Technika Pomodoro, czyli jak odzyskać 100% koncentrację

Technika Pomodoro

Współpracując kiedyś z jednym menedżerem, który zauważył ogromne efekty stosowania techniki Pomodoro, poprosiłem go, żeby dokładnie opisał, jak wyglądało jego działanie przed rozpoczęciem jej stosowania. Prezentowało się to mniej więcej tak:

Odpisuję na jednego e-maila. Piszę parę zdań i potrzebuję teraz  załącznik, który otrzymałem w innym mailu. Przełączam się na widok skrzynki i widzę, że w międzyczasie przyszły dwie nowe wiadomości. Zerkam na jedną i drugą – nic pilnego. Zapomniałem, co właśnie robiłem. Wracam więc do maila, którego pisałem i przypominam sobie, że miałem poszukać załącznika. Wracam jeszcze raz do głównego widoku skrzynki i […]

Czy to brzmi dla Ciebie znajomo? Ciągłe rozproszenia, robienie wielu rzeczy naraz, częste zmiany kontekstu nie tylko kosztują nas utratę produktywności, ale też niszczą całkowicie poczucie satysfakcji z pracy. Na pomoc ludziom, którzy utknęli w takiej sytuacji, przychodzi technika zwana „Pomodoro”, od kuchennego timera w kształcie pomidora, którego stosowanie w tej metodzie pierwszy zaproponował Włoch Francesco Cirillo.

 

Czym jest Pomodoro?

Gdy ludzie czytają o technice Pomodoro, dziwią się, że jest aż tak prosta i przez to wydaje się niektórym mało wiarygodna!

W dużym uproszczeniu chodzi o:

  1. Stworzenie przejrzystej listy zadań do wykonania w najbliższym czasie,
    np.: odpiszę Krzyśkowi, zrobię listę zakupów, posprzątam biurko, odkurzę pokój.
  2. Ustawienie czasomierza tak, by zadzwonił po 25 minutach.
    Może to być budzik, timer kuchenny lub specjalna aplikacja.
  3. Wyłączenie wszelkich rozproszeń i praca nad zadaniami z listy.
    Jeśli pojawia się nowy pomysł lub dowolne rozproszenie, zapisujemy to, by nie zapomnieć i jak najszybciej wracamy do działania.
  4. Gdy zadzwoni budzik, kończymy pracę i robimy 5 minut przerwy.
    Dobrze, gdy wymaga ona fizycznego ruchu.
  5. Po tych 5 minutach możemy zrobić kolejne „Pomodoro”, czyli 25 minut skupienia, ale po czterech Pomodoro z rzędu trzeba zrobić dłuższą przerwę.

W skrócie: ustalamy plan, ograniczamy czas, ruszamy do działania i wyłączamy rozproszenia, na koniec przerwa.

Niektórzy stosują kilka takich 25 minutowych „sesji Pomodoro” w ciągu dnia, a innym wystarcza dosłownie jedna.

Jak w praktyce wygląda stosowanie Pomodoro?

Powstało mnóstwo aplikacji wspierających tę technikę – znajdziemy je na dowolne urządzenie i system operacyjny oraz wersję „w przeglądarce” (najprostsza, którą znam, to czasonline.pl/pomodoro). Znajdziemy też kuchenne czasomierze w kształcie pomidora, które mają wyróżniony specjalnie czas 25 minut.

Narzędzia są tutaj jednak kwestią absolutnie drugorzędną – aby spróbować pierwszego Pomodoro, lista zadań może powstać na kartce, jako czasomierz może nam posłużyć nasz budzik lub wspomniany czasonline.pl/pomodoro, najważniejsze jednak będzie skupienie na działaniu oraz szybka i zdecydowana reakcja na pojawiające się rozproszenia.

Jeśli opisana technika nie była Ci znana, może skusisz się właśnie na swoje pierwsze Pomodoro i dopiero po nim będziesz kontynuować czytanie?

Po pierwsze i najprostsze – trzeba wypisać, co konkretnie masz do zrobienia, żeby już później o tym nie myśleć. To może być jedna duża rzecz (np. pisanie artykułu w moim przypadku) lub kilka krótszych zadań (np. wspomniane odpisywanie na maile, sprzątanie biurka, czy tworzenie listy zakupów). Po drugie nastawiasz budzik na 25 minut i ruszasz do działania, biorąc się za pierwsze zadanie z listy. To zazwyczaj również nie sprawia kłopotu.

Zdecydowana większość problemów z Pomodoro to właśnie reakcja na rozproszenia. Po kilku minutach działania może przyjść SMS (nie czytasz?), dzwoni nam telefon (nie odbierasz?), w pracy przychodzi ktoś z nami porozmawiać (powiesz, żeby sobie poszedł?), odpisując na e-mail, widzisz, że przyszedł jakiś nowy (spróbujesz wytrzymać i go nie przeczytać?), komórka brzęczy o nowym powiadomieniu (spróbujesz wytrzymać i nie zajrzeć?), w Twojej głowie pojawia się nowy super pomysł (nie otworzysz przeglądarki i nie zaczniesz szukać informacji?).

Jeśli chce się z powodzeniem używać tej techniki lub jakiejś jej pochodnej, z tym tematem trzeba się rozprawić na samym początku, a później cierpliwie i systematycznie go usprawniać. Spora grupa ludzi, która zaczyna stosować Pomodoro i widzi jego efekty albo odinstalowuje część aplikacji ze swojego telefonu, aby uniknąć  zalewu powiadomień, albo wycisza urządzenie na czas sesji Pomodoro. W biurach ludzie umawiają się, że w określonych godzinach albo przy obecności określonych przedmiotów nie będą sobie nawzajem przerywać pracy.

Ewolucja używania Pomodoro

Większość ludzi, z którymi rozmawiałem na temat stosowania techniki Pomodoro w praktyce, przyznało w uczciwej rozmowie, że jej próbowali i że im „nie wyszło”. Gdy stosuje się ją w „kanonicznej” formie, można to robić w całości albo wcale. Ludzie siadają więc do działania z listą i timerem nastawionym na 25 minut, widzą ogromne efekty, ale nie umiejąc poradzić sobie z rozproszeniami, po kilku sesjach Pomodoro najczęściej rezygnują.

Z moich obserwacji wynika, że mamy tutaj dwa główne problemy: po pierwsze ludzie nie widzą obrazu całości, a po drugie nie podjęli zdecydowanych decyzji w sprawie reagowania na rozproszenia.

Technika Pomodoro to jedynie narzędzie, które w szerszym obrazku ma nas nauczyć skupienia na zadaniach, bez odrywania się. Nie dość, że jesteśmy w stanie więcej wtedy zrobić, to jeszcze osiągamy dużo wyższy poziom satysfakcji z wykonywanej pracy. Gdy chodzi więc o dobór narzędzi, czy czasu trwania sesji Pomodoro, trzeba koniecznie zadać sobie pytanie o obraz całości.

Pytanie, czy Pomodoro może trwać godzinę zamiast 25 minut to tak naprawdę pytanie, czy jesteś w stanie pozwolić sobie na nie odbieranie wiadomości przez większość kanałów przez godzinę oraz, czy wytrzymasz fizycznie. Jeśli nie odpiszesz na SMSa, czy nie oddzwonisz w 15, czy 25 minut, to w większości wypadków niewiele się wydarzy. A przez godzinę? To dla wielu ludzi zbyt dużo, ale znam takich, którzy spokojnie mogą sobie pozwolić i na dwie godziny.

Temat reagowania na rozproszenia wymaga radykalnych decyzji. Oczywistym jest, że niektóre okoliczności przerywające nam pracę wymagają naszej natychmiastowej reakcji – trudno wyobrazić sobie, że nie otworzymy drzwi kurierowi, bo akurat mamy sesję Pomodoro! Zdecydowana większość sytuacji poddaje się wszakże naszej woli, trzeba jednak odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań i ustalić pewne zasady ze współpracownikami i z domownikami.

Co w praktyce robią niektórzy ludzie?

  • Odinstalowują facebooka i podobne mu aplikacje z telefonu (unikają zalewu powiadomień, wejdą przez przeglądarkę, gdy będą chcieli; a tu dla przeciwwagi lista darmowych aplikacji na Androida, które polecam, usprawniających pracę).
  • Zamykają program pocztowy lub pracują w trybie „offline” (żeby nie widzieć przychodzących maili i niepotrzebnie się nie rozpraszać).
  • Przełączają wszelkie komunikatory Internetowe w tryb „nie przeszkadzać” (żeby nie „mrugały”, gdy przyjdzie nowa wiadomość).
  • Wyciszają telefon (unikają SMSów i telefonów, odpiszą i oddzwonią, kiedy będą ponownie dostępni).
  • Instalują aplikacje pilnujące limitu czasu spędzanego na niektórych stronach w Internecie np. blogach, portalach z wiadomościami, forach, czy w mediach społecznościowych (żeby poradzić sobie z odruchowym wchodzeniem na nie).
  • Jeśli tylko praca tego nie wymaga, wyłączają dostęp do Internetu w laptopie lub na innym urządzeniu, żeby „nie korciło”.
  • Ustalają w biurze lub z domownikami godziny pracy bez rozproszeń, kiedy to specjalnie minimalizuje się liczbę interakcji i wzajemnego przeszkadzania.

Moim zdaniem Pomodoro ewoluuje razem z człowiekiem i jego aktualną sytuacją. Jeśli fizycznie wytrzymuję 90 minut w skupieniu i lubię to, mogę sobie w tym czasie pozwolić na ignorowanie większości wiadomości SMS, telefonów, powiadomień, czy e-maili oraz przez ten czas nie jest wymagana ścisła współpraca z innym człowiekiem, nie widzę przeszkód, by moja sesja Pomodoro miała 90 minut. W praktyce jednak jest to bardzo rzadkie.

Czego uczy Pomodoro?

Przesłanie tej techniki, które ja wyczytuję, brzmi tak:

Miej jasny plan, ogranicz czas, zabierz się do roboty i usuń z drogi rozproszenia, będziesz zdziwiony, ile uda Ci się osiągnąć!

W trakcie stosowania Pomodoro uczy nas zazwyczaj kilku rzeczy (moja subiektywna lista):

  • Jest absolutnie niewiarygodne, ile człowiek jest w stanie osiągnąć i z jaką satysfakcją, jeśli popracuje choćby pół godziny, nie rozpraszając się!
  • Nie zawsze warto je stosować! Czasem wystarczy dosłownie jedna lub dwie sesje dziennie.
  • Bez dobrego zaplanowania czasu takiej sesji, niewiele uda się zrobić, będzie dużo miotania.
  • Narzędzie do odmierzania czasu jest drugorzędne.
  • Czas sesji można dowolnie wydłużać lub skracać, w zależności od sytuacji.
  • Rozproszenia wymagają radykalnych decyzji i radykalnego działania.
  • Pracując w grupie lub w domu, podczas obecności domowników, żeby to zadziałało, trzeba ustalić pewne zasady, które szanują potrzeby wszystkich.


Jakie efekty przynosi Pomodoro?

Przede wszystkim wspomniana technika pozwala więcej osiągnąć. Czasem jest to naprawdę DUŻO więcej. Pełna koncentracja i jasny plan działają cuda!

Ludzie stosujący Pomodoro stają się często również bardziej zrelaksowani i szczęśliwi. Po pierwsze widzą rezultaty swojej pracy i ich to uspokaja, po drugie praca z pełną koncentracją daje mnóstwo satysfakcji.

Ogromnie ważnym efektem jest również spokojniejsze reagowanie na wszelkie powiadomienia i rozproszenia. Na początku trudno sobie wyobrazić, że niektórych telefonów można nie odebrać lub nie sprawdzić SMSa, czy powiadomienia z facebooka od razu (oj, jak korci!), gdy jednak widzi się efekty pełnego skupienia, staje się to normalne i nie budzi już takich emocji.

Dobrze zastosowane Pomodoro zmienia również całe grupy. Stosowane w grupie Pomodoro uczy, że czas razem jest bardzo ważny i kreatywny, ale każdy potrzebuje chwili pracy samemu, kiedy to może w spokoju w 100% skupić się na swoich obowiązkach.

Podsumowanie

Pomodoro polecam każdemu. Jest to super technika, żeby zacząć przyglądać się własnej produktywności i sposobom, w jakie najczęściej się rozpraszamy, a także coraz umiejętniej planować kolejne pół godziny do godziny.

Gdybym miał komuś polecić bezbolesny start, sugerowałbym zacząć od jednej sesji Pomodoro dziennie, najlepiej o stałej porze, uzgodnionej z domownikami lub współpracownikami. Po sesji warto zapisać krótką notatkę – Jak się czuję? Czy czas był odpowiedni? Co było najtrudniejsze? Które rozproszenia wygenerowały największe straty? Jak mogę sprawić, by następne Pomodoro było lepsze?

Dla wielu ludzi Pomodoro to dobra technika na start – uczy dobrego i mądrego planowania małych odcinków czasu, usuwa rozproszenia i generuje spore poczucie zwycięstwa. Nie warto jednak poprzestawać jedynie na stosowaniu „kanonicznej” wersji, a użyć jej do przyglądania się sobie i swojemu otoczeniu oraz temu, co przynosi największe efekty.

Stosujesz Pomodoro? Podziel się koniecznie w komentarzu jak to u Ciebie działa, jakie narzędzia stosujesz i jakie efekty widzisz!
Nie stosujesz Pomodoro? Napisz koniecznie w komentarzu, co myślisz o tej technice i ewentualnie wrażenia z pierwszej sesji!
Wielkie dzięki!

(Visited 48 000 times, 31 visits today)

Komentarze (20)

  1. Polecam spróbować, a potem dostosować do swoich potrzeb. U mnie sporo rozproszeń generowało samo zadanie które sobie stawiałem. Trzeba napisać kawałek kodu który coś robi, a tu trzeba gdzieś test dopisać, a tu moduł który nie wiadomo jak do końca działa, a tu jakaś zależność się wkrada. Czasami takie drobne rzeczy potrafiły odciągnąć uwagę od głównego zadania. Z pomodoro najbardziej spodobało mi się stawianie jasnego celu który chce osiągnąć w kolejnych 25minutach, a następnie zapisanie sobie na koniec 1-2 zdań podsumowania. Czy udało się to zrobić? Jakie nowe tematy powstały? Itd. Po całym dniu zostaje z tego bardzo fajna lista pokazująca nie tylko postęp w projekcie ale przede wszystkim uzasadnienie dla decyzji projektowych podjętych w trakcie.

  2. Każdemu, kto ma problemy z produktywnością polecam zapoznać się z Pomodoro :).
    Metodę często krytykują zawody kreatywne, bo „w ściśle określonych ramach czasowych ciężko jest pracować”. Ale chciałbym uspokoić, nic takiego nie ma miejsca – kwestia podejścia, jeśli kreatywny pozwala się rozpraszać, to Pomodoro na pewno pomoże.

    Piotr, mam jeszcze pytanie: napisałeś, że dzięki Pomodoro ludzie są bardziej zrelaksowani – masz jakieś badania na ten temat? Ja zrezygnowałem z regularnego używania metody właśnie dlatego, że mocno mnie stresowała 🙂

    Pozdrowienia!

    • Cześć Andrzej!

      Relaks u ludzi stosujących Pomodoro to żadne badania – to moje własne obserwacje. Stres rośnie zazwyczaj, kiedy ludzie wrzucają sobie za dużą presję – a nie do tego służy Pomodoro (moim zdaniem) – to nie jest „naparzaj, bo timer tyka!”. Relaks pojawia się w wyniku dłuższych odcinków pracy bez rozproszeń. Szczególnie menedżerowie mający codziennie urwanie głowy i dziesiątki nieprzewidzianych wątków znacznie się rozluźniają, bo mają 1 lub 2 sesje pracy po 0.5h bez nowych wiadomości i przerywania – widzę wtedy znaczne odprężenie. Czy o to chodziło?

  3. Do „generowania” listy zadań stosuję Kalendarz Google, w którym mam wyznaczone „cele”, np. 30 minut nauki programowania codziennie. Poza tym mam zestaw celi kwartalnych (OKRs) z podzadaniami na każdy tydzień. Na początku wydzielam małą część i przesuwam czas rozpoczęcia w kalendarzu na 2 minuty do przodu – żeby wszystko dostosować. Dostaję powiadomienie, gdy czas się kończy. Powiadomienia odczytuję z opaski na rękę – Sony SmartBand Talk. Nawet gdy przyjdzie inne powiadomienie, to na opasce widzę tylko nagłówek, więc natychmiast mogę kontynuować pracę nad celem lub odpowiednio zareagować.

    • O wow! To budzi szacunek i respekt 🙂
      Mogę Cię podpytać:
      – Jak długo stosujesz już taki system?
      – Co robisz, gdy „masz słabszy dzień”?

      • 1. Bazując na Twoim kursie zwiększania produktywności mam raz w tygodniu ustawiony cel poprawy zarządzania czasem, gdy wprowadzam usprawnienia. Niemniej jednak na podobnej zasadzie jak opisałem wyżej funkcjonuję od początku kwietnia. Ostatnią dużą zmianę wprowadziłem 2 tygodnie temu, gdy postanowiłem dzielić kwartalne cele najpierw na tygodniowe, a dopiero później na dzienne, żeby lepiej odzwierciedlać priorytety.

        2. Staram się nie planować więcej niż wyrobię się czasowo, więc po zapełnieniu dni zostają wolne przestrzenie. Gdy „3 najważniejsze rzeczy” danego dnia mam pod kontrolą, niejednokrotnie dobieram coś z dnia kolejnego. To Kalendarz Google liczy mi wystąpienia. W ten sposób w pewne dni jest więcej wystąpień niż w inne. Gdy pojawia się coś niestandardowego, jak np. konferencja, dodaję to do Kalendarza Google i ustawiam status jako „Zajęty”. Automat sam przesuwa wtedy zadania w pozostałe wolne miejsca. W „słabsze dni” używam przycisku „Odłóż”, żeby aplikacja nie zaliczyła wystąpienia, tylko znalazła nowy termin. Oczywiście może się zdarzyć, że jakaś czynność „ucierpi”, gdy ju nie będzie miejsca, ale pojedyncze pominięcie nie jest problemem. Cały czas mogę podglądać tygodniowe podsumowanie i biorę to pod uwagę przy planowaniu usprawnień, np. zmieniając liczbę wystąpień innego mniej ważnego celu.

        P.S.: Nawet odpowiedź na ten post obsługuję w slocie czasowym przeznaczonym na przeglądanie powiadomień na telefonie.

  4. Kiedyś bardzo często korzystałem z tej techniki. Naprawdę fajnie się sprawdzała, gdy wokół mnie było zbyt dużo rozpraszaczy, a praca sama w sobie nie wydawała mi się zbyt ciekawa, przez co nie potrafiła mnie wciągnąć.

  5. […] Ze starszymi dziećmi (w wieku średnio 4+, 5+) sugeruję stworzyć coś, co nazywam „strukturą regularnych sprintów”. Te dzieci już mają wystarczająco dobre rozumienie pojęcia czasu i są przyzwyczajone i (lub) zdolne do dłuższych okresów samodzielnej pracy/zabawy. Chodzi o stworzenie czegoś na kształt słynnej i bardzo efektywnej techniki Pomodoro. […]

  6. […] Kiedy jesteś zestresowany i zdemotywowany terminami lub obowiązkami, praca w małych porcjach czasu może pomóc Ci się skoncentrować i uzyskać poczucie kontroli. Ustaw minutnik i pracuj przez 25 minut, po czym zrób 5-minutową przerwę. Powtórz cykl trzy lub cztery razy, a następnie zrób 15-20 minutową przerwę. Więcej o technice pomorodo znajdziesz tutaj. […]

Dodaj komentarz

Masz jeszcze jakieś pytania?

Po prostu napisz do mnie. Odpowiadam na wszystkie maile.

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków