8 sposobów na nieefektywne spotkania

Największe marnotrawstwo w firmach

Według ankiet z mojego kursu „Email i kalendarz pod kontrolą” przeciętny menedżer w dużej firmie spędza na spotkaniach ponad 11 godzin tygodniowo, a w skrajnych przypadkach jest to dobrze ponad 20 godzin tygodniowo.  Na podstawie danych, które posiadam można założyć, że w zależności od stanowiska, przeciętnie 10-50% pensji w firmach wydawanych jest na spotkania.

Często spędzony w ten sposób czas jest ogromnie frustrujący, bo jest jedynie zasłoną dymną dla pracy oraz idealnym mechanizmem rozmywania odpowiedzialności na wiele osób.

 

Jak sobie radzić z nieefektywnymi spotkaniami

Nauczyliśmy się tolerować nieefektywne spotkania, próbować robić coś w tym samym czasie, walczyć z narastającą frustracją, ale prawda jest taka, że musimy działać. Możemy oczywiście też powiedzieć „ktoś powinien coś z tym zrobić” (w tym temacie zapraszam do artykułu o najważniejszym nawyku produktywności – proaktywności) i czekać.

Ponieważ skala marnotrawstwa jest tak ogromna musimy zacząć zadawać niewygodne pytania, konfrontować i docierać do sedna. Koszt tolerowania takich zachowań jest po prostu zbyt duży, szczególnie w sytuacji, w której nieefektywne spotkania generują kolejne spotkania i tak życie w wielu firmach toczy się od zebrania do zebrania.

Poniżej zebrałem 8 sposobów na jakie można sobie radzić z tym rakiem, który pożera wiele organizacji:

 

 

1. Przelicz koszt spotkania

Spotkania w firmach są bardzo kosztowną formą spędzania czasu. Jeśli zbierzemy na 2 godziny 10 pełnoetatowych menedżerów, którzy zarabiają 10.000zł brutto (około 6.900zł netto), pracodawca „wyda” na takie spotkanie dobrze ponad 1300zł.

Czy gdyby te 1300zł leżało na stole w trakcie tego spotkania uświadamiając ludziom, ile pieniędzy firma na nie wydaje, to czy to spotkanie wyglądałoby tak samo?

 

2. Ustal jasny cel spotkania lub odwołaj je

Wciąż zadziwia mnie ile spotkań organizowanych jest bez żadnego celu lub w taki sposób, że cel nie może zostać osiągnięty.

Wyobraź sobie spotkanie, którego celem jest „przegadanie najnowszej strategii”. Po czym poznasz, że takie spotkanie było udane? Jak często widzisz, że większość zaproszonych osób milczy, a mówi tylko garstka? Jeśli celem jest „przegadanie” to faktycznie temat udało się przegadać, ale czy udało się coś ustalić?

Wszystkie zebrania z celem zawierającym słowa „przedyskutować”, „podzielić się”, „poinformować”, „sprawdzić”, „przemyśleć”, „rozważyć” – są to zazwyczaj zasłony dymne przy próbie rozmywania odpowiedzialności!

Niech celem będzie wspólne podjęcie decyzji i wzięcie za nią odpowiedzialności.

Jakość celu spotkania można zweryfikować zadając sobie pytanie: „po czym poznam, że to spotkanie było naprawdę udane?”

Cel wymusza dobre przygotowanie oraz skupienie w trakcie spotkania. Gorąco Cię zachęcam i prowokuję do tego, żeby nie chodzić na spotkania, które nie mają celu – skoro go nie mają to i tak nie pomożesz w ich realizacji!

 

3. Wybierz odpowiednią formę i zrezygnuj ze spotkania, jeśli można

Czy spotkanie w ogóle jest potrzebne? Czy jest optymalną formą dotarcia do założonego celu? Może jedna osoba może po prostu podjąć decyzję i poinformować o tym resztę?

W wielu firmach w dobrym tonie jest jednak zorganizować spotkanie przy każdym uzgodnieniu – nie dość, że można powiedzieć, że decyzję podjęto wspólnie, to gdy tylko skutki tej decyzji okażą się katastrofalne za jej podjęcie nie odpowiada żaden konkretny człowiek. W ten prosty sposób wiele osób wykręca się, w pięknie i zespołowo wyglądający sposób, od odpowiedzialności za swoje decyzje.

Jeśli już musimy się spotkać (co jak przeliczyliśmy jest bardzo kosztowne), to jaka forma spotkania będzie najefektywniejsza? Czy możemy spotkać się twarzą w twarz, użyjemy wideo, czy może konferencji telefonicznej?

Załóż, że przy dzisiejszych realiach pracy biurowej i natężeniu spotkań, ponad połowa uczestników telekonferencji będzie w trakcie trwania spotkania robić coś innego – od odpisywania na maile do tworzenia nowych treści. Jak takie spotkanie może być w ogóle efektywne?

 

4. Upewnij się, że są wszyscy niezbędni uczestnicy i pozbądź się reszty

Dobór uczestników spotkania jest niezwykle ważny. Im mniej im jest, tym zazwyczaj szybciej idą ustalenia. Przy trzech osobach mamy 3 różne relacje jeden-na-jeden, przy 5 osobach, już jest ich 10, przy 8 mamy 36, a w 20-osobowej grupie jest ich już 190!

Oczywiście musimy mieć na spotkaniu wszystkie osoby decyzyjne oraz posiadające kluczowe informacje – jeśli ich zabraknie, nie uda nam się osiągnąć celu spotkania. Zmorą wielu firm jest jednak zapraszanie zbyt dużej liczby ludzi, szczególnie jeśli odpowiedzialność jest rozmyta na wiele osób.

Zaproś więc wszystkich ludzi, którzy są niezbędni do zrealizowania założonego celu i staraj się, by grono to było jak najmniejsze.

 

 

5. Dostarcz niezbędne informacje

Jeśli cel spotkania jest konkretny i polega na podjęciu decyzji i wspólnym zobowiązaniu, ludzie przygotowują się do niego zupełnie inaczej niż zwykle i wkładają w to dużo więcej uwagi.

Dajmy zaproszonym osobom możliwość efektywnego przygotowania, a później przeprowadzenia spotkania i wyślijmy kluczowe informacje parę dni przed spotkaniem. Niech każdy, w optymalnym dla niego czasie, przejrzy i przeanalizuje dostarczone materiały.

Wyślijmy przed spotkaniem lub w treści zaproszenia, wszystkie informacje, które są niezbędne uczestnikom do zrealizowania celu – niech na pewno będzie to co najmniej agenda spotkania.

 

6. Ustal zasady, pilnuj agendy i życzliwości

Zauważyłem, że jeśli ludzie czują, że pewne zasady pomogą poprowadzić efektywne spotkanie, chętnie się do nich zastosują. Ustalmy więc na początku jasne i przejrzyste zasady np. zakaz używania komórek i komputerów, jasny podział czasu, czy ról w trakcie spotkania. Czasem warto powiedzieć, że jeśli ktoś czuje, że nie jest w stanie dodać wartości oraz niewiele wynosi z przebiegu spotkania – niech wyjdzie. Jest to dla mnie objaw szacunku do reszty uczestników oraz własnej pracy.

Co ważne, nie chodzi nam tylko o to, żeby były zasady oraz rygor, ale żebyśmy mieli strukturę, która bez większego bólu pozwoli nam wspólnie osiągnąć cel spotkania w optymalny sposób.

W trakcie spotkania, z życzliwością i wytrwałością pilnujmy agendy – to nie wojsko, nie chodzi o to, by do minuty pilnować czasu, ale o to, by wszyscy czuli, że w konstruktywny sposób zmierzamy do celu i że uda się go osiągnąć.

 

7. Prowadź notatki, wyślij je po spotkaniu

Dwa dni po spotkaniu większość uczestników nie pamięta już jego przebiegu oraz ustaleń. Dlatego właśnie bardzo ważne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie notatek. Niech taka osoba (możesz to być również Ty) zbierze w paru podpunktach podsumowanie najważniejszych informacji, które padły w trakcie spotkania oraz podjętych decyzji.

Po spotkaniu wyślijmy taką notatkę do wszystkich uczestników – po czasie będzie bardzo łatwo do niej wrócić i odtworzyć tok rozumowania.

 

8. Stwórz plan działania

Spotkanie powinno skończyć się jasnym planem: co powinno zostać zrobione, kto to zrobi oraz na kiedy. Mamy do zrealizowania konkretny cel, więc dostarczyliśmy informacje, przedyskutowaliśmy je i podjęliśmy decyzję. Po spotkaniu trzeba się upewnić, że działania, które były wynikiem spotkania, naprawdę się wydarzą.

Bardzo ważne jest to, by osoby przydzielone do zadań w trakcie spotkania wzięły za nie odpowiedzialność. Zadania najlepiej od razu dodać do narzędzia do zarządzania zadaniami i śledzić ich postęp.

 

Podsumowanie

Nie chcemy być niemili.
Nie chcemy, żeby ludziom było przykro.
W związku z tym godzimy się na rozmywanie odpowiedzialności.
Godzimy się na zasłony dymne dla pracy.
Czekamy aż ktoś zareaguje i coś z tym zrobi.
W taki sposób nieudane spotkania generują kolejne spotkania i maszyna się kręci.

Musimy działać – nieefektywne spotkania to jedno z największych źródeł marnotrawstwa w wielu firmach. Jeśli widzisz spotkanie bez celu – dopytaj założyciela co konkretnie chce osiągnąć. Jeśli nie dodaje celu do spotkania, po prostu nie idź na nie.

Jeśli znasz cel, zobacz czy spotkanie to optymalna forma dotarcia do tak postawionego celu – czy to nie jest zasłona dymna dla pracy i próba rozmycia odpowiedzialności?

Jeśli dalej uważasz, że warto organizować takie spotkanie wyślij kluczowe informacje i upewnij się, że jego forma jest optymalna (jeśli zdalnie to postaraj się o wideo!) oraz zaproszone są wszystkie niezbędne osoby oraz żadnej zbędnej.

W trakcie spotkania dbaj o zasady, agendę i życzliwość oraz prowadź notatki, a po spotkaniu wyślij je do wszystkich i zadbaj o to, by konkretnie działania znalazły się na odpowiednich listach zadań.

Życzę Ci dużo powodzenia w walce z rakiem nieefektywnych i frustrujących spotkań, który zjada wiele firm od środka!

Jeśli przyda Ci się rozpiska „jak prowadzić efektywne spotkania” w postaci jednej strony A4 do ściągnięcia – znajdziesz ją w Produktywnej Paczce po zapisie do Produktywnej Listy.

 

A jak Ty radzisz sobie z nieefektywnymi spotkaniami? Czy masz z tym problem u Ciebie w firmie lub organizacji? Który punkt jest Twoim zdaniem najważniejszy?