/OKR – technika skutecznego stawiania celów

Tyle już powiedziano i napisano o stawianiu sobie celów! Pomimo całego tego szumu informacyjnego zadziwia mnie jak niewiele ludzi i organizacji stawia sobie cele i dąży do nich w zdrowy sposób. Jedną z metod, która długofalowo wydaje się działać są OKRy, mające swoje źródło w firmie Intel w latach siedemdziesiątych, a spopularyzowane w ostatnich latach przez Google. Jak zatem i po co zrobić swojego OKRa?

07.02.2017

OKR

OKR to skrót od Objectives and Key Results, czyli “Cele i Kluczowe Rezultaty”. Technika ta staje się coraz bardziej popularna, co nie dziwi, ponieważ sama w sobie jest bardzo prosta, a jej stosowanie przynosi nadzwyczaj pozytywne rezultaty.

W dużym skrócie można powiedzieć, że jest ona zgodna z intuicją – wystarczy wyznaczyć sobie parę najważniejszych celów, a następnie do każdego wybrać miary, które będą obiektywnie potwierdzać zbliżanie się do nich.

Dla tych, którzy znają i stosują cele SMART, OKRy będą proste do zrozumienia, a jednocześnie z moich prywatnych doświadczeń wynika, że w praktyce przyniosą lepsze rezultaty niż te pierwsze.

Obecnie stosowaniem OKRów chwalą się największe firmy na świecie, w tym Intel, Google, LinkedIn, czy Oracle.

 

Dlaczego OKR?

Dlaczego akurat ta technika przynosi tak dobre rezultaty? Ponieważ jest prosta i intuicyjna. Jej praktyczne zastosowanie wymaga jednak odrobiny wprawy i skupienia.

Planowanie jest niezwykle wrażliwym procesem podejmowania wielu decyzji i można w nim popełnić mnóstwo błędów, szczególnie planując szybko i powierzchownie – pisałem o tym w artykule „skuteczne planowanie – jak to robić i czy to ma sens”.

OKRy idealnie nadają się do planowania kwartałów, a w niektórych rękach przydadzą się również do planowania miesiąca, czy roku. Kwartał jest bardzo wdzięcznym okresem do planowania – po pierwsze odpowiada naturalnemu cyklowi przyrody, po drugie jest to dość długi okres czasu, w którym można całkiem sporo osiągnąć, a z drugiej strony jest na tyle krótki, że potrafimy z dość dużą pewnością wyobrazić sobie, ile tak naprawdę jesteśmy w stanie w tym czasie wypracować.

 

Dlaczego to działa?

Proste zasady, którymi kieruje się technika OKR są w stanie skutecznie przeciwdziałać  najważniejszym błędom, często popełnianym podczas wyznaczania celów:

  • Często rozdrabniamy się na zbyt wiele różnych celów.
    OKR pozwoli nam skupić się maksymalnie 3-4 najważniejszych celach. Będziemy musieli więc zapytać siebie „co jest najważniejsze?”, a to jedno z najważniejszych pytań w trakcie planowania. Jakie 3-4 rzeczy chcesz osiągnąć w ciągu najbliższego kwartału?
  • Błądzimy we mgle, bo nie mamy obiektywnych miar.
    Zmorą wielu postanowień noworocznych, czy celów rocznych i kwartalnych jest ich niekonkretność i brak wskaźników. „Schudnę”, „będę więcej czytać”, „posprzątam garaż”. OKRy potraktują takie stwierdzenia jako cel (objective) i zadadzą pytanie o kluczowe wskaźniki – po czym można poznać, że cel został osiągnięty. Dla „schudnę” mogłyby być to: „będę ważyć maksymalnie 56kg” oraz „zmieszczę się w starą sukienkę w rozmiarze 36”, a dla „będę więcej czytać” – „przeczytam 2500 stron książek” oraz „spędzę na facebooku maksymalnie 45 minut dziennie”.
  • Nie mamy spójnego języka rozmawiania o celach.
    Kiedy dwójka ludzi spotyka się porozmawiać o sztuce stawiania celów, najczęściej mają zupełnie różne pojęcie o tym, co tak naprawdę w praktyce „stawianie celów” znaczy. OKRy, tak jak technika SMART, dają nam pewien standardowy język i przykłady, które pomagają w komunikacji.

 

Jak zacząć? – krok pierwszy: cele

Zareklamowałem już OKRy jako coś, co działa, ale jak się do tego zabrać w praktyce?
Może zechcesz teraz wziąć kartkę albo otworzyć edytor tekstu i przejść ze mną to ćwiczenie?

  1. Wybierz odcinek czasu, który chcesz zaplanować.
    Na start zawsze proponuję albo okres trzech miesięcy od danego dnia, kalendarzowy okres danej pory roku, lub też po prostu cały kwartał. W momencie publikowania tego artykułu mógłby więc być to okres od 7 lutego do 7 maja (3 miesiące) lub od 7 lutego do 21 marca (byle do wiosny), czy też końca marca (koniec kwartału).
    Jeśli nigdy nie stawiałeś/stawiałaś sobie celów w ten sposób, gorąco polecam krótsze odcinki czasu, więc na start sugeruję czas paru tygodni, które zostały nam do wiosny. Z każdym kolejnym OKRem planowanie będzie Ci wychodzić coraz lepiej.
  2. Wypisz wszystkie cele, które chcesz osiągnąć w danym okresie czasu.
    Możesz myśleć o nauce, rodzinie, remontach, ćwiczeniu, czytaniu, pisaniu, tworzeniu. Ja planując pierwszy kwartał 2017 roku myślałem o swoim zdrowiu i ćwiczeniach, relacjach, rozwoju Produktywni.pl, decyzjach o nowym lokum i wielu innych. Dobrze jest wypisać je sobie wszystkie, by móc zobaczyć ich komplet jednym spojrzeniem. Lista ta na pewno przyda się również podsumowując kwartał i planując kolejny.
    Możemy przy okazji zadać sobie pytanie, co tak naprawdę chcemy osiągnąć i czy na pewno jest to optymalna droga do celu (np. czy basen 3 razy w tygodniu to aktualnie najlepsza forma aktywności fizycznej, a może są inne?).
  3. Wybierz 3-4 najważniejsze cele.
    Tak naprawdę to często najdłuższy i najbardziej pracochłonny proces – wypisaliśmy wszystko, co było ważne, a teraz musimy wybrać maksymalnie 3 lub 4, które są najważniejsze i na nich się skupimy.

 

Jak zacząć – krok drugi: miary

Mając wypisane 3-4 najważniejsze cele (objectives), musimy teraz wyznaczyć dla nich kluczowe, mierzalne rezultaty. Po czym poznam, że osiągnąłem cel lub się do niego zbliżam? Po czym obiektywnie poznam postęp w drodze do celu? Co takiego będę w stanie zobaczyć, poczuć, czy usłyszeć, co podpowie mi, że cel został osiągnięty?

Wydaje się to bardzo proste, jednak w rzeczywistości sprawia to mnóstwo trudności. Pośpiech i zbyt powierzchowne potraktowanie tematu praktycznie zaprzepaszczą sens całego ćwiczenia.  

W praktyce do każdego celu wyznaczamy 1-4 miar. Czasami miar tych można używać do oceny postępów w każdym momencie (np. wypracowany zysk, czy oszczędności lub ilość przeczytanych stron z książek), a czasami jest to po prostu stan zero-jedynkowy. Przykładowo jedną z miar udanego remontu mogą być „okna wymienione na plastikowe” – pewnego dnia stan takiej miary zmieni się po prostu z „nie gotowe” na „gotowe”.

 

Mój OKR na pierwszy kwartał 2017

Podzielę się z Tobą częścią swojego OKRa na pierwszy kwartał 2017 roku i na blogu oraz stronie na facebooku będę chciał co kwartał opublikować podsumowanie poprzedniego i plan na kolejne trzy miesiące.

Wyznaczyłem sobie 3 najważniejsze cele, ale podzielę się dwoma z nich:

  1. Budowa długofalowych, ważnych nawyków (cel).
    Kluczowe miary:

    1. Przeczytałem 2700 stron książek (stosik książek ustaliłem wcześniej)
    2. W sumie 62 treningi (chcę regularnie ćwiczyć)
    3. >60% dni z modlitwą i/lub medytacją (liczy się co najmniej 15 minutowa sesja)
    4. Średnia długość snu w tygodniu (na razie bez celu – tylko mierzę)
  2. Rozwinę Produktywnych i stworzę długofalowy produkt – kurs online Produktywnych (cel).
    Kluczowe miary:

    1. Powstał kurs, można go kupić.
    2. Wzrost zasięgu organicznego z 2600 do 3500 osób.
    3. 18->27 artykułów na blogu.
    4. Zrobiłem 3 otwarte webinary i 3 wyzwania.

Oczywiście w ciągu tych trzech miesięcy zajmuję się wieloma innymi rzeczami, a nie tylko tworzeniem kursu online i wytwarzaniem i ochroną moich nowych nawyków, ale te dwie rzeczy (plus trzecia, którą się nie dzielę) uznałem za najważniejsze do osiągnięcia w tym czasie. Pomimo natłoku aktywności, jakie to byłoby wspaniałe uczucie, gdybym podsumowując każdy kwartał mógł stwierdzić, że trzy najważniejsze cele zostały osiągnięte!

 

Śledzenie postępów

Mój OKR wpisałem sobie do pliku Excela, który synchronizuję przy użyciu Dropboxa – dzięki temu mam do niego łatwy dostęp i przy okazji kopię zapasową. Bardzo prosty arkusz, który stworzyłem w parę minut pozwala w niewiarygodnie prosty sposób śledzić postępy przy pomocy zwykłych wykresów z linią trendu.

Wystarczy, że raz w tygodniu usiądę na dosłownie 5 minut i wpiszę aktualne stany moich miar, a cała reszta „zadzieje się” automatycznie. Ja do takiej aktualizacji siadam zazwyczaj w niedzielne popołudnie.

Część arkusza z danymi wygląda jak na poniższym obrazku:

OKR - pierwszy kwartał 2017

 

Wykresy z linią trendu, które rysują się automatycznie, obrazują postępy:

OKR - wykres przeczytanych stron z książek

 

Jeśli utrzymam tempo czytania, takie jak mam do tej pory, do końca kwartału przeczytam około 2300 z 2700 planowanych stron. Od razu widać, że gdzieś muszę nadrobić. Mam jednak jeszcze mnóstwo czasu!

OKR - wykres treningów

 

W styczniu dwa tygodnie spędziłem w podróży i nie byłem na żadnym treningu. Widzę od razu, że jeśli ta tendencja się utrzyma, to do końca kwartału zrobię niecałe 50 z planowanych 62. Trzeba się ostro wziąć do roboty, skoro już wróciłem!

OKR - napisane artykuły na bloga

 

Podobnie z artykułami – widać jak na dłoni, że jeśli planuję do końca kwartału mieć 27 artykułów na blogu, muszę zacząć sumiennie pisać, im szybciej tym lepiej!

Wykresy te nie powodują u mnie paniki lub zawodu, bo wiedziałem, że prawie trzy tygodnie w tym kwartale będą niezwykle intensywne – nie będę w stanie ani trenować, ani pisać artykułów. Wykresy te jednak mobilizują mnie teraz, żeby zabrać się do działania.

OKR - napisane artykuły 2016

 

A to już przykład wykresu ilości artykułów z czwartego kwartału 2016 roku, kiedy to po całym miesiącu „obijania się” wykres pomógł mi osiągnąć cel, który sobie postawiłem. Przez praktycznie dwa miesiące artykuły ukazywały się co tydzień! Miło było uzupełniać te dane i obserwować przybliżanie się celu 🙂

Jeśli to Ci w jakimkolwiek stopniu pomoże, podzielę się z Tobą oryginalnym plikiem Excela w którym śledzę postępy z częścią danych usuniętą – swobodnie go edytuj, eksperymentuj i używaj do swoich celów.

OKR – excel do śledzenia postępów

 

Inne przykłady OKRów

Na koniec chcę podzielić się garścią artykułów i zasobów, które mogą być użyteczne, gdy chcesz na temat OKRów poczytać trochę więcej. Niestety większość jest w języku angielskim. W razie jakichkolwiek wątpliwości śmiało napisz komentarz – postaram się pomóc.

 

Podsumowanie

OKR to prosta, intuicyjna, szybka i bardzo skuteczna technika stawiania celów. Idealnie nadaje się do planowania kwartałów lub miesięcy, a przy odrobinie wprawy można również planować przy jej użyciu cały rok.

Lubię ją, sprawdza się, polecam każdemu, kto świadomie zmierza do jakiegokolwiek celu!

Chcesz stworzyć swojego OKRa i masz z tym problem albo chcesz to przedyskutować? Napisz w komentarzu lub prywatną wiadomość do mnie. Postaram się pomóc jak tylko potrafię!

 

 

Podziel się tym artykułem ...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Komentarze (4)

Właśnie oglądam Twój webinar o OKR-ach.
Najbardziej pomocny jest wykres! – można to zobaczyć (też jestem wzrokowcem i lubię liczby i kolory).
ps. fajnie jak być dodał (jak się da) plik na Google Docs – jest dużo wygodniejszy.
Pozdrawiam ! 🙂

Super !!! Dzięki za dzielenie się wiedzą !!! Właśnie czegoś takiego szukałem (utworzyłem swój exel, ale ten jest genialny) – dzięki 🙂 super, że piszesz na tym blogu!

Dzięki Pavlos! 🙂
Cieszę się, że się przyda!
Który jego element uznajesz za najbardziej pomocny w porównaniu do tego, co sam robiłeś?
Pozdrawiam!

Dodaj komentarz

Zapisz się do naszego newslettera!


Napisz do nas

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków

mail: kontakt (at) produktywni.pl
telefon: +48 505 035 778