Inbox Zero – nawyk mistrzów efektywnej pracy

Inbox zero – po co mi to?

W tym artykule chcę zawrzeć wszystkie informacje niezbędne, żeby zrozumieć, czym jest Inbox Zero i jak stosować tę technikę w praktyce oraz dlaczego przynosi ona tak dobre efekty.

Zarządzanie swoją skrzynką e-mailową może być nie lada koszmarem. Otwierasz program pocztowy i widzisz natłok wiadomości i chaos. Czasem zdarza się, że przegapisz ważną informację albo nie możesz znaleźć czegoś, co akurat jest bardzo istotne. Gdy wychodzisz z pracy, odczuwasz lekki niepokój, czy na pewno wszystkie wątki z poczty zostały obsłużone. Może czai się tam coś jeszcze, co Ci umknęło?

Może nawet masz za sobą stosowanie różnych systemów – flag, oznaczeń, folderów? Problem dla wielu ludzi jest jednak taki, że gdy maili robi się naprawdę dużo, te rozbudowane systemy przestają zdawać egzamin – dokładnie wtedy, kiedy powinny zapewniać największy porządek i spokój!

A może za Tobą lub przed Tobą awans i nagle okazuje się, że codziennie dostajesz pięciokrotnie więcej wiadomości niż wcześniej! Siedzisz wtedy nerwowo z komórką w domu i szperasz w poczcie, nie mogąc się skoncentrować na rodzinie lub odpoczynku.

W radzeniu sobie z takimi sytuacjami, na pewno pomoże wdrożenie dość prostej techniki – Inbox Zero. To najwyżej oceniany nawyk zarządzania pocztą, którego uczyłem na swoich szkoleniach.

 

Inbox zero – esencja

W dużym skrócie, zasada Inbox Zero wraca do korzeni – zaczynasz traktować swoją skrzynkę odbiorczą jak starą, dobrą skrzynkę na listy – przez większość czasu znajduje się w niej naprawdę niewiele. Nie oznacza to, że wszystkim zajmujesz się natychmiast, natomiast dość szybko kategoryzujesz wiadomości i dzięki temu, wiesz co jest najważniejsze.

Po zastosowaniu Inbox Zero, Twoja skrzynka e-mailowa może wyglądać mniej więcej tak:

inbox zero - gmail
3 maile w prywatnej skrzynce odbiorczej na GMailu. Dość pusto, prawda? 🙂

 

inbox zero - apple mail
W poczcie służbowej 2 maile – można się odprężyć!

 

Inbox Zero to tak naprawdę nawyk bardzo szybkiej kategoryzacji. Jego wytworzenie zajmuje chwilę czasu, ale raz wypracowany będzie Ci się zwracał do końca życia.

Dwa najważniejsze pytania, które zadajemy sobie odruchowo przeglądając zawartość naszej skrzynki pocztowej, to:

  1. Czy to się kiedykolwiek przyda?
  2. Czy muszę coś z tym robić?

Jeśli dana wiadomość nigdy Ci się nie przyda – po prostu ją kasujesz.
Jeśli zaś nic nie musisz robić z tym e-mailem, to przenosisz go ze swojej skrzynki odbiorczej w inne miejsce.

Dzięki temu, kiedy otworzysz swoją skrzynkę, widzisz tylko nowe, nieprzeczytane wiadomości oraz wiadomości, które wymagają Twojej akcji – żeby je przeczytać lub żeby na nie odpowiedzieć lub zareagować w inny sposób. W ten sposób Twoja skrzynka odbiorcza stała się swego rodzaju listą zadań do zrobienia.

 

Jak to działa w praktyce?

Dobra wiadomość jest taka, że Inbox Zero da się zastosować praktycznie w każdym programie pocztowym, niezależnie od jego wieku i poziomu zaawansowania.

Najprostsza możliwa implementacja Inbox Zero polega na założeniu specjalnego folderu o nazwie „Gotowe”, „Zrobione” lub podobnej. Można w nazwie takiego folderu na początku umieścić jakiś znak specjalny (np. „@”) i wtedy program pocztowy wyświetli go na szczycie listy folderów – to przydaje się, gdy masz ich naprawdę dużo i łatwo się zgubić.

Następnie wszystkie wiadomości, które są obecne w skrzynce odbiorczej i nie wymagają żadnego działania, przenosimy do tego folderu. Dzięki temu, w głównej skrzynce odbiorczej zostanie nam zwykle kilka do kilkunastu wiadomości – to te, które wymagają wczytania się w nie, odpisania na nie. Łatwo zobaczyć wszystkie wiadomości wymagające akcji i dzięki temu dużo łatwiej dbać o priorytety.

Niektóre programy udostępniają również opcję archiwizacji i mają do tego specjalny guzik (taką funkcjonalność ma m.in. GMail oraz program Mail na Macu). Archiwizacja oznacza, że e-mail dalej jest obecny w naszej skrzynce, możemy go wyszukać, ale zostanie przeniesiony w inne miejsce, by nie zaciemniał widoku.

inbox zero - gmail archiwizuj

 

Tak to wygląda w praktyce w programie GMail, używając guzika „archiwizuj”:

inbox zero - gmail archiwizacja
W parę minut w GMailu schodzę z 18 maili do 3. Te trzy pozostałe wymagają wczytania i odpowiedzi – na później.

 

A tak wygląda to w programie Apple Mail, gdy nie korzystam z wbudowanej opcji „archiwizuj”, ale z folderu „Gotowe”.

inbox zero - archiwizacja apple mail
Ograniczam ilość maili w Apple Mail z kilkunastu do 2. Te dwa wymagają dłuższego działania – zostawiam na później. Tutaj stosuję folder „Gotowe”

 

Zalety Inbox Zero

Ludzie, którzy zaczęli stosować Inbox Zero mówią zwykle o paru ogromnych zaletach:

  • Czują dużo większy spokój
    Kiedy otwierają i zamykają program pocztowy, dokładnie wiedzą ile mają otwartych wątków. Wszystko, co wymaga działania, jest przed ich oczyma. Nie ma niepokoju, że „coś tam jeszcze może się czai, o czym nie pamiętam”.
  • Dużo łatwiej jest ustalać priorytety
    Kiedy widzę WSZYSTKIE wiadomości na które muszę zareagować w jednym miejscu, ich liczba rzadko przekracza 20-30 i mogę je ogarnąć jednym spojrzeniem. Dzięki temu bardzo łatwo jest wybrać kolejną wiadomość o najwyższym priorytecie. Stosując tę technikę zabieramy się za to, co najważniejsze, a nie to, co najłatwiejsze lub najnowsze.
  • System jest bardzo prosty i łatwy do nauczenia
    Tak naprawdę Inbox Zero polega na odsiewaniu wiadomości, które nie wymagają akcji, poza skrzynkę odbiorczą. To jest bardzo prosty nawyk, który stosunkowo łatwo wytworzyć. Wystarczy jedna krótka sesja, by zacząć i parę minut praktyki codziennie, by nawyk na stałe się przyjął. Dodatkowa zaleta jest taka, że gdy pracy robi się naprawdę dużo, trzymamy się prostych i efektywnych technik, a nie skomplikowanych i rozbudowanych systemów.
  • Natychmiast przynosi rezultaty
    To nie jest technika z cyklu „zacznij stosować dzisiaj, a za miesiąc zobaczysz efekty”. To technika, dzięki której zobaczysz, że 15 minut wystarczy, żeby zaprowadzić znaczący porządek w swojej skrzynce.
  • Super sprawdza się przy dostępie z telefonu, tabletu i komputera
    Jeśli wyczyścimy skrzynkę przy pomocy Inbox Zero na komputerze, po otwarciu skrzynki na telefonie, w głównej skrzynce odbiorczej znajdą się najważniejsze wiadomości, wymagające działania. Nie trzeba w nic klikać, nigdzie przechodzić – to, co najważniejsze jest na głównym ekranie programu.

Najważniejsze zarzuty do Inbox Zero

Nie wszystkim Inbox Zero pasuje. Niektórzy po prostu nie lubią tej techniki lub mówią, że „u nich się nie sprawdza”. Nigdy w życiu nie namawiaj takich osób do spróbowania lub korzystania z niej, nawet jeśli to Twoi podwładni.

Najważniejsze w każdym systemie zarządzania pocztą jest to, żeby działał i dawał maksimum efektu, przy minimalnym nakładzie czasu. Jeśli więc ktoś ma swój, działający system, który wdrożył w postaci trwałych nawyków – Inbox Zero może być dla takiej osoby krokiem wstecz.

Jeśli słyszę krytykę Inbox Zero to najczęściej pojawia się:

  • Mam swój system, który działa. Po co mi to?
    Żeby zobaczyć, czy system jest naprawdę dobry, wystarczy zobaczyć, co stosuje dana osoba, gdy wraca z urlopu lub gdy zostanie dosłownie „przysypana pocztą”. Jeśli dalej stosuje swój system i jest efektywna – to znaczy, że system spełnia swoje cele i o to chodzi. Pamiętajmy, że efektywność różnych technik możemy ocenić najbardziej w kryzysowych momentach, a nie wtedy, kiedy wszystko jest pod kontrolą.
  • Wolę flagi lub „gwiazdki” niż takie sztuczne przenoszenie wiadomości.
    Są osoby, które gdy widzą setki wiadomości i wśród nich parę oznaczonych gwiazdkami lub flagami – nie czują niepokoju. Zauważyłem, że jest ich zdecydowana mniejszość! Nie ma jednak potrzeby przekonywania nikogo na siłę. Osoby, które stosują Inbox Zero zazwyczaj bardzo chwalą sobie to, że wreszcie widzą wszystko, co jest do zrobienia na jednym ekranie, szczególnie gdy używają dostępu do skrzynki z komputera i telefonu.
  • Ale przecież przeniesienie każdej wiadomości zajmuje cenny czas!
    To prawda! Każde przeniesienie do folderu „Gotowe” wymaga 2-3 sekund. Podobnie kliknięcie w guzik „Archiwizuj”. Otrzymując 100 maili dziennie inwestujesz więc parę minut dziennie na porządkowanie e-maili. Ta technika naprawdę nie jest za darmo. Uważam jednak, że jest najtańszą metodą trzymania trwałego porządku.
  • Przez chwilę stosowałem, ale nie przyjęła się
    Jak z każdym nawykiem – musimy poświęcić parę tygodni, żeby coś przyjęło się w naszym życiu na stałe. Lepiej małymi krokami, a regularnie. Dużo lepiej jest poświęcić przez miesiąc codziennie 5 minut na czyszczenie skrzynki, niż zrobić to na raz w dwie godziny!

 

Jak posprzątać 100.000 e-maili w 2h i już na zawsze mieć porządek

Zróbmy teraz proste przeliczenie: załóżmy, że masz 100.000 e-maili w swojej skrzynce odbiorczej oraz otrzymujesz 100 wiadomości codziennie. Jak szybko możesz wdrożyć Inbox Zero?

Dla większości osób wśród wiadomości starszych niż miesiąc nie będzie żadnej lub pojedyncze wiadomości wymagające akcji. One i tak musiały zostać w jakiś sposób oznaczone, ponieważ od tamtego czasu przyszło ponad 3.000 nowych! Wszystkie (lub wszystkie z wyłączeniem tych oznaczonych!) wiadomości archiwizujemy lub przenosimy do folderu „Gotowe”.

Po tym kroku, zostało nam w skrzynce odbiorczej około 3.000 wiadomości (100 maili dziennie x 30 dni). Niektóre z tych wiadomości dotyczą tego samego wątku – włączamy więc grupowanie wiadomości według wątków (GMail, czy Apple Mail robią to automatycznie, w Microsoft Outlook, trzeba tę opcję włączyć ręcznie). Zakładając średnio 3 wiadomości na wątek, widzimy w naszym programie 1.000 wątków mailowych z ostatniego miesiąca.

Idziemy teraz od góry, wątek po wątku i w ciągu 5 sekund decydujemy: czy muszę coś robić z tym wątkiem? (wczytać się, odpowiedzieć, zareagować). Jeśli tak – zostawiam tę wiadomość i idę dalej. Jeśli nie – archiwizuję lub przenoszę do innego folderu. Poświęcając na ten proces 2 godziny, czyszczę swoją skrzynkę do „wirtualnego zera” – zostają tylko te wątki, które naprawdę wymagają mojego działania.

Wystarczy teraz, że codziennie raz lub dwa razy dziennie wykonasz ten sam proces, tylko na dużo mniejszym zbiorze – maksymalnie kilkudziesięciu wiadomości i po miesiącu zaczniesz zauważać, jak bardzo ta czynność staje się odruchowa.

 

Inbox Zero – uważaj!

Muszę tutaj przestrzec przed jedną rzeczą, którą notorycznie widzę w firmach. Czasami ludzie wdrażają technikę taką jak Inbox Zero, żeby poradzić sobie z zalewem wiadomości e-mail. Problemem tutaj jednak nie jest, jak poradzić sobie z tym natłokiem, ale jak wybudować tamę i zatrzymać ten napływ u źródła!

W firmach, gdzie panuje kryzys zaufania, „wszyscy dodają wszystkich” w polu „Kopia do” (CC) i dzięki temu nawet pracownik, który nie jest menedżerem potrafi otrzymywać parędziesiąt wiadomości dziennie. Często niewielki procent wiadomości, która trafia do takiej osoby, realnie jej dotyczy, a jeszcze mniej wymaga  realnego zaangażowania. Często takie maile nazywane są „dupochronami”.

Żadne Inbox Zero nie pomoże niestety w takim problemie – to przyklejanie plastra na ropiejącą ranę.

Jeśli więc ktoś radzi Ci zastosowanie tej techniki na problem z e-mailami, zadaj sobie pytanie, czy problem nie jest w tym, że po prostu przychodzi ich za dużo!

 

Podsumowanie

Inbox Zero to prosta, skuteczna metoda organizowania poczty e-mail. Bardzo ją lubię!
Efekty widać praktycznie od razu, nie wymaga stosowania specjalnego oprogramowania, a wprowadza porządek i większy spokój. Dzięki Inbox Zero ludzie lepiej trzymają się priorytetów, szybciej opanowują swoją skrzynkę po urlopach. Bardzo szybko przeradza się w nawyk i zostaje na lata.

Trzeba uczciwie powiedzieć, że jej wprowadzenie będzie wymagało trochę czasu i energii – szczególnie do czasu, aż nie wytworzy się nawyk. Jest to jednak inwestycja paru minut dziennie, która moim zdaniem (i wielu ludzi stosujących tę technikę) zwraca się z nawiązką.

Jeśli stosujesz Inbox Zero, napisz proszę w komentarzu jakie masz z nią doświadczenia oraz co można powiedzieć osobom, które jej nie stosują, żeby spróbowały! 🙂

 

 

Zdjęcie w nagłówku: Samuel Zeller – Unsplash

(Visited 1 477 times, 1 visits today)

Komentarze (8)

  1. Piotrek,
    Nie wspomniałeś jeszcze o jednej ważnej właściwości Inbox Zero.
    Zbierasz się do wyjścia z pracy, patrzysz na pocztę – pusto. Wszystko załatwione. To naprawdę daje satysfakcję i pozwala komfortowo przełączyć się w tryb „po pracy”.
    Stosuję tę metodę już kilka lat – jest to chyba jedyne, co zostało mi po próbie wdrożenia GTD.

    • O wow, chętnie bym posłuchał o Twoim wdrożeniu GTD i wrażeniach 🙂

      Chciałem napisać o tym w zaletach Inbox Zero:
      „Czują dużo większy spokój
      Kiedy otwierają i zamykają program pocztowy, dokładnie wiedzą ile mają otwartych wątków. Wszystko, co wymaga działania, jest przed ich oczyma. Nie ma niepokoju, że „coś tam jeszcze może się czai, o czym nie pamiętam”.”

      Obraz z wychodzeniem z pracy chyba jednak bardziej konkretny 🙂
      Pozdrowienia!

  2. Wow! Bardzo profesjonalnie i szczegółowo omówiony temat. I fajnie, że dodałeś gify – niejednemu pomogą. 🙂
    Z własnego doświadczenia mogę tylko dodać, że kategoryzowanie można przyspieszyć poprzez stworzenie reguł. Np mail o tytule rozpoczynającym się od xyz lub taki gdzie jesteśmy tylko na kopi (cc) mają być automatycznie przesyłany do konkretnego katalogu. To pomaga wstępnie odsiać newslettery, firmową komunikację itp.

    Pozdrawiam,
    Dawid

  3. Piotrek,
    fajnie, że wspomniałeś nie tylko zalety i korzyści stosowania Inbox Zero, ale też zarzuty, jakie wobec tej metody się stawia. Ja co prawda jestem fanem tej metody i w sumie nie wyobrażam dziś sobie inaczej zarządzać swoją skrzynką, ale wiem, ze nie wszystkim ta metoda przypadnie do gustu.
    No i gratuluję esencjonalnego artykułu! Uczę się od Ciebie, jak prosto i konkretnie przekazywać sedno przekazu 🙂

  4. Ostatnio mam takie prywatne postanowienie ze będę mówił innym jak coś mnie porusza lub mi sie podoba. Po to zeby świadomie widzieć dobro i dzielić się z innymi 🙂
    Co do bloga – dzięki:)

Dodaj komentarz

Masz jeszcze jakieś pytania?

Po prostu napisz do mnie. Odpowiadam na wszystkie maile.

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków