Jak zorganizować swój dzień – system organizacji

Ten artykuł dostępny jest również jako film na youtube oraz podcast na soundcloud.

Ludzie organizują się na różne sposoby, a część wręcz tego nie lubi i wybiera płynięcie z prądem wydarzeń życia i dnia. Każdy jest inny, do każdego przemawia inny system porządkowania aktywności, podobają nam się różne narzędzia i myślę, że właśnie dlatego nie powstał jeszcze „idealny system organizacji”.

Jednostki i organizacje poszukują jednak czegoś, co będzie odpowiadało naturalnemu stylowi organizacji większości ludzi, czegoś co da się łatwo zamienić w nawyki działające w firmie, ale też w życiu pojedynczych ludzi.

Studiując zagadnienia produktywności od wielu lat, przyglądając się temu, jak zarządzają sobą i swoim czasem ludzie, o których można powiedzieć, że osiągają swoje cele i są szczęśliwi, stworzyłem poglądowy schemat, który mam nadzieję pomoże Ci zapanować nad chaosem tysiąca aktywności, który wypełnia życie większości ludzi. Spróbuję opisując go podawać przykłady ze swojego życia.

Jak zorganizować swój dzień?

Każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu. Niezależnie od stanu posiadania, kraju urodzenia, czy relacji z ludźmi, doba dla każdego ma 24 godziny. Najważniejsze pytanie brzmi: czym i jak wypełnić swój dzień w sposób mądry?

Lista zadań i kalendarz

Aby zapanować nad dniem przede wszystkim tworzę listę tego, co chcę danego dnia zrobić oraz przeglądam listę wydarzeń. Wydarzenia to coś, co wydarzy się o konkretnej godzinie np. na 11:30 mam umówioną wizytę u lekarza, spotkanie z Markiem na 15:00, a koncert zacznie się o 19:00, czy ja tam będę, czy nie. Z drugiej strony mam zadania, czyli pracę do wykonania, której mogę się podjąć o dowolnej porze, choć oczywiście część zadań ma termin, którego nie mogę przekroczyć.

W zależności od wielkości zadań do wykonania w ciągu dnia mogą tam być tylko dwa zadania lub nawet paręnaście. Na dzisiejszy dzień mam ich 9:
Duże zadania to: napisanie treści artykułu, odpowiedź na ważne maile w jednej ze skrzynek – jest ich paręnaście oraz stworzenie szkicu scenariusza jednego z filmów.
Małe zadania to: napisanie treści czterech newsletterów do jednego z programów Internetowych, posprzątanie biurka, przegląd raportów i logistyka programu Internetowego – ustawienie newslettera do wysłania, publikacji na blogu programu, uaktualnienie formularza z raportem.

Priorytety

Wydarzenia mają konkretny czas w ciągu dnia, kiedy muszą się wydarzyć, a przerwy między nimi staram się mądrze wypełnić zadaniami. Mądrze to znaczy tak, żeby trzymać się priorytetów, które wyznaczyłem dla danego dnia. Staram się je wyznaczać rano, kiedy umysł jest najbardziej świeży i wypoczęty i później pomagają mi, gdy pojawiają się nowe możliwości, rozproszenia i spadek motywacji. Staram się wyznaczać maksymalnie trzy priorytety dla jednego dnia. Dla dzisiejszego dnia są to:

  • Napisać artykuł – pcha ważny dla mnie projekt o krok do przodu
  • Napisać newslettery do programu – dzięki temu mam większą przestrzeń i „zapas”
  • Porządek – biurka i skrzynki pocztowej – w zagraconym środowisku bardzo źle mi się pracuje

Trzy rzeczy łatwo zapamiętać, więc w mojej głowie od rana dźwięczy: artykuł, newslettery, porządek.

Czasem w priorytetach znajdują się oczywiście rzeczy takie jak: położyć się wcześnie spać, wspólny wieczór z Żonką, czy spędzić co najmniej 2h wśród przyrody, ale dziś jestem dość wypoczęty, prognoza mówi o deszczu przez większość dnia, a wieczór z Żonką i tak spędzę!

Zorganizować swój dzień - priorytety

Poziom energii

Można więc powiedzieć, że przestrzeń między wydarzeniami wypełniam zadaniami, dbając o priorytety, ale także o wymagany przez zadanie i mój aktualny poziom energii. Są takie dni, kiedy mój poziom energii fizycznej lub psychicznej jest zbyt niski, żeby efektywnie zabrać się za niektóre zadania. Poziom życiowej siły w ciągu dnia też bardzo się zmienia. Zazwyczaj rano szybko osiągamy maksymalny poziom, który trwa do obiadu, a później do wieczora mamy parę górek i dołków. To jednak poranek i wieczór są zazwyczaj najbardziej energetycznymi momentami dnia. Nie dam więc rady napisać artykułu wymagającego mojego pełnego skupienia i świeżego umysłu tuż po obiedzie. Mogę za to wtedy się zrelaksować lub zająć aktywnościami, które nie wymagają tak dużo energii np. sprzątaniem biurka. Zazwyczaj do godziny dwunastej planuję wykonania zadań, które wymagają mojej największej energii i skupienia, a mailami zajmuję się po obiedzie, tylko te najtrudniejsze załatwiam rano.

W dużym skrócie więc: w ciągu dnia o konkretnej porze będą miały miejsce wydarzenia, między którymi zabieram się za wykonanie zadań, które odpowiadają moim priorytetom oraz poziomowi energii w ciągu dnia.
Dziś patrząc na swoje priorytety, wydarzenia i to, co chcę zrobić, rano zabieram się za napisanie artykułu, później za napisanie newsletterów, a po obiedzie porządkami i mailami. Jeśli zostanie mi czasu i energii, wieczorem zabiorę się za scenariusz filmiku.

Co ważne, nie ustalam co będę robił o której godzinie, bo nie mam mocy przewidywania przyszłości! Znając jednak listę tego, co chcę osiągnąć, co się wydarzy i jakie mam priorytety, w każdym momencie dnia jestem w stanie podjąć dobrą decyzję o tym, za co zabrać się w następnej kolejności.

Zorganizować swój dzień - poziom energii

Uważność

Tak stosowany system mógłby być skuteczny, ale tak działając zamieniłbym się w robota do wykonywania zadań. Dlatego tak ważne jest, by być uważnym. Uważność to chęć czerpania maksymalnej satysfakcji z wykonywanych czynności, a nie tylko osiągania celów.

Jeśli biegając postawię sobie cel przebiegnięcia dziś 6 kilometrów w 45 minut, to może się zdarzyć, że przez te 45 minut będę tak skoncentrowany na celu, że zupełnie zagubię się w myślach i napięciu monitorowania postępu, a rozluźnię się na dosłownie parę minut, gdy cel zostanie osiągnięty. Będąc uważnym staram się biegnąć cieszyć każdym krokiem, podziwiać przyrodę, uśmiechać się do mijanych ludzi. W ten sposób każdy krok aktywności sprawia mi przyjemność, a jednocześnie osiągam swój cel, co daje dodatkową motywację.

Pisząc artykuł myślę o celu, o jego ukończeniu, o tym co chciałbym osiągnąć, a jednocześnie czerpię satysfakcję z samego procesu pisania, bawienia się słowem, poprawiania go. Podobnie sprzątając, będę uśmiechał się do siebie widząc, jak z każdym moim ruchem przestrzeń wygląda coraz przyjemniej.

Stawianie sobie ambitnych celów bez kultywowania uważności może szybko prowadzić do nieetycznych zachowań, do próby fałszowania wyników i postępów!

 

 

Pilne sprawy i rozproszenia

Tak może wyglądać mój plan na dzień: dbając o priorytety wypełniam przestrzeń między wydarzeniami zadaniami, które odpowiadają mojemu poziomowi energii, jednocześnie dbając o to, by w trakcie ich wykonywania być uważnym. To jest jednak tylko plan, a życie przynosi mnóstwo niespodzianek, a my walczymy z wszędobylskimi rozproszeniami, dzwoniącym i brzęczącym telefonem, ludźmi którzy przerywają nam pracę, nieprzewidzianymi wydarzeniami itp.

Mój plan dnia może całkowicie zniweczyć wiele wydarzeń: awaria w domu wymagająca natychmiastowej uwagi, mój stan zdrowia, ktoś bliski potrzebujący pomocy, czy nagle pojawiająca się okazja. Jeśli pilnie pojawiające się sprawy nie są dla mnie ważne, staram się za wszelką cenę nie zajmować nimi od razu. Dochodzą one wtedy do listy zadań na dany dzień i mogą to być na przykład: prośba o wysłanie maila z informacjami, czy sprawdzenie czegoś i oddzwonienie. Jeśli rzecz jest pilna, ale nie ważna np. mam 10 sekund na decyzję, czy odebrać telefon z banku, czy nie, to w świetle swoich priorytetów łatwo mi podjąć ewentualną decyzję o odrzuceniu tego połączenia.

Sprawy bardzo pilne, jak awaria komputera, cieknąca rura w mieszkaniu, czy informacja o wypadku to oczywiście sprawy, które wymagają mojej natychmiastowej uwagi, ale naprawdę niewiele takich sytuacji mi się szczęśliwie przytrafia. Zawsze, gdy pojawia się nieprzewidziane zadanie, mając jasną listę priorytetów, zadań oraz wydarzeń, mogę w bardzo prosty sposób umieścić to zadanie między innymi porównując ich wagę i termin wykonania.

Zorganizować swój dzień - pilne sprawy

 

Nawyki

Mnóstwo, jeśli nie większość naszych reakcji w ciągu dnia to jednak reakcje odruchowe, wyuczone nawyki, które przejawiają się w naszym działaniu i myśleniu niczym koleiny, w które często nieświadomie wpadamy.

Ludzie nawykowo sprawdzają pocztę po obudzeniu, odbierają telefony, rozpraszają się sprawdzając każdą wibrację i sygnał od telefonu komórkowego. Dla wielu ludzi nawykiem jest również otwieranie portali społecznościowych lub z wiadomościami ze świata jako reakcję na spadek energii lub motywacji. Wiedzeni odruchami będziemy reagować na pilne sprawy, nie zadając sobie pytania, czy są one dla nas ważne np. porzucimy bieżącą, ważną dla nas pracę, żeby szybko odpowiedzieć na e-maila lub telefon, by dopiero po fakcie zdać sobie sprawę, że spokojnie mogliśmy to zrobić później.

Ustalanie priorytetów dnia, dbanie o swój poziom energii, zapisywanie wydarzeń w kalendarzu, dbanie o aktualność listy zadań, uważność, reakcja na pojawiające się pilne sprawy – to wszystko nawyki, o które warto zadbać. Wierzę więc, że dobra organizacja w ciągu dnia wcale nie polega na tym, by otoczyć się mnóstwem narzędzi i procedur, by „starać się bardziej”, ale na tym, by poświęcić swój czas i energię na wytworzenie nawyków, które pomogą nam odruchowo, w sposób mądry wydatkować swoją energię i czas na aktywności, które naprawdę mają dla nas znaczenie. Nawyki są wplecione w każdą czynność, którą wykonujemy, to nasze odruchowe reakcje, a my możemy świadomie je budować.

Zorganizować swój dzień - nawyki

Podsumowanie

Tak mogłaby wyglądać struktura dnia: wydarzenia mające swój określony czas mają swoje miejsce w kalendarzu, a pozostałe przestrzenie wypełniają zadania, które odpowiadają priorytetom i poziomowi energii. Przez cały dzień warto zadbać o uważność, o bycie „tu i teraz” i czerpanie satysfakcji z drogi do celu, a nie tylko faktu dotarcia do niego. W świetle natłoku pojawiających się pilnych spraw i rozproszeń niezmiernie ważne jest, by posiadać przejrzyste priorytety, listę zadań oraz kalendarz, co bardzo uprości podejmowanie szybkich decyzji. Mnóstwo naszych decyzji to jednak reakcje odruchowe i dlatego warto dbać o wytwarzanie w sobie dobrych nawyków, które będą pracować dla nas latami i znacząco odciążą nasz umysł z ciągłego podejmowania podobnych decyzji.

Jeśli więc chciałbyś pomóc komuś zorganizować swój dzień, możesz zadać mu następujące pytania:

  • Jakie trzy najważniejsze rzeczy chcesz dzisiaj osiągnąć?
  • Co się dzisiaj wydarzy? O której godzinie? Jak myślisz, jak długo potrwa?
  • Co konkretnie chcesz dzisiaj zrobić?
  • Jak przebiega Twój poziom energii w ciągu dnia? Co w takim razie warto robić o jakiej porze?
  • Co możesz zrobić, aby cieszyć się czynnością samą w sobie, a nie tylko faktem jej ukończenia?
  • Co zrobisz, jeśli pojawi się coś pilnego albo ktoś będzie Ci przeszkadzał?

Życie to jednak nie tylko sekwencja pojedynczych dni. To podróż, w której każdy dzień jest jak jeden krok. Jak w takim razie mądrze ustalać priorytety, jak dobierać wydarzenia i zadania do wykonania w ciągu dnia, a także jak dbać o swój poziom energii? Jakich narzędzi warto do tego używać? O tym napiszę w następnych artykułach.

Chętnie też poznam Twoje zdanie na temat tego, co myślisz o takim modelu, jakich konkretnych narzędzi używasz na przykład do zapisywania priorytetów, czy przechowywania zadań lub kalendarza.

 

(Visited 557 times, 2 visits today)

Komentarze (4)

  1. „Jeśli pilnie pojawiające się sprawy są dla mnie ważne, staram się za wszelką cenę nie zajmować nimi od razu.”

    Chyba nie o to Ci Piotrku chodziło, bo to dość nietypowa taktyka.

  2. Świetny artykuł. Czytałem wiele innych na ten temat, ale większość sprowadzała się do nierealistycznych idei bądź mnożenia narzędzi zarządzania czasem. Tutaj wreszcie spotkałem rozsądne, proste i zrównoważone podejście. Tylko kilka wskazówek, które wprowadzić nie trudno, a efekt wydaje się osiągalny. Dzięki Piotrek!

Dodaj komentarz

Masz jeszcze jakieś pytania?

Po prostu napisz do mnie. Odpowiadam na wszystkie maile.

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków