałem, ale nie przyjęła się
  Jak z każdym nawykiem – musimy poświęcić kilka tygodni, żeby coś przyjęło się w naszym życiu na stałe – małymi krokami, a regularnie. Dużo skuteczniej (żeby nie powiedzieć – jedyny efektywny sposób wytworzenia nawyku) jest poświęcić przez miesiąc codziennie 5 minut na czyszczenie skrzynki, niż zrobić to na raz w dwie godziny!

Jak posprzątać 100.000 e-maili w 2h i już na zawsze mieć porządek

Zróbmy teraz proste przeliczenie: załóżmy, że masz 100.000 e-maili w swojej skrzynce odbiorczej oraz otrzymujesz 100 wiadomości codziennie. Jak szybko możesz wdrożyć Inbox Zero?

Dla większości osób wśród wiadomości starszych niż miesiąc nie będzie żadnej lub pojedyncze wiadomości wymagające akcji. One i tak musiały zostać w jakiś sposób oznaczone, ponieważ od tamtego czasu przyszło ponad 3.000 nowych! Wszystkie (lub wszystkie z wyłączeniem tych oznaczonych!) wiadomości archiwizujemy lub przenosimy do folderu „Gotowe”.

Po tym kroku zostało nam w skrzynce odbiorczej około 3.000 wiadomości (100 maili dziennie x 30 dni). Niektóre z nich dotyczą tego samego tematu – włączamy więc grupowanie wiadomości według wątków (Gmail, czy Apple Mail robią to automatycznie, w Microsoft Outlook, trzeba tę opcję włączyć ręcznie). Zakładając średnio 3 wiadomości na temat, widzimy w naszym programie 1.000 wątków mailowych z ostatniego miesiąca.

Idziemy teraz od góry, wątek po wątku i w ciągu 5 sekund decydujemy: czy muszę coś robić z tym łańcuchem maili? (wczytać się, odpowiedzieć, zareagować). Jeśli tak – zostawiam tę wiadomość i idę dalej. Jeśli nie – archiwizuję lub przenoszę do innego folderu. Poświęcając na ten proces 2 godziny, czyszczę swoją skrzynkę do „wirtualnego zera” – zostają tylko te wiadomości, które naprawdę wymagają mojego działania.

Wystarczy teraz, że raz lub dwa razy dziennie wykonasz ten sam proces, tylko na dużo mniejszym zbiorze – maksymalnie kilkudziesięciu wiadomości i po miesiącu zaczniesz zauważać, jak bardzo ta czynność staje się odruchowa.

Inbox Zero – uważaj!

Muszę tutaj przestrzec przed jedną rzeczą, którą notorycznie widzę w firmach. Czasami ludzie wdrażają technikę taką jak Inbox Zero, żeby poradzić sobie z zalewem wiadomości e-mail. Problemem tutaj jednak nie jest, jak poradzić sobie z tym natłokiem, ale jak wybudować tamę i zatrzymać ten napływ u źródła!

W firmach, gdzie panuje kryzys zaufania, „wszyscy dodają wszystkich” w polu „Kopia do” (CC) i dzięki temu nawet pracownik, który nie jest menedżerem, potrafi otrzymywać kilkadziesiąt wiadomości dziennie. Często niewielki procent wiadomości, która trafia do takiej osoby, faktycznie jej dotyczy, a jeszcze mniej wymaga  realnego zaangażowania. Często takie maile nazywane są „dupochronami”.

Żadne Inbox Zero nie pomoże niestety w takiej bolączce – to przyklejanie plastra na ropiejącą ranę.

Jeśli więc ktoś radzi Ci zastosowanie tej techniki na kłopot z e-mailami, zadaj sobie pytanie, czy problem nie leży w tym, że po prostu przychodzi ich za dużo!

Podsumowanie

Inbox Zero to prosta, skuteczna metoda organizowania poczty e-mail. Bardzo ją lubię!
Efekty widać praktycznie od razu, nie wymaga stosowania specjalnego oprogramowania, a wprowadza porządek i większy spokój. Dzięki Inbox Zero ludzie lepiej trzymają się priorytetów i skuteczniej opanowują swoją skrzynkę po urlopach. Bardzo szybko przeradza się w nawyk i zostaje na lata.

Trzeba uczciwie powiedzieć, że jej wprowadzenie będzie wymagało trochę czasu i energii – szczególnie do czasu, aż nie wytworzy się nawyk. Jest to jednak inwestycja kilku minut dziennie, która moim zdaniem (i wielu ludzi stosujących tę technikę) zwraca się z nawiązką.

Jeśli stosujesz Inbox Zero, napisz proszę w komentarzu, jakie masz z nią doświadczenia oraz co można powiedzieć osobom, które jej nie stosują, żeby spróbowały! 🙂

Zdjęcie w nagłówku: Samuel Zeller – Unsplash