/Asana – zarządzanie zadaniami i projektami – test

Za mną parę tygodni używania aplikacji Asana, służącej do zarządzania listami zadań i projektami – pora na podsumowanie i prezentację tego, co aplikacja potrafi, czego nie potrafi, co uznałem za ważne po paru tygodniach spędzonych razem. Pokażę jak można sobie tę aplikację skonfigurować i jak jej używać. Dostępne jest również wideo w którym pokazuję krok po kroku pracę z aplikacją.

06.11.2016

Asana

Rejestracja

Sama aplikacja w wersji podstawowej jest bezpłatna, a rejestracja jest błyskawiczna – wchodzimy na stronę asana.com, wpisujemy w okienku swój adres e-mail i praktycznie gotowe.

 

Asana - rejestracja

 

Niestety aplikacja jest tylko i wyłącznie w języku angielskim, więc jeśli ktoś nie zna biegle tego języka – to nie jest aplikacja dla niego.

Asana dostępna jest w oknie przeglądarki internetowej, a także jako aplikacja na urządzenia mobilne, działające pod kontrolą systemów iOS i Android.

 

Marketing

Marketing tej aplikacji robi wrażenie i na samym wstępie widać, że aplikacja ta celuje w rynek zarządzania projektami w zespołach, a nie dla pojedynczych ludzi. Wśród firm używających Asany są między innymi Nasa, Uber, Dropbox, Tesla, czy Autodesk. Na stronie dostępnych jest parę filmików promocyjnych z różnych firm – robią wrażenie!

 

Asana - klienci

 

Co w wersji darmowej?

Podstawowa wersja Asany jest darmowa – pozwoli nam używać wielu funkcjonalności aplikacji, w zespole do 15 osób, a to wszystko bez limitów na liczbę prowadzonych projektów, zadań i konwersacji. Rzadko się zdarza, by aplikacja dawała aż tyle możliwości w wersji darmowej!

Wersja płatna kosztuje około $100 na osobę za rok i daje nam dodatkowe możliwości – nieograniczoną liczbę użytkowników, rozbudowane wykresy postępu prac, zależności między zadaniami, dodawanie własnych pól do zadań, rozbudowane wyszukiwanie, dodatkowe wsparcie klienta i wiele innych.

 

Asana - cena

 

Główne okno aplikacji

Po zalogowaniu się widzimy główne okno aplikacji, które podzielone jest na parę obszarów. Z lewej strony mamy listę projektów, u góry belkę z narzędziami i wyszukiwaniem, poniżej aktualny projekt i jego menu, a pod nim listę zadań należącą do projektu.

 

Asana - ekran główny

 

Po kliknięciu w konkretne zadanie, pojawia się dodatkowe okienko, w którym możemy uzupełnić dane na jego temat – przydzielić do konkretnej osoby, dodać termin wykonania, oznaczyć zadanie serduszkiem, dodać podzadania, wgrać pliki, dodać komentarze, a także skopiować i usunąć zadanie.

 

Asana - szczegóły zadania

 

Pracując w grupie będziemy mogli czytać nawzajem swoje komentarze do poszczególnych zadań. Co ciekawe podzadania możemy przydzielać do różnych osób i wyznaczać im ich własne terminy wykonania, tworząc z nich takie mini-projekty. Wunderlist, recenzowany ostatnio, tego nie potrafi – tam całe zadanie z wszystkimi podzadaniami ma jeden wspólny termin oraz przydzieloną osobę.

 

Codzienne użytkowanie aplikacji

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że jest bardzo dużo funkcji i opcji, ale już po paru minutach można się do wszystkiego przyzwyczaić i użytkowanie staje się naprawdę intuicyjne. Możemy swobodnie przenosić zadania między różnymi projektami za pomocą „przeciągnij i upuść”, dodawać nowe, przydzielać je do konkretnych osób.

Wszystkie zadania, które przydzielone są do mnie mogę wyświetlić klikając w „My tasks” na górnej belce – zobaczę je wszystkie w jednym miejscu, razem z tytułem projektu do którego należą.

 

Asana - moje zadania, my tasks

 

Widać tutaj bardzo wyraźnie, że Asana jest aplikacją przeznaczoną głównie do pracy w grupach, a nie dla pojedynczych użytkowników – pod takim kątem zoptymalizowane są opcje w zadaniach, a pracując samemu musiałbym specjalnie przydzielać zadania do siebie, by je zobaczyć w jednym miejscu. Na szczęście da się przydzielić całą grupę zadań do danej osoby praktycznie jednym kliknięciem, tak samo jak dodać całej grupie zadań ten sam termin wykonania.

 

Asana - zaznaczanie grupy zadań

 

Muszę powiedzieć, że użytkowanie w oknie przeglądarki jest wygodne i intuicyjne, pod warunkiem, że okno jest sporych rozmiarów, zmniejszone traci swoją przejrzystość. To, co bywało uciążliwe to sortowanie projektów po lewej stronie ekranu w sposób, który nie podlega konfiguracji. Lista projektów zawierała elementy posortowane w kolejności dodania i w darmowej wersji nie ma żadnej możliwości zmiany tego – pozostaje się przyzwyczaić.

 

Zarządzanie projektami

Po kliknięciu w projekt mamy do dyspozycji menu, dzięki któremu możemy przejść do listy zadań w projekcie, do dyskusji odbywających się w ramach projektu, do widoku kalendarza z terminami, do wykresu postępu oraz kompletu plików dołączonych do zadań w projekcie. Wszystkie te informacje z wszystkich zadań będą zgromadzone w jednym miejscu – nieocenione przy pracy grupowej.

 

Asana - menu projektu

 

Jeśli rozpiszemy dobrze projekt na zadania, możemy śledzić jego postęp dzięki wykresom, a nawet mniej więcej przewidywać termin wykonania. Wszystko dzięki wykresowi w zakładce „progress”.

 

Asana - wykres postępu projektu, progress

 

Interfejs mobilny

Do interfejsu mobilnego mam najwięcej zastrzeżeń. Przede wszystkim aplikacja umożliwia stworzenie paru oddzielnych przestrzeni („workspaces”) i aplikacja na telefonie startuje w losowej przestrzeni, której nie da się skonfigurować. Do tego ekran startowy to zawsze „My tasks”, znów bez możliwości żadnej zmiany. Często zanim aplikacja się uruchomi mija parę sekund, a ekran miga dwa-trzy razy przeładowując zawartość.

Poza tym mamy dość wygodny dostęp do wszystkich zadań, łącznie z komentarzami i do tej funkcjonalności nie mam żadnych zastrzeżeń. Pomimo wielu prób nie udało mi się natomiast przenieść zadania z jednego projektu do drugiego, korzystając z aplikacji na telefonie. Sortowanie projektów jest również poza moją kontrolą, jak w wersji w okienku przeglądarki – tutaj dla odmiany, projekty posortowane są alfabetycznie.

Asana - interfejs na telefonie
Po lewej widok „My tasks” w którym aplikacja startuje. Po prawej widok pojedynczego zadania razem z akcjami do wykonania, komentarzami i historią.

 

Dla osób, które dużo korzystają z list zadań na telefonie, Asana może wydać się trochę ociężała i wolna, a dodatkowo denerwować może fakt braku możliwości konfiguracji tego, co i w jaki sposób widzimy. Oprócz tego wszystko działa bez zarzutu, dość intuicyjnie i przejrzyście – jak w okienku przeglądarki.

 

Inne funkcjonalności

Wchodząc w menu ustawień, mamy możliwość skonfigurowania, które powiadomienia mają przychodzić na które skrzynki e-mailowe, możemy zmienić hasło, czy dostosować swój profil, ale też skonfigurować dodatkowe opcji i „haki”.

Przesłanie maila na adres x@mail.asana.com automatycznie doda go do naszych zadań. Jest to funkcjonalność, którą pokazywałem również przy okazji recenzji Wunderlist. Tutaj mamy dodatkową opcję wysłania maila do konkretnego zespołu ludzi.

 

Asana - from email, tworzenie zadania z emaila

 

Asana integruje się z bardzo wieloma zewnętrznymi aplikacjami m.in. Google Sheets, GitHub, Dropbox, Slack, Evernote, Zendesk, czy Google Calendar i możemy w oknie ustawień wszystkim tym zarządzać.

Dodatkowo mamy dostęp do eksperymentalnych funkcjonalności, które możemy włączać i wyłączać.

 

Podsumowanie

Asana jest bardzo solidną, estetyczną i intuicyjną aplikacją do zarządzania zadaniami i projektami. Przy jej użytkowaniu widać bardzo silne nakierowanie na pracę w zespole – przydzielanie zadań do osób, konwersacje, te rzeczy od razu widać w interfejsie użytkownika. Działa bez zarzutu i ma bardzo dużo funkcjonalności w wersji darmowej – projekty, zadania i konwersacje bez limitu, z mnóstwem funkcjonalności oraz do 15 uczestników. Z wszystkich wersji darmowych jakie widziałem, Asana ma chyba najwięcej możliwości. Niestety interfejs jest tylko w języku angielskim.

Z drobnych mankamentów mamy brak możliwości sortowania projektów według własnego upodobania oraz nienajlepszy moim zdaniem interfejs na telefonie. Inne aplikacje mobilne, szczególnie jeśli chodzi o start i wyświetlenie interesującego mnie ekranu były zdecydowanie szybsze.

Jeśli więc chcesz spróbować aplikacji do zarządzania zadaniami w małym, paroosobowym zespole, myślę że Asana świetnie się sprawdzi. Do zarządzania swoimi własnymi zadaniami, bez współdzielenia z innymi, chyba jednak użyłbym jakiejś innej aplikacji, z optymalniejszą wersją mobilną oraz dodatkową możliwością konfiguracji np. sortowania projektów.

Zapraszam również do obejrzenia wideo, w którym przechodzę przez poszczególne funkcjonalności Asany i pokazuję, jak można jej używać do codziennej organizacji swoich zadań.

 

 

Używasz Asany lub używałeś? Podziel się swoimi praktycznymi wrażeniami – Dzięki!

 

 

Podziel się tym artykułem ...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Komentarze (2)

Dodaj komentarz

Zapisz się do naszego newslettera!


Napisz do nas

Produktywni.pl Piotr Nabielec
ul. Smolki 12B/6B
30-513 Kraków

mail: kontakt (at) produktywni.pl
telefon: +48 505 035 778