/Priorytety – jak je ustalać i dobrze zarządzać czasem

Żyjemy w czasach kultu bycia ciągle zajętym. Prześcigamy się w ilości aktywności, w które jesteśmy zaangażowani, aż w naszym życiu zaczyna brakować prostoty i radości. Odpowiedzią na te bolączki jest sztuka ustalania priorytetów, która moim zdaniem jest dziś ogromnie niedoceniana. Zobaczmy, jak możemy temu zaradzić.

15.03.2017

Wiecznie zabiegani

Pewnego dnia, parę lat temu, usiadłem sfrustrowany. Pomyślałem, że zajmuję się produktywnością osobistą i zespołową, stosuję już sporo dobrych technik i nawyków, dobrze się organizuję, a mimo tego rzeczy nie idą do przodu w takim tempie, jak bym chciał.

Biegamy od aktywności do aktywności, robimy co w naszej mocy, w głębi duszy mając jednak wrażenie, że nasza aktywność jest straszliwie rozwodniona. Żonglujemy mnóstwem aktywności, coraz bardziej się frustrując i zastanawiając gdzie się podziała prawdziwa radość i produktywność. Znasz to uczucie?

Tamtego dnia, wypisałem absolutnie wszystkie aktywności, w jakie jestem zaangażowany. Pełnoetatowa praca, dwa blogi, zespół muzyczny, działalność w różnych organizacjach, dodatkowe lekcje. Okazało się, że równolegle ciągnę 13 aktywności i projektów. Przyznałem się sam przed sobą, że zgubiłem priorytety.

 

Co się dzieje, gdy mamy jasne priorytety

Mogąc zajmować się tylko jedną aktywnością i projektem na raz i mając ich 13, zawsze pozostałe 12 wołało o moją uwagę i generowało niepokój. To tak, jak bym próbował mieć 13 bliskich przyjaciół i za każdym razem, gdy spędzam czas z jednym z nich martwił się, że zaniedbuję pozostałych. Czy da się w ogóle mieć 13 bliskich przyjaciół?

Przypomniałem sobie czasy, gdy  projektów było mniej, a priorytety były jasne. Potrafiłem osiągnąć wtedy niebywały wręcz poziom skupienia oraz satysfakcji z tego co robię. Mogłem na wiele godzin zatracić się w jakiejś aktywności, czerpiąc z tego ogromną frajdę.

Radość w połączeniu ze skupieniem oraz poczuciem sprawczości i kontroli generowało niebywałe wręcz pokłady motywacji, którą później zgubiłem razem ze swoimi priorytetami.

 

Priorytety, czyli co jest NAJważniejsze?

Gdybym usiadł nad moją listą 13 projektów, naprawdę z czystym sercem mógłbym stwierdzić, że wszystkie są ważne. Priorytety nie pytają jednak o to, co jest ważne, ale co jest NAJważniejsze!

Tutaj niestety (lub na szczęście) nasz mózg ma ograniczoną pojemność. Lektura „7 nawyków skutecznego działania”, a później „Twojego mózgu w działaniu” uświadomiła mi pewne bardzo ważne mechanizmy.

Dziś często stosuję to ćwiczenie na warsztatach i prelekcjach, żeby uzmysłowić nam podstawowe ograniczenie naszego mózgu. No właśnie – policz kropki, które są na poniższym obrazku:

 

Priorytety - kropki

 

Nie chodzi teraz o to, ile tych kropek fizycznie jest, ale jak udało Ci się je policzyć. Czy zrobiłeś/zrobiłaś to jednym spojrzeniem? Większość ludzi dzieli sobie te kropki na grupy – część liczy jedna po drugiej, część liczy po dwie, niektórzy po trzy, rzadko ktoś liczy po cztery, a po pięć i więcej zdarza się naprawdę sporadycznie. Tak działa nasz mózg – duże ilości informacji paczkuje w małe grupy po maksymalnie 3-4 elementy, które da się pojąć i zrozumieć.

 

 

Trzy najważniejsze

Miałem więc 13 aktywności, ale mój mózg był w stanie aktywnie na raz ogarnąć jedynie 3, maksymalnie 4. Pogrupowałem je więc w konkretne kategorie, a następnie tydzień po tygodniu zacząłem eliminować. Przyznałem się, że zaangażowałem się w tak wiele, że nic konkretnie nie szło do przodu. Zrezygnowałem z zespołu (zajęło mi to parę miesięcy), wstrzymałem prace nad blogami, ograniczyłem mocno moją aktywność w różnych organizacjach (więcej o mojej podróży w artykule po pół roku działania produktywni.pl, po roku działania oraz moja historia od programisty do trenera).

Wśród  13 aktywności musiałem zadać sobie pytanie, nie które z nich są ważne (wszystkie były), ale które 3-4 są NAJważniejsze (i to dlatego tak lubię OKRy!).

 

Priorytety - trzy najważniejsze

 

Jakie 3 aktywności, w które jesteś zaangażowany/zaangażowana są najważniejsze?

Poniżej parę pytań, które może pomogą ustalić Ci priorytety na poziomie dnia, tygodnia, kwartału, roku, czy całego życia:

  1. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz dzisiaj zrobić?
  2. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w tym/przyszłym tygodniu?
  3. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz, żeby wydarzyły się w ciągu najbliższego kwartału?
  4. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz, żeby wydarzyły się w ciągu najbliższego roku?
  5. Jakie 3 najważniejsze rzeczy chcesz osiągnąć w swoim życiu?

 

Priorytety - trzy najważniejsze w ciągu tygodnia 

 

Priorytety – jak zacząć?

Jeśli ktoś nie wie, jak zacząć swoją podróż z priorytetami, polecam jeden, sprawdzony schemat:

  1. Zarezerwuj sobie godzinę, podczas której nic nie będzie Ci przeszkadzać.
  2. Otwórz swój kalendarz, listę zadań, wyciągnij notatki.
  3. Wypisz absolutnie wszystkie rzeczy, w które angażujesz swój czas w ciągu tygodnia: pracę, rozwój, czas z rodziną, ćwiczenia, hobby, grupy znajomych, itp. – razem z ilością czasu, który na nie poświęcasz.
  4. Mając tę listę wybierz 3-4, które są dla Ciebie najważniejsze.
  5. Spędź chwilę odpowiadając na pytania co jest dla Ciebie najważniejsze w tych 3-4 najważniejszych aktywnościach?

Taka krótka i prosta analiza może pokazać nam, jak bardzo chcemy i potrzebujemy zaangażować więcej swojej energii w priorytetowe aktywności. Czy gdyby inni ludzie przyglądnęli się sposobowi w jaki spędzamy czas, łatwo odgadli by jakie mamy priorytety?

 

Ulga, jaką dają jasne priorytety

Priorytety pomagają nam podejmować codzienne decyzje szybciej i z większą pewnością. Pomagają nam one również zaznać niezwykłego psychicznego spokoju.

Pamiętam jedną kobietę, która po powrocie z trzytygodniowej zagranicznej podróży zapytała siebie, jakie 3 najważniejsze rzeczy chce tego dnia osiągnąć. Odpowiedzią były: dokończyć ważny projekt w pracy, a po pracy rozpakować się i wyprać absolutnie wszystkie ubrania oraz posprzątać mocno zagracone mieszkanie.

W pracy czekało ją mnóstwo rozproszeń, ale jasno postawione priorytety pozwoliły jej skupić się i dokończyć projekt jeszcze przed obiadem. Po powrocie do domu szybko nastawiła pierwsze pranie, a następnie zabrała się za sprzątanie, w międzyczasie kończąc 3 serie prania.

Około godziny 20 usiadła z kieliszkiem wina, zdając sobie sprawę, że projekt w pracy został domknięty, mieszkanie jest posprzątane, a ostatnie pranie już się pierze. Trzy aktywności, które rano uznała za najważniejsze, wszystkie były gotowe. Poczuła ogromną ulgę i wdzięczność. Następnie wciąż mając wysoki poziom energii zabrała się jeszcze za parę rzeczy.

Przyznała, że gdyby rano nie podjęła decyzji co do tego, co jest najważniejsze, prawdopodobnie o 20 zasmuciłaby się lub rozpłakała, z poczuciem, że nic jeszcze dzisiaj nie zrobiła.

W naszym życiu nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego, jednak poczucie, że sprawy uznawane przez nas za najważniejsze idą konkretnie do przodu, dają nam niezwykłe poczucie ulgi i radości.

 

Podsumowanie

Niektórzy mylą produktywność z równoległym zaangażowaniem w wiele projektów. Nasz mózg i nasze emocje mają jednak skończoną pojemność i dlatego musimy dbać o to, żeby nosić w sercu niezwykle klarowny obraz tego, co jest w naszym życiu NAJważniejsze.

Tak ustalone priorytety pomagają nam efektywniej podejmować codzienne decyzje i jednocześnie czerpać z tych aktywności dużo większą satysfakcję. W końcu możemy mieć 3 bliskich przyjaciół, ale 13 już nie damy rady.

Które aktywności i projekty są zatem Twoimi bliskimi przyjaciółmi?

 

Zobacz filmik „Usprawniator” o ustalaniu priorytetów (niecałe 4 minuty):

 

 

Podziel się tym artykułem ...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Zapisz się do naszego newslettera!


Napisz do nas

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków

mail: kontakt (at) produktywni.pl
telefon: +48 505 035 778