OKR – technika skutecznego stawiania celów

OKR

OKR to skrót od Objectives and Key Results, czyli “Cele i Kluczowe Rezultaty”. Technika ta staje się coraz bardziej popularna, co nie dziwi, ponieważ sama w sobie jest bardzo prosta, a jej stosowanie przynosi nadzwyczaj pozytywne efekty.

W dużym skrócie można powiedzieć, że jest ona zgodna z intuicją – wystarczy wyznaczyć sobie kilka najważniejszych celów, a następnie do każdego wybrać miary, które będą obiektywnie potwierdzać zbliżanie się do nich.

OKRy, jako technika, są łatwe do zrozumienia, chociaż na początku trudno się nimi posługiwać. Aczkolwiek dla tych, którzy znają i stosują cele SMART, metoda ta będzie dużo prostsza, głównie ze względu na to, że mają już doświadczenie w mierzeniu i korzystaniu z mierników. Jednocześnie z moich prywatnych doświadczeń wynika, że w praktyce OKRy przyniosą lepsze rezultaty niż SMART.

Obecnie stosowaniem opisywanej techniki chwalą się największe firmy na świecie, w tym Intel, Google, LinkedIn, czy Oracle.

 

Dlaczego OKR?

Dlaczego akurat ta technika przynosi tak dobre rezultaty? Ponieważ jest prosta i intuicyjna. Jej praktyczne zastosowanie wymaga jednak odrobiny wprawy i skupienia.

Planowanie jest niezwykle wrażliwym procesem podejmowania wielu decyzji i można w nim popełnić mnóstwo błędów, szczególnie planując szybko i powierzchownie – pisałem o tym w artykule „skuteczne planowanie – jak to robić i czy to ma sens”.

OKRy idealnie nadają się do planowania kwartałów, a w niektórych rękach sprawdzą się również przy projektowaniu celów na miesiąc, czy rok. Kwartał jest bardzo wdzięcznym okresem do planowania – po pierwsze odpowiada naturalnemu cyklowi przyrody, po drugie jest to dość długi odcinek czasu, w którym można całkiem sporo osiągnąć. Z drugiej strony jest na tyle krótki, że potrafimy z dość dużym prawdopodobieństwem oszacować, ile tak naprawdę jesteśmy w stanie w tym czasie wypracować.

 

Dlaczego to działa?

Proste zasady, którymi kieruje się technika OKR, są w stanie skutecznie przeciwdziałać  najważniejszym błędom, często popełnianym podczas wyznaczania celów:

• Brakuje nam powtarzalności w czasie i jasno zakreślonych granic.
  Większość naszych celów, jeżeli nawet wyznaczamy im jakiś określony termin realizacji, jest pod tym względem niespójna – każdy cel ma inny moment zakończenia. OKRy w swoim założeniu operują na powtarzalnych odcinkach czasu, co sprawia, że łatwiej jest nam śledzić realizację celów – podsumowanie każdego następuje w tym samym momencie. A zarazem mamy pewien rytm, który systematyzuje nasze działania i pomaga nam planować.
• Często rozdrabniamy się na zbyt wiele różnych celów.
  OKR pozwoli nam skupić się na maksymalnie 3-4 kluczowych celach. Będziemy musieli więc zapytać siebie „co jest najważniejsze?”, a to jedno z najistotniejszych pytań w trakcie planowania. Jakie 3-4 rzeczy chcesz osiągnąć w ciągu najbliższego kwartału?
• Błądzimy we mgle, bo nie mamy obiektywnych miar.
  Zmorą wielu postanowień noworocznych, czy celów rocznych i kwartalnych jest ich niekonkretność i brak wskaźników. „Schudnę”, „będę więcej czytać”, „posprzątam garaż”. OKRy potraktują takie stwierdzenia jako cel (objective) i zadadzą pytanie o kluczowe wskaźniki – po czym można poznać, że cel został osiągnięty. Dla „schudnę” mogłyby to być: „będę ważyć maksymalnie 56kg” oraz „zmieszczę się w starą sukienkę w rozmiarze 36”, a dla „będę więcej czytać” – „przeczytam 2500 stron książek” oraz „spędzę na facebooku maksymalnie 45 minut dziennie”.
• Nie mamy spójnego języka rozmawiania o celach.
  Kiedy dwójka ludzi spotyka się, by porozmawiać o sztuce stawiania celów, najczęściej mają zupełnie różne pojęcie o tym, co tak naprawdę „stawianie celów” znaczy. OKRy, tak jak technika SMART, dają nam pewien standardowy język i przykłady, które pomagają w komunikacji.

 

Jak zacząć? – krok pierwszy: cele

Zareklamowałem już OKRy jako coś, co działa, ale jak się do tego zabrać w praktyce?
Może zechcesz teraz wziąć kartkę albo otworzyć edytor tekstu i przejść ze mną to ćwiczenie?

1. Wybierz odcinek czasu, który chcesz zaplanować.
   Na start zawsze proponuję albo okres trzech miesięcy od danego dnia, kalendarzowy okres danej pory roku, lub też po prostu cały kwartał. W momencie publikowania tego artykułu mógłby więc być to okres od 7 lutego do 7 maja (3 miesiące) lub od 7 lutego do 21 marca (byle do wiosny), czy też do końca marca (koniec kwartału).
   Jeśli nigdy nie stawiałeś/stawiałaś sobie celów w ten sposób, gorąco polecam planować krótsze odcinki czasu, więc na start sugeruję te kilka tygodni, które zostały nam do wiosny. Z każdym kolejnym OKRem planowanie będzie Ci wychodzić coraz lepiej.
2. Wypisz wszystkie cele, które chcesz osiągnąć w danym okresie.
   Możesz myśleć o nauce, rodzinie, remontach, ćwiczeniu, czytaniu, pisaniu, tworzeniu. Ja planując pierwszy kwartał 2017 roku, brałem pod uwagę swoje zdrowie i ćwiczenia, relacje, rozwój Produktywni.pl, decyzje o nowym lokum i wielu innych. Dobrze jest wypisać sobie te wszystkie pomysły, by móc objąć ich komplet jednym spojrzeniem. Lista ta na pewno przyda się również podsumowując kwartał i planując kolejny.
   Możemy przy okazji zadać sobie pytanie, co tak naprawdę chcemy osiągnąć i czy wybrane działania to na pewno optymalna droga do celu (np. czy basen 3 razy w tygodniu to aktualnie najlepsza forma aktywności fizycznej, a może są inne?).
3. Wybierz 3-4 najważniejsze cele.
   Tak naprawdę to często najdłuższy i najbardziej pracochłonny proces – wypisaliśmy wszystko, co było ważne, a teraz musimy wybrać maksymalnie 3 lub 4, które są najważniejsze i na nich się skupić.

 

Jak zacząć – krok drugi: miary

Mając wypisane 3-4 najważniejsze cele (objectives), musimy teraz wyznaczyć dla nich kluczowe, mierzalne rezultaty. Po czym poznam, że osiągnąłem cel lub się do niego zbliżam? Po czym obiektywnie poznam postęp w drodze do celu? Co takiego będę w stanie zobaczyć, poczuć, czy usłyszeć, co podpowie mi, że cel został osiągnięty?

Wydaje się to bardzo proste, jednak w rzeczywistości sprawia to mnóstwo trudności. Pośpiech i zbyt powierzchowne potraktowanie tematu praktycznie zaprzepaszczą sens całego ćwiczenia.  

W praktyce do każdego celu wyznaczamy 1 do 4 miar. Czasami miar tych można używać do oceny postępów w każdym momencie (np. wypracowany zysk, czy oszczędności lub liczba przeczytanych stron z książek), a czasami jest to po prostu stan zero-jedynkowy. Przykładowo jedną z miar udanego remontu mogą być „okna wymienione na plastikowe” – pewnego dnia stan takiej miary zmieni się z „nie gotowe” na „gotowe”. Bywają też sytuacje, w których mierząc coś, nie spodziewamy się danej wartości czy określonych efektów – po prostu obserwujemy. Fakt, że jest miara, nie oznacza, iż trzeba mieć konkretne oczekiwania, ile ona wyniesie. Z moich obserwacji wynika, że robiąc swoje pierwsze OKRy, warto właśnie najpierw przyglądać się wybranym miarom, ale jeszcze bez definiowania precyzyjnych rezultatów, które chce się osiągnąć. Wiele wskaźników nie przeżywa próby czasu, dzięki obserwacji natomiast można się nauczyć, jak dobierać miary właściwie.

Mój OKR na pierwszy kwartał 2017

Podzielę się z Tobą częścią swojego OKRa na pierwszy kwartał 2017 roku.

Wyznaczyłem sobie 3 najważniejsze cele, ale podzielę się dwoma z nich:

1. Budowa długofalowych, ważnych nawyków (cel).
   Kluczowe miary:
   1. Przeczytałem 2700 stron książek (stosik książek ustaliłem wcześniej)
   2. W sumie 62 treningi (chcę regularnie ćwiczyć)
   3. >60% dni z modlitwą i/lub medytacją (liczy się co najmniej 15 minutowa sesja)
   4. Średnia długość snu w tygodniu (na razie bez celu – tylko mierzę)
2. Rozwinę Produktywnych i stworzę długofalowy produkt – kurs online „Produktywność Krok Po Kroku” (cel).
   Kluczowe miary:
   1. Powstał kurs, można go kupić.
   2. Wzrost zasięgu organicznego z 2600 do 3500 osób.
   3. 18->27 artykułów na blogu.
   4. Zrobiłem 3 otwarte webinary i 3 wyzwania.

Oczywiście w ciągu tych trzech miesięcy zajmuję się wieloma innymi rzeczami, a nie tylko tworzeniem kursu online i wytwarzaniem i ochroną moich nowych nawyków, ale te dwie rzeczy (plus trzecia, którą się nie dzielę) uznałem za najważniejsze do osiągnięcia w tym czasie. Pomimo natłoku aktywności, jakie to byłoby wspaniałe uczucie, gdybym podsumowując każdy kwartał, mógł stwierdzić, że trzy najważniejsze cele zostały osiągnięte!

Śledzenie postępów

Mój OKR wpisałem sobie do pliku Excela, który synchronizuję przy użyciu Dropboxa – dzięki temu mam do niego łatwy dostęp i przy okazji kopię zapasową. Bardzo przejrzysty arkusz, który stworzyłem w kilka minut, pozwala w niewiarygodnie prosty sposób śledzić postępy przy pomocy zwykłych wykresów z linią trendu.

Wystarczy, że raz w tygodniu usiądę na dosłownie 5 minut i wpiszę aktualne stany moich miar, a cała reszta „zadzieje się” automatycznie. Ja do takiej aktualizacji siadam zazwyczaj w niedzielne popołudnie.

Część arkusza z danymi wygląda jak na poniższym obrazku:

Wykresy z linią trendu, które rysują się automatycznie, obrazują postępy:

Jeśli utrzymam tempo czytania, takie jak mam do tej pory, do końca kwartału przeczytam około 2300 z 2700 planowanych stron. Od razu widać, że gdzieś muszę nadrobić. Mam jednak jeszcze mnóstwo czasu!

W styczniu dwa tygodnie spędziłem w podróży i nie byłem na żadnym treningu. Widzę od razu, że jeśli ta tendencja się utrzyma, to do końca kwartału zrobię niecałe 50 z planowanych 62. Trzeba się ostro wziąć do roboty, skoro już wróciłem!

Podobnie z artykułami – widać jak na dłoni, że jeśli planuję do końca kwartału mieć 27 artykułów na blogu, muszę zacząć sumiennie pisać, im szybciej, tym lepiej!

Wykresy te nie powodują u mnie paniki lub zawodu, bo wiedziałem, że prawie trzy tygodnie w tym kwartale będą niezwykle intensywne – nie będę w stanie ani trenować, ani pisać artykułów. Wykresy te jednak mobilizują mnie teraz, żeby zabrać się do działania.

A to już przykład wykresu liczby artykułów z czwartego kwartału 2016 roku, kiedy to, po całym miesiącu „obijania się”, wykres pomógł mi osiągnąć cel, który sobie postawiłem. Przez praktycznie dwa miesiące artykuły ukazywały się co tydzień! Miło było uzupełniać te dane i obserwować przybliżanie się celu. 🙂

Jeśli to Ci w jakimkolwiek stopniu pomoże, podzielę się z Tobą oryginalnym plikiem Excela, w którym śledzę postępy, z częścią danych usuniętą – swobodnie go edytuj, eksperymentuj i używaj do swoich celów.

OKR – excel do śledzenia postępów

 

Inne przykłady OKRów

Na koniec chcę podzielić się garścią artykułów i zasobów, które mogą być użyteczne, gdy chcesz na temat OKRów poczytać trochę więcej. Niestety większość jest w języku angielskim. W razie jakichkolwiek wątpliwości – śmiało napisz komentarz – postaram się pomóc.

• Artykuł o OKRach na blogu Product Vision.
• Dobry artykuł o OKRach z przykładami z Ubera na blogu Medium.
• Przykładowy OKR firmy Quorum w postaci Google Doc.
• Przykłady OKRów dla przeróżnych stanowisk i działów na blogu Atiim (przez całą firmę – od działu marketingu, przez dział sprzedaży, czy HR, skończywszy na Software Enginer)
• Pytanie na Quora o OKR ze sporą liczbą odpowiedzi.
• Krótki kurs o OKRach na stronie Re:work, prosto od Google!

Podsumowanie

OKR to prosta, intuicyjna, szybka i bardzo skuteczna technika stawiania celów. Idealnie nadaje się do projektowania kwartałów lub miesięcy, a przy odrobinie wprawy można również planować przy jej użyciu cały rok.

Lubię ją, sprawdza się, polecam każdemu, kto świadomie zmierza do jakiegokolwiek celu!

Chcesz stworzyć swojego OKRa i masz z tym problem albo chcesz to przedyskutować? Napisz w komentarzu lub prywatną wiadomość do mnie. Postaram się pomóc, jak tylko potrafię!